2 месяца на автоматизацию делопроизводства. Опыт ПАО «Русполимет»

Стандартная функциональность DirectumRX закрыла около 80% потребностей компании «Русполимет» в автоматизации делопроизводства, поэтому на первом этапе внедрения система не требовала модификаций. А облачный вариант поставки позволил не тратить время на закупку и подготовку собственного оборудования.

ПАО «РУСПОЛИМЕТ» – уникальный металлургический и металлообрабатывающий комплекс с полным производственным циклом.

Основное направление – производство поковок и кольцевых заготовок для авиа- и ракетостроения, морского транспорта, энергетического и общего машиностроения, нефтяной и газовой промышленности.

Компания сохраняет и преумножает многолетний опыт работы с металлом и активно внедряет передовые разработки для совершенствования не только производства, но и внутренних бизнес-процессов.

Каждая компания несет затраты, используя в собственном документообороте и документообороте с клиентами бумажные носители. Переход к электронному документообороту – логичный и важный шаг в развитии любого предприятия. ПАО «Русполимет» не стало исключением.

Сейчас делопроизводство все чаще называют документационным обеспечением управления. Документы необходимы для управления, а не просто ценны сами по себе, – в этом состоит принцип документирования деятельности: вся информация должна быть отражена в документах; документы должны храниться так, чтобы они не были утеряны и их легко можно было найти; все принятые решения должны быть исполнены.

Кроме того, работа с документами должна быть выстроена так, чтобы не тормозить основную деятельность организации, даже если руководство высшего и среднего звена находится в командировках. Поэтому компании нужен был удобный инструмент для оперативного (в том числе удаленного) согласования и утверждения документов, выдачи поручений. Для решения этой задачи компания рассматривала несколько ECM-систем и остановила свой выбор на системе DirectumRХ.

На первом этапе внедрения перед командой проекта стояла цель выстроить прозрачное делопроизводство и обеспечить:

• ускорение процессов согласования и утверждения документов;
• быстрый и точный поиск служебной документации;
• оперативное получение данных для принятия управленческих решений;
• контроль исполнения документов;
• контроль исполнительской дисциплины;
• исключение потери информации.

«Стандартная функциональность DirectumRX обеспечивает необходимый минимум для организации документооборота – это отличный вариант для быстрого старта.

Профессионализм команды DIRECTUM, их грамотный подход на всех этапах от планирования до реализации проекта позволил внедрить систему в установленные сроки и уже на стадии опытно-промышленной эксплуатации получить положительные результаты.

Консультантам приходилось работать не только с ключевыми пользователями, но и выходить на места, объяснять правила создания документов и культуру переписки в ECM-системе. Примерами из собственного опыта они помогали снять напряжение и улучшить настрой пользователей на эффективную работу в системе.

Хочется отметить, что без совместных усилий общей команды DIRECTUM и ПАО «Русполимет» не получилось бы ничего. Только благодаря поддержке друг друга мы успешно двигаемся вперед!» - комментирует Елена Лбова, начальник отдела управления делами ПАО «Русполимет».

Сейчас в системе работают все подразделения компании, всего автоматизировано 400 пользователей, им доступна работа через десктоп-, веб-клиент и мобильное приложение DIRECTUM Jazz. Восемь руководителей активно используют DIRECTUM Solo.

Эффект от внедрения ECM-системы не заставил себя ждать:

• Согласование организационно-распорядительной документации теперь занимает 2-3 дня, независимо от количества согласующих.
• Сотрудники стали более ответственно относиться к срокам рассмотрения документов на всех исполнительских уровнях.
• Исчезла необходимость вести журналы регистрации документов в подразделениях.
• Возросла доля электронных документов, сократилось потребление бумаги.
• С помощью виджетов руководителю стало проще оценить нагрузку и исполнительскую дисциплину подчиненных.
• Сократилось количество ненужных передвижений сотрудников по территории предприятия для подписания, согласования и передачи документов между подразделениями.
• Риски потери документов сведены к минимуму. Стало меньше телефонных звонков, связанных с поиском документов, запросом информации по вынесенной резолюции и результатам исполнения выданных поручений.

В ближайших планах компании автоматизация договорной работы, процесса аккредитации контрагентов, интеграция с SAP S4/HANA, а также подключение сервисов обмена документами (Synerdocs/Диадок).