Автоматизация документооборота. Актуальные вопросы и ответы

Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?

Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

• документы постоянно теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
• часто нарушается конфиденциальность – информация попадает в чужие руки;
• тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
• создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование тратится немало средств;
• подготовка и согласование документов отнимают много времени.

Внедрение системы автоматизации электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

• обеспечивается слаженная работа всех подразделений;
• повышается производительность труда сотрудников за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов;
• повышается оперативность доступа к информации;
• настраивается разграничение доступа к документам.

Автоматизированная система документооборота повысит эффективность процессов любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

Какое решение выбрать для автоматизации документооборота?

Каждый производитель систем автоматизации электронного документооборота, говорит, что его продукты самые функциональные, удобные и эффективные. Тем не менее, нужно обратить внимание на основные решаемые задачи:

• автоматизация делопроизводства – решается лишь определенный класс задач, и, как правило, полноценной маршрутизации потоков работ не предусматривается;
• управление потоками работ – обеспечивается автоматизацию бизнес-процессов, управление последовательностью действий в рамках процесса;
• организация и управление архивами документов – это структурированное хранение и управление документами, причем как электронными, так и бумажными;
• электронное управление документами (системы электронного документооборота (СЭД)) – объединяются возможности управления документами и процессами, при этом закрываются различные направления документооборота: делопроизводство, договоры, проекты и т.д.
• управление ресурсами предприятия (системы класса ERP) – бытует ошибочное мнение, что ERP-решения закрывают все проблемы документооборота на предприятии, однако это не так. ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение – интеграция ERP и системы автоматизации документооборота.

Часто заказчик приходит с определенной проблемой, выслушав ее, производитель предлагает свою суперсистему, которая решит эту и все другие задачи. В результате компания тратит деньги, зачастую немалые, на автоматизацию документооборота, но не получает того, что в действительности нужно. Программный продукт может быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Постараемся дать несколько рекомендаций, которые помогут избежать типичных ошибок на этапе выбора.

Автоматизированные системы документооборота: советы по выбору

1. Определитесь, решение каких задач вы хотите поручить системе автоматизации документооборота. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс программного продукта, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на сайтах сообществ ИТ-специалистов.
2. Изучите по возможности все предложения поставщиков. Обращайте внимание не только на наличие требуемой функциональности, но и на масштабируемость – чтобы в дальнейшем модно было расширить возможности и охват сотрудников.
3. Проанализируйте с консультацией технического специалиста возможности программно-аппаратной платформы: какие СУБД поддерживаются, есть ли возможность организовать распределенную работу, насколько легко система будет интегрироваться в ИТ-окружение компании.
4. Выбирайте решения, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.
5. Проверьте систему автоматизации документооборота в действии. Наверняка, у производителя есть демоверсия или вариант поставки с оценочными лицензиями – установите ее у себя и проверьте в действии до того, как будете покупать.
6. Необязательно сразу приобретать мощную дорогую СЭД. Процесс организации электронного документооборота может происходить поэтапно – сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Внедрение системы автоматизации документооборота: этапы, сроки, деньги

Сроки проекта автоматизации документооборота зависят от множества факторов:

• Класс системы.

  Решение для автоматизации делопроизводства, состоящее из одного рабочего места секретаря, можно внедрить за неделю. Внедрение системы класса ERP может занять целый год, причем необязательно, что число рабочих мест будет большим.

• Масштаб внедрения.

  Срок внедрения системы автоматизации электронного документооборота, естественно, зависит от числа пользователей и серверов. Всех будущих пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах – установить и настроить программное обеспечение.

• Удобство настройки и адаптации.

  Адаптация решения в соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможна двумя способами – простая настройка и изменение программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Организация электронного документооборота — это процесс, состоящий из нескольких этапов:

• Исследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
• Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
• Адаптация автоматизированной системы документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
• Установка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
• Окончательная настройка электронного документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
• Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на обучение персонала – не следует экономить на этом этапе, так как в случае неподготовленности пользователей даже самая совершенная система документооборота будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных факторов автоматизация документооборота может занять от 2 недель до полугода.

Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость электронного документооборота.

Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.

Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО – к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения – заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.

Экономическая эффективность – миф или реальность?

Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

• Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.
• Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
• Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы – все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.