ЭДО с контрагентами

Организация сквозного процесса работы с внутренними и внешними электронными документами
в 5 раз
ускоряется обмен и подписание документов с контрагентами
на 70%
уменьшается трудоемкость обработки входящих документов
в 8 раз
быстрее заносятся в систему данные из финансовых документов

Проблема

На занесение и обработку документов от контрагентов сотрудники тратят до 50% рабочего времени. Чем больше трафик, тем монотоннее работа и выше риск допустить ошибку.

Часто документы поступают с задержкой, теряются в пути или приходят с ошибками. За несданную вовремя отчетность компания получает штрафы от ФНС: от 5000 до 30 000 руб. по каждому факту нарушения.

Когда сотрудники работают с документами в нескольких системах, им приходится переключаться между интерфейсами и дублировать информацию в каждую систему.

На базе оператора ЭДО сложно организовать длинные и нетиповые маршруты согласования, которые часто встречаются в крупных компаниях.

Решение

Перейти на комплексную работу с бумажными и электронными документами (договорными, первичными и др.) и обмениваться ими с контрагентами в режиме одного окна. В Directum RX:

  • связывается внутренний и межкорпоративный документооборот;
  • сокращается количество трудоемких ручных операций за счет обработки входящих документов встроенным искусственным интеллектом (ИИ);
  • снижаются риски налоговых штрафов благодаря тому, что ИИ подсвечивает расхождения и ошибки в документах;
  • исключаются потери первичных документов благодаря структурированному хранению и связям с договорами и счетами на оплату;
  • появляется прозрачность в согласовании документов за счет настроенных маршрутов.

Возможности решения

Подключение к электронному обмену

В Directum RX можно настроить взаимодействие c контрагентами с помощью интеграционного решения с сервисами обмена Диадок и СБИС. После установки такого решения достаточно зарегистрироваться в сервисе и настроить в системе абонентский ящик организации.

Обмен можно организовать так, чтобы первичные документы поступали напрямую в бухгалтерию, а договорные — в юридический отдел. Кроме этого, есть возможность отправлять документы на адрес филиала или конкретного подразделения контрагента, а также получать их.

Чтобы начать электронный обмен, остается отправить приглашения контрагентам или наоборот принять их. При этом пригласить можно даже компании, которые еще не зарегистрированы в сервисах обмена.

Вариант организации абонентских ящиков
Вариант организации абонентских ящиков

Установленный обмен с контрагентом можно прекратить и возобновить. Также легко изменить реквизиты, например, если при внесении данных допустили ошибку.

Карточка контрагента, с которым настраивается обмен для трех наших организаций
Карточка контрагента, с которым настраивается обмен для трех наших организаций

Отправка документов через сервисы обмена

Неформализованные документы, например договоры, письма или коммерческие предложения, можно создать, согласовать и подписать в соответствии с внутренними процессами организации.

Пример схемы согласования в Directum RX
Пример схемы согласования в Directum RX

После этого их легко отправить контрагентам через сервисы обмена прямо из Directum RX. Это удобно, так как не нужно переключаться между несколькими интерфейсами.

Формализованные документы создаются в учетной системе, например в 1С, после чего отправляются контрагентам через сервисы обмена и автоматически заносятся в Directum RX.

Документы можно подписывать усиленной квалифицированной подписью. Также в системе при подписании КЭП электронных документов используются машиночитаемые доверенности.

Когда контрагент подписывает документ, система сообщает об этом. При необходимости в Directum RX можно сформировать список документов, которые отправлены контрагентам через сервисы обмена и ожидают подписания. С помощью такого списка легко отследить документы, подписание которых затягивается.

Информация о состоянии подписания в карточке документа
Информация о состоянии подписания в карточке документа

 

Чтобы признать отправленный документ недействительным, в его карточке можно создать соглашение об аннулировании, которое подписывается и передается контрагенту через сервис обмена.

Обработка поступивших документов

По каждому комплекту формируется задание на обработку. Ответственный проверяет документы и отправляет их на согласование и подписание, переадресовывает задание другому сотруднику или отправляет отказ.

Задание на обработку документов от контрагента
Задание на обработку документов от контрагента

Для подтверждения подлинности и юридической значимости документов на каждую страницу автоматически добавляются штампы с идентификатором документа в сервисе обмена и номером страницы, а на последнюю — ставится отметка о подписании.

Для удобного просмотра поступившие документы открываются в формате PDF. При необходимости неформализованный документ можно открыть в исходном формате, а формализованный — в сервисе обмена напрямую из Directum RX.

После согласования и подписания документов внутри компании ответственный сотрудник возвращает их контрагенту через сервис обмена.

Отметка о подписании документа
Отметка о подписании документа

Если контрагент присылает соглашение об аннулировании документа, то руководитель или другой ответственный сотрудник его утверждает или отказывает в подписании.

Контроль документооборота

При поступлении документов от контрагентов ответственный за абонентский ящик организации или подразделения выполняет задание на обработку, а в сервис обмена автоматически отправляется извещение о получении документов. В фоновом режиме система Directum RX проверяет, остались ли документы, получение которых не подтверждено. Если они есть, ответственный получает задание на подтверждение, которое при необходимости может перенаправить другому сотруднику. Например, если у самого нет подходящего сертификата электронной подписи.

Когда из сервисов обмена поступает более тысячи документов в день, можно настроить автоматическую отправку извещений о получении. Это ускоряет подтверждение и не требует участия сотрудников.

Убедиться, что все необходимые документы сформированы и документооборот завершен, можно с помощью отчета.

Протокол электронного обмена документами между контрагентами
Протокол электронного обмена документами между контрагентами

При интеграции с Диадок и СБИС Directum RX удобно связывает внутренний и межкорпоративный документооборот компании: документы, полученные от контрагентов, могут автоматически помещаться в финансовый архив. В нем надежно хранятся документы (договоры и первичка) всех организаций, подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания.

Дополнительные возможности и инструменты

01. Извлечение данных из неформализованных документов

Рутинные операции по обработке входящих документов берут на себя интеллектуальные сервисы. Они распознают текстовую информацию, разделяют пакет документов по видам, извлекают реквизиты, создают и заполняют ими электронную карточку. Ответственному остается проверить корректность распознавания и отправить документ на согласование в бухгалтерию.

Качественное извлечение фактов доступно для 20 видов документов. При необходимости можно самостоятельно дообучить ИИ-механизмы классификации и распознаванию других видов документов.

02. Сравнение документов
03. Перекрестные и арифметические проверки по документу
04. Сопоставление номенклатуры и сверка с заказом
05. Занесение данных в учетную систему
06. Легкая подготовка к налоговым проверкам
Рутинные операции по обработке входящих документов берут на себя интеллектуальные сервисы. Они распознают текстовую информацию, разделяют пакет документов по видам, извлекают реквизиты, создают и заполняют ими электронную карточку. Ответственному остается проверить корректность распознавания и отправить документ на согласование в бухгалтерию.
Качественное извлечение фактов доступно для 20 видов документов. При необходимости можно самостоятельно дообучить ИИ-механизмы классификации и распознаванию других видов документов.
Искусственный интеллект проверяет, не вносил ли контрагент изменения в текст. Это помогает выявить расхождения на всех этапах согласования, а также при возврате подписанного документа от контрагента. Обнаруженные несоответствия выделяются цветом. Сотрудникам не нужно тратить время на вычитку всего текста — достаточно просмотреть изменившиеся места.
Сверка сумм по номенклатурным позициям для входящих первичных документов выполняется автоматически. Искусственный интеллект проверяет, нет ли ошибок в цене, количестве, стоимости, НДС. Бухгалтер получает результат с точностью до копейки.
Система без участия человека извлекает реквизиты из первичного входящего документа и сопоставляет номенклатуру с данными в учетной системе. Ни одна неточность в наименовании позиций не проскочит мимо искусственного интеллекта.
Благодаря интеграции с учетной системой сокращаются трудозатраты на занесение поступившего документа. Бухгалтеру не приходится вводить данные из входящей первички вручную. Основные реквизиты и номенклатурные позиции заполняются автоматически.
Кроме того, для удобства бухгалтера в учетную систему дублируется статус подписания документа, так как Directum RX в фоновом режиме проверяет подписание в сервисе обмена.
С помощью финансового архива в Directum RX за короткое время можно создать выборку из сотен и тысяч документов по различным реквизитам или заданным критериям (тип документа, контрагент, период и т.д.). Документы выгружаются из системы в необходимом для ФНС формате с отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью. Благодаря этому бухгалтер может переслать их через онлайн-сервисы отчетности или в рамках налогового мониторинга открыть инспектору доступ к запрашиваемым документам с помощью интеграции с витриной данных.

Опыт клиентов

Закажите бесплатную консультацию по решению

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна
6

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна