ОАК: автоматизация системы корпоративного управления с Directum

В одном из крупнейших холдингов страны завершен проект внедрения системы электронного документооборота. Специально для «Объединённой авиастроительной корпорации» специалистами Directum разработан новый модуль «Корпоративное управление».

Объединённая авиастроительная корпорация («ОАО «ОАК») создана в целях сохранения и развития научно-производственного потенциала авиастроительного комплекса Российской Федерации, обеспечения безопасности и обороноспособности государства, концентрации интеллектуальных, производственных и финансовых ресурсов для реализации перспективных программ создания авиационной техники. В корпорацию входит более 25 предприятий.

В авиахолдинге формирование эффективной системы корпоративного управления является одним из важных средств достижения стратегических бизнес-целей. Создание системы невозможно без использования современных информационных технологий, позволяющих осуществить:

• строго регламентированное движение электронных документов корпоративного управления между ОАО «ОАК» и дочерними и зависимыми обществами (ДЗО);
• прозрачность осуществляемых процедур и контроль исполнительской дисциплины;
• формирование централизованного защищенного хранилища электронных документов корпоративного управления с соответствующим разграничением прав доступа к нему.

Для организации процесса и принятия решения по выбору СЭД, поставщика системы и услуг по ее внедрению была сформирована комиссия, в которую вошли представители руководства Корпорации. Ей необходимо было оценить потенциальные возможности существующих на рынке ECM-систем, проектных команд по разработке и внедрению с учетом оптимального соотношения по цене, времени, качеству предоставляемых услуг.

По результатам работы отборочной комиссии, предпочтение было отдано системе Directum. Анализ бизнес-процессов и проектирование системы началось в конце августа 2012 года.

Специально для ОАО «ОАК» был разработан новый модуль «Корпоративное управление», который ориентирован на работу с такими мероприятиями, как заседания Советов Директоров, Правлений, Комитетов, общие собрания Акционеров и обеспечивает следующие этапы жизненного цикла мероприятий:

• планирование заседаний на корпоративный год;
• подготовка и проведение заседаний;
• контроль исполнения решений заседаний.

На сегодняшний день проект внедрения модуля «Корпоративное управление» СЭД Directum в ОАО «ОАК» завершен. Благодаря внедрению Directum в Корпорации были реализованы следующие задачи:

• автоматизация документационного обеспечения процессов корпоративного управления, связанных с планированием, организацией и проведением корпоративных мероприятий ОАО «ОАК» и его дочерних и зависимых обществ (ДЗО);
• контроль исполнения принятых решений и обмен информацией между участниками процессов в рамках единого электронного информационного пространства;
• формирование централизованного хранилища электронных документов корпоративного управления, обеспечивающего поддержку информационной политики ОАО «ОАК» в области корпоративного управления и реализацию практики введения в курс дел новых участников процессов корпоративного управления;
• отображение корпоративных мероприятий в общем календаре, обеспечивающем визуальную оценку количества и продолжительности мероприятий на период времени. Введение цветовой градации мероприятий в зависимости от стадии жизненного цикла мероприятия. Обеспечение гибкого управления объемом отображаемой информации в различных разрезах. Синхронизация с личным календарем MS Outlook;
• контроль пересечений корпоративных мероприятий и их предполагаемых участников.

В системе Directum работают не только сотрудники, ответственные за организацию и проведение заседаний коллегиальных органов управления (Департамент корпоративного управления, Корпоративный секретариат), но и участники этих заседаний, а так же исполнители принятых решений. Также планируется интеграция модуля «Корпоративное управление» Directum с системами электронного документооборота, используемыми в дочерних организациях, в части выдачи поручений по решениям, принятым на собраниях и заседаниях коллегиальных органов ОАО «ОАК».

На 2014-2015 год запланировано внедрение системы управления тендерами, включая интеграцию с торговой площадкой, а также реализация возможности удаленной работы с документами при помощи мобильных устройств.

ОАО «ОАК» сопровождается сертифицированным партнером Directum — компанией TANAIS.