Издательский дом Condé Nast создает единое информационное пространство на базе Directum

Цели и задачи проекта

Разнообразие процессов в Condé Nast потребовало от руководства пересмотреть подходы к управлению документами и взаимодействием сотрудников. Перед командой проекта стояли задачи:

1. Создать единое информационное пространство на платформе Directum.
2. Достичь непротиворечивости информации в документах.
3. Обеспечить удобный доступ к системе из любой точки для каждого пользователя.

Начать автоматизацию решили с ключевых для компании бизнес-процессов: работа с заявками, согласование договоров и счетов на оплату, оформление командировок.

Решение задач

Реализация проекта началась с опроса сотрудников, важно было учесть все пожелания и объединить процессы в единой системе. Специалисты компании Акелон, генерального партнера Directum, выявили запросы разных групп пользователей и оценили требования к адаптации системы.

Работа с заявками

Сотрудники Condé Nast часто обращаются за внутренними сервисами: например, когда нужно организовать фотосессию, нанять нового человека или купить оборудование.

Решение, которое использовалось раньше, не устраивало компанию по нескольким параметрам: высокая стоимость владения, ограничения при настройке, невозможность подключать дополнительные функции.

Новая система должна была реализовать сервисную модель управления процессами применительно к большинству поддерживающих подразделений. Особенностью проекта стала замена существующей Service desk системы заказчика и повторение всей её функциональности на новой платформе.

Ключевым элементом стал единый портал для создания, контроля и исполнения обращений пользователей к разным специалистам. Cовместно с сотрудниками Condé Nast команда проекта создала удобный по структуре и содержанию каталог услуг:

Для всех пользователей заказчика настроена сквозная авторизация. Независимо от операционной системы они могут без ввода логина и пароля перейти на портал. Буквально в несколько кликов оформляются заявки на различные услуги, а отследить статус исполнения можно через почтовый клиент. Все обращения регистрируются и хранятся в системе Directum, где они автоматически классифицируются и обрабатываются ответственным сотрудниками

В ходе проекта руководство издания приняло решение о расширении каталога услуг на сайте, так на едином портале сотрудники теперь могут заказать справки и копии документов, оформить пропуски и страховки и т.д. В перспективе Condé Nast планирует предоставить доступ к заявкам внештатным сотрудникам.

Работа с договорами и счетами на оплату

Компания ведет работу с большим числом поставщиков (авторы, фотографы, event-агентства и пр.), что предполагает заключение множества сделок. Договоры и счета ранее согласовывались в бумажном виде, могли легко потеряться, а за сроками выполнения обязательств следить было сложно. Все это отрицательно влияло на оперативность согласования, скорость оплаты поставщикам и как следствие сказывалось на их лояльности. Теперь с договорами и счетами сотрудники работают в системе Directum, а благодаря работе через веб-клиент у пользователей всегда есть доступ к необходимой информации, вне зависимости от того, находятся они в офисе или нет.

Лист согласования формируется автоматически при клике на соответствующую кнопку в карточке договора. Ответственному за договор больше не нужно оформлять его вручную и носить между отделами.

Интеграция систем Парус и Directum. В соответствии с правилами бухгалтерского учета информация по договорам и счетам хранится в учетной системе Парус. Интеграция двух решений упрощает создание договоров в системе Парус и контроль над статусом счета — данные быстро переносятся из Directum.

Согласование комплекта договорных документов. Договорные документы могут поступать на согласование комплектом, например, рамочный договор и несколько дополнительных соглашений. Чтобы сотрудник мог быстро согласовать комплект, достаточно отправить на согласование ведущий договор.

Документы по сделке. Оплата услуг может проводиться частями — в этом случае сначала оплачивается счет на предоплату, а после оказания услуг выставляется счет на постоплату. В карточке предусмотрено поле для ссылки на связанный счет.

Бюджетная аналитика. При согласовании счета ответственные заполняют в штампе на бумажном счете некоторые бюджетные аналитики. Данные из бумажного счета соответствуют информации в учетной системе, однако требовалось исключить дублирование.

Так как данные по счету поступают в Directum из системы Парус, было решено добавить все необходимые бюджетные аналитики в выгрузку данных из учетной системы и выводить их в карточке счета на отдельной вкладке.

Оформление командировок

Посещение международных конференций и выставок, организация выездных фотосессий и интервью — неотъемлемая часть рабочего процесса компании. Часто командировки бывают срочными, поэтому важно быстро их оформлять и готовить соответствующую документацию.

Теперь командировки оформляются в системе, прямо из карточки командировки можно сформировать заявку на получение аванса — все поля в документе уже заполнены, пользователю остается проверить их корректность. Остается только распечатать и подписать документ, а затем получить деньги в кассе.

Проверить отклонения командировочных расходов от бюджета можно прямо системе.

Результаты проекта

1. Компания организовала современную сервисную модель управления процессами.
2. У сотрудников появилась возможность работать с договорами удаленно. Компания перешла на ведение единого реестра договоров, где отследить сроки действия можно в пару кликов.
3. Скорость работы со счетами, их согласования и оплаты повысились в разы. Благодаря системе сотрудники сократили время на работу со счетами и исключили риск ошибок, связанных с бумажным учетом и контролем.
4. Появилась возможность автоматически контролировать расходы на командировку, отслеживать отклонения фактических от плановых показателей. Сформировать авансовый отчет можно в один клик. Повысилась эффективность планирования командировок.

Множество процессов Condé Nast теперь связаны в единой системе. Бизнес не теряет время и ресурсы на пересылку документов, исключаются их потери. Повышение скорости принятия решений и исполнительской дисциплины отмечают по всей компании.

Теперь необходимые изменения в работе компании и перестройка бизнес-процессов проходят незаметно для рядовых сотрудников. Платформа помогает решать масштабные задачи бизнеса, а не только ограничиваться сервисным сопровождением.

Перспективы

Condé Nast стремительно развивается, и в ближайшее время планирует решать новые задачи, используя возможности платформы Directum. В планах — реализация электронного межкорпоративного документооборота (МКДО) и перевод части пользователей системы в мобильное приложение Directum Jazz.

В Condé Nast отмечают преимущества платформенного подхода Directum. Чтобы не начинать каждый раз разработку заново, можно работать с универсальным инструментом, своего рода конструктором, и с его помощью конфигурировать и вводить в эксплуатацию требуемую бизнес-функциональность.