Directum RX в ООО«Бионорика»:
 эффективные процессы даже для удаленных сотрудников

Цели и задачи проекта

Значительная часть сотрудников ООО «Бионорика» работают дистанционно, так как занимаются продажами или являются медицинскими представителями. Их основная задача — коммуникация с клиентами, но непосредственную деятельность сопровождают дополнительные формальные процессы.

За счет внедрения системы Directum RX компании предстояло оптимизировать работу сотрудников — максимально исключить бумагу из часто выполняемых процессов и сделать их более прозрачными.

Перед командой проекта стояли задачи:

1. Сократить время на создание и обработку документов.
2. Повысить исполнительскую дисциплину за счет регламентации бизнес-процессов.
3. Снизить влияние человеческого фактора — сократить количество ошибок при оформлении документов.

Решение задач

Для последовательной автоматизации были выбраны три группы процессов: кадровый документооборот, оформление и согласование авансовых отчетов, работа с заявками на закупку оборудования и оформление договоров гражданского-правового характера (ГПХ).

Кадровый документооборот

Сотрудники ООО «Бионорика» ежемесячно оформляют множество кадровых документов, однако процесс нельзя было назвать удобным по целому ряду причин:

• документы оформлялись на бумаге и направлялись в головной офис почтой, поэтому проверки, согласование и утверждение затягивались;
• у большинства сотрудников нет стационарного рабочего места и доступа к корпоративной информационной среде, поэтому проконтролировать процессы было сложно;
• нелинейная подчиненность сотрудников отдела продаж сказывалась на цепочке согласования документов — часто возникали ошибки.

Чтобы успешно перевести процессы в цифровой вид, специалисты Акелон совместно с кадровым отделом и отделом бухгалтерии компании «Бионорика» разработали единые регламенты. Документы теперь отправляются на согласование в несколько кликов, при этом система сама вычисляет согласующих в соответствии с правилами компании.

Для удаленных работников, согласно трудовому законодательству, в цифровой вид переведены кадровые заявления (на отпуск, отгул, предоставление выписки из трудовой книжки и т.п.), ведомости на увольнение сотрудников, приказы. В целом, все документы создаются, согласовываются и хранятся в системе, но графики отпусков, табели рабочего времени, некоторые заявления и приказы требуют подписания на бумаге.

Один из наиболее популярных и сложных кадровых процессов в ООО «Бионорика» — это оформление командировки. Теперь каждый сотрудник может создать заявку в Directum RX на себя или своего руководителя, если является его ассистентом. Дополнительные необходимые документы, такие как служебная записка на однодневную командировку или согласие на работу в выходной день, формируются в системе автоматически. На согласование они запускаются параллельно в один клик, так как в процессе участвуют разные согласующие.

Заявка на командировку в системе Directum RX

Заявка на командировку в системе Directum RX

Заявка на командировку в системе Directum RX

На последнем этапе документы подписываются электронной подписью (ЭП), если командируемый сам готовил весь комплект. Если же оформлением занимался офисный сотрудник, то подписывается бумажный экземпляр, а к документу в системе прикрепляется скан-образ.

Как только заявка утверждена, ответственному менеджеру приходит задание в системе на бронирование и покупку билетов, гостиницы. HR-специалист готовит кадровый приказ на командировку — это так же делается в системе.

Работа с авансовыми отчетами

Не реже двух раз в месяц большинство сотрудников ООО «Бионорика» оформляют авансовые отчеты с сопроводительными документами по разным группам расходов — командировочные, хозяйственные, расходы на автомобиль и маркетинговые мероприятия. В силу специфики удаленной работы медицинских представителей документы приходилось направлять почтой, и если были допущены ошибки, то согласование отчетов затягивалось и возврат денежных средств, соответственно.

Для работы с авансовыми отчетами (АО) в Directum RX был создан специальный модуль. Отчет создается прямо из заявки на командировку, при этом состав реквизитов и необходимый набор сопроводительных документов зависит от группы расходов.

Карточка авансового отчета

Карточка авансового отчета

Карточка авансового отчета

Карточка авансового отчета

Карточка авансового отчета

Оправдательные документы в пару кликов заносятся в систему с локального рабочего места. Система автоматически проверяет, сходятся ли значения суммы в авансовом отчете с суммой расходов, указанных в карточках оправдательных документах. Если суммы не совпадают, сотрудник не сможет сохранить отчет.

Согласующие определяются системой автоматически в зависимости от вида документа, подразделения, региона и должности сотрудника. В задаче им доступен весь перечень документов, подписать которые можно массового — все сразу, а бухгалтер по итогам проверки в один клик создает их печатные формы.

Информация по утверждённым АО выгружается в учётную систему на базе SAP, также формируется лист согласования со штампами ЭП, который добавляется к печатным формам АО и сопроводительным документам.

Заявки на закупку оборудования и заключение договоров гражданско-правового характера

Завершающей группой автоматизированных бизнес-процессов стала работа с документами, которые появляются в ходе организации маркетинговых мероприятий, а также работа с заявками по ИТ. Подготовка к событию требует оформления различных заявок на закупку и договоров с лекторами. А потребность в каком-либо оборудовании или его перемещении возникает практически ежедневно.

Все документы и заявки по этим направлениям создаются, согласовываются и хранятся в системе Directum RX. При необходимости сотрудник может обратиться к справочникам, где структурированно представлена вся информация.

Карточка договора ГПХ

Далеко не всегда в процессе нужен документ, например, при работе с заявками или другими обращениями. Но фиксировать потребности и факт выполнения работ необходимо, а если системы нет, то самый удобный способ — это распечатанный документ. Так количество хранимой и используемой бумаги постоянно растет. Поскольку в Directum RX можно хранить информацию в специальных регистрационных карточках, появилась возможность отказаться от физического документа как такового. Вся информация доступна для любого исполнителя прямо из карточки в системе. Такое решение позволяет сократить объемы хранилища.

Результаты проекта

К работе в единой системе уже подключено более 300 пользователей. Все они прошли обучение в небольших группах, для этого было организовано 17 очных курсов и 13 вебинаров. Сегодня сотрудники ООО «Бионорика» могут взаимодействовать в системе, все процессы согласования абсолютно прозрачны. Для медицинских представителей и других удаленных работников снизилась трудоемкость оформления различных отчетов.

С внедрением Directum RX компания повысила эффективность своих процессов и сократила накладные расходы:

• уменьшились объемы бумажных документов;
• сократились сроки согласования;
• существенно меньше ошибок возникает при оформлении документов.

16 бизнес-процессов

согласование строго по регламентам

более 300 пользователей в офисе и удаленно