Электронное кадровое делопроизводство: как перевести кадры в цифру
До недавнего времени даже в самых прогрессивных российских компаниях приказы на отпуск или заявления на увольнение подписывались в бумажном виде. Во время пандемии 2020 году лед тронулся: появился эксперимент Министерства труда по переходу на электронное кадровое делопроизводство (КДП). В 2021 году 377-ФЗ дал зеленый свет всем организациям, которые давно планировали отказаться от бумаги во взаимодействии с сотрудниками.
Ведение КДП в электронном формате — это право, а не обязанность. Компании сами определяют, переводят они документы в цифру или нет. Но и принять такое решение в одностороннем порядке не получится, необходимо получить согласие действующих сотрудников. В свою очередь, работник имеет право отказаться от электронного кадрового документооборота (КЭДО), тогда все взаимодействие с ним останется на бумаге. Исключение составляют специалисты, которые оформили трудовой договор после 31 декабря 2021 года и к этому моменту не имели профессионального стажа, — их о подключении к цифровому обмену документами можно не спрашивать.
Directum HR Pro
Комплексная система, которая объединяет готовые блоки для кадровых бизнес-задач и строится по принципу конструктора.
Почему компаниям выгодно использовать КЭДО
Организация КДП в электронном виде позволяет:
- Сократить расходы
Компания экономит на бумаге, расходниках, местах для физического хранения документов, логистике.
- Ускорить HR-процессы и сделать их прозрачнее
Приказы, заявления, распоряжения в электронном виде не теряются, их проще отследить и проконтролировать подписание.
- Упростить взаимодействие с удаленными сотрудниками
Работники могут заверять приказы и заявления без посещения офиса.
- Снизить трудозатраты
Сотрудники отдела кадров не занимаются рутиной, остается больше времени на творческие задачи.
- Организовать долговременное хранение
Документы хранятся с соблюдением юридической значимости в течение установленных законом сроков и оперативно выгружаются в случае проверок.
«Когда говорят о преимуществах электронного кадрового документооборота, в первую очередь упоминают экономию на офисной бумаге, картриджах, оргтехнике. Но гораздо больше компания экономит за счет ускорения процессов, которое обязательно следует за отказом от бумажных документов. По расчетам клиентов Directum, цифровые процессы втрое снижают расходы на КДП».
Удастся ли полностью уйти от бумаги?
К сожалению, не все документы можно переводить в цифру. На бумаге остаются, например, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, журналы по охране труда. Правда, последние могут быть исключены из этого списка совсем скоро: на рассмотрении Госдумы находится законопроект, который разрешит работником заверять прохождение инструктажа электронной подписью.
Что же можно оцифровать? Внутренние нормативные акты, всё, что связано с отпусками, учетом рабочего времени, командировкамии даже основополагающий трудовой договор.
Важно, что компаниям, которые уже перешли на цифровое КДП, при оформлении кадровых документов с 1 марта 2023 года нужно руководствоваться нормами приказа Минтруда № 578н, который утвердил единые требования к трудовым документам в цифре. Правовой акт описывает структуру и составляющие части такого документа, к которым относятся основная часть в формате PDF-A/1A, приложения, электронные подписи, машиночитаемая доверенность (при наличии) и XML-описание.
Как выбрать систему для КДП
Чтобы создавать, подписывать и обмениваться электронными документами, нужна информационная система (ИС) для КДП. Трудовой кодекс предлагает два варианта: портал «Работа России» или ИС, которая позволяет хранить, подписывать и обмениваться электронными документами. Но пока «Работа России» находится в стадии пилота и имеет ограниченную функциональность, компаниям стоит рассмотреть другие решения, например, внедрить КЭДО на базе той информационной системы, которая уже применяется для электронного документооборота.
На какие критерии обратить внимание при выборе ИС:
- реализована интеграция с «1С:ЗУП», а также
с порталом «Работа России»;
Взаимодействие корпоративных систем и портала «Работа России» - удобный и понятный интерфейс, чтобы сотрудники не тратили много времени на обучение;
- электронные подписи (ЭП) генерируются внутри системы;
- есть долговременный архив для хранения документов 75 лет и более;
- методологическая поддержка и сопровождение при внедрении КЭДО;
- различные варианты доступа: через ПК, смартфон, инфокиоск — для сотрудников, которые не имеют автоматизированного рабочего места.
Как подписывать электронные кадровые документы
Подписывать трудовые документы в цифре можно тремя видами подписей. Простая электронная подпись (ПЭП) имеет минимальную защиту. То, что подпись сформирована, подтверждается только использованием пароля или кода.
В отличие от простой ЭП, при создании усиленной подписи применяется криптографическое преобразование информации. Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) позволяет с помощью комбинации данных не только установить личность того, кто подписал документ, но и зафиксировать внесение изменений уже после подписания. Для получения квалифицированной электронной подписи (УКЭП) применяются только российские алгоритмы, соответствующие ГОСТ.
Простую и неквалифицированные подписи может выпустить работодатель в информационной системе, например, в Directum HR Pro. УКЭП выдаются только в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Для онлайн-подписания документов 377-ФЗ разрешает использовать еще один вид ЭП — Госключ. В мобильном приложении от Минцифры можно сгенерировать как УНЭП, так и УКЭП. Среди плюсов —бесплатные ЭП для сотрудников, удобство доступа через мобильное приложение. Госключ уже интегрирован в некоторые системы КЭДО, в том числе в Directum HR Pro.
Инструкция: как перейти на КЭДО
Нельзя так просто взять и начать обмениваться с сотрудниками цифровыми документами. Необходимо провести подготовительную работу:
- Выбрать, какие типы документов перейдут в цифру в первую очередь. Новый для сотрудников процесс можно сначала протестировать на рабочей группе, и уже потом масштабировать на всю компанию.
- Подготовить правила перехода на электронный кадровый документооборот. В локально нормативном акте (ЛНА) необходимо указать информационную систему и порядок предоставления доступа к ней, виды и способы выдачи ЭП, перечень документов для перевода в цифру. Также в ЛНА стоит прописать, с какой даты новые правила вступают в силу.
- Уведомить работников (в любом виде) и собрать от них письменные заявления о переходе на КЭДО.
А что на практике?
Крупный производитель шоколада и снэков «Мон’дэлис Русь» запланировал перевести в цифровой вид кадровые документы и процессы еще в 2020 году. Такая возможность была у компаний, согласившихся на участие в эксперименте Минтруда. В качестве информационной системы выбрали Directum RX. В результате во время пандемии сотрудников удалось без потерь перевести на удаленную работу, а параллельно снизить трудозатраты сотрудников на выполнение рутинных операций и ускорить многие процессы. Например, для переноса отпуска в системе сотруднику достаточно 3 минут.
Производитель профессиональной косметики для волос ESTEL подключился к КЭДО на базе системы Directum HR Pro. В цифру перевели основные кадровые документы, упростилось их оформление, согласование и подписание. Сотрудники оценили удобство работы в личном кабинете через мобильное приложение Directum Jazz, а кадровики избавились от большинства рутинных задач. Время на подписание документов сократилось в 8 раз, а HR-процессы идут в 6 раз быстрее.
