Василий Бабинцев: «Главные драйверы мобильности – конкретные люди»

В рамках обзора «Мобильная работа с корпоративными данными» Василий Бабинцев, директор по маркетингу DIRECTUM, ответил на вопросы DOCFLOW и представил свое видение возможностей, угроз и перспектив мобильной работы с данными в ECM-системах.

1. Мобильность стала привычной возможностью для большинства организаций не только от бизнеса, но и для госсектора. Каковы сценарии мобильного использования документов / бизнес-контента и мобильных приложений к ECM-системам сегодня? Какой функционал мобильных приложений систем управления корпоративным контентом сегодня наиболее перспективен?

Утверждение «мобильность стала привычной возможностью для большинства организаций» противоречиво. Да, тема мобильности сегодня стала привычна для рынка, но только в статьях и обсуждениях. В реальном же использовании приходится констатировать, что она стоит особняком.

Конечно, если рассматривать мобильный доступ к корпоративной почте, расшаривание файлов, то этот вопрос уже давно изучен, активно используется малым бизнесом и не вызывает у него вопросов. Но если речь заходит о мобильном доступе к корпоративной ECM-системе для крупной распределенной компании, то ситуация резко меняется. Например, до сих пор нет устоявшихся методик обеспечения безопасности работы с контентом и однозначных примеров, как органично вписать мобильность во внутреннюю архитектуру компании с несколькими инсталляциями связанных ECM-систем.

Тем не менее, крупные заказчики начинают «прощупывать» поле мобильности в своей работе. Как правило, это касается лиц, принимающих решения, распоряжающихся бюджетом, которым хочется попробовать новые и более удобные способы персональной работы в ECM-окружении. Они закрывают глаза на ряд ограничений в области безопасности или построения ИТ-инфраструктуры (факт остается фактом). Откровенно говоря, такие шаги не решают большого пласта незакрытых ИТ-проблем, и не помогают массовому подключению сегмента рядовых пользователей. Но при этом становятся бизнес-драйверами развития мобильности в компании. А решение задач в области безопасности и архитектуры передаются вендорам, интеграторам и ИТ-специалистам. На этой волне и развиваются текущие мобильные решения.

Среди основных сценариев использования топ-менеджеры выделяют: ознакомление с общим входящим потоком, рассмотрение и визирование документов ЭП, выдачу и контроль исполнения поручений.

Со своей стороны, как вендор, мы не останавливаемся на приложениях только для руководства, нами разрабатываются решения и для широкого круга сотрудников, создающих бизнес-окружение (тем самым обеспечивая контентом топ-менеджмент). Для них важной функциональностью становится работа с архивом документов и поиск, выдача задач по поручениям и контроль исполнения, использование ЭП.

2. Каковы требования заказчиков к мобильным приложениям ECM/IM-системам?

Среди требований, как правило, выделяется три основных.

Первое – это возможность выполнения своих прямых бизнес-задач.

Если компания уже работает с настольным клиентом ECM-системы, тем более, глубоко интегрированным в ИТ-окружение (сложные сквозные процессы на стыке ERP+ECM), то в ряде случаев это может стать серьезным барьером. В первую очередь не только в техническом плане, а в организационном и психологическом. Сложно привыкнуть, что часть функциональности будет ограничена, отдельные операции видоизменены, интерфейс адаптирован под особенности тач-устройства и размер экрана. Стоит осознать, что это не всегда ограничения конкретной реализации приложения или прихоть разработчика, сколько иные принципы работы – мобильность задает свои правила игры (сравните как вы работаете с данными с компьютера в офисе и на бегу со смартфона – разница очевидна).

Второе требование связано с комфортом работы в условиях нестабильных каналов связи.

Все же мобильный интернет нет-нет, да и подводит даже в крупных городах, не говоря уже про работу в пути или самолете. Нами выбран принцип офлайн-приложений, который хорошо покрывает данное требование, т.к. работа с локальными данными (а объекты системы, запущенные и открытые в мобильном приложении доступны офлайн) обеспечивает максимально быстрый отклик и сильно снижает требование к каналам связи. Внутренне, конечно, это сильно усложняет логику приложения для разработчика, но мы действуем во благо потребителя, который ждет от мобильного приложения моментальной доступности в любое время. Именно поэтому данный подход выбран для нас как основной. Кстати, для простых пользователей мы сделали доступ к мобильному приложению абсолютно бесплатным – им нужно только скачать приложение из онлайн-магазина, а администратору настроить серверную часть.

И самое сложное требование с технической стороны –, конечно же, безопасность.

Данный аспект охватывает практически все события в «жизни» мобильного приложения: аутентификация, передача данных, хранение данных, уязвимость со стороны серверной части. Мы ответственно подошли ко всем пунктам обеспечения безопасности, открыто освещаем вопросы в сообществе DIRECTUM Club, в т.ч. оцениваем применение специализированного ПО. И делаем все, чтобы снять барьеры к переходу к безопасной корпоративной мобильной работе.

3. Чьи требования стоит учитывать при разработке решений? Кто является основным пользователем мобильных приложений ECM-систем: руководство, сотрудники; крупный бизнес или гибкий SMB; государство или бизнес?

Выше я уже выделил группы лиц. Это топ-менеджмент и руководители среднего звена, а также рядовые сотрудники. Они выполняют разные функции, и важно понимать, что практически невозможно разработать универсальное приложение, которым могли бы одинаково комфортно пользоваться и руководитель, и рядовой сотрудник. Поэтому при разработке решений следует учитывать предпочтения соответствующей категории пользователей.

Если смотреть в другой плоскости – особенностей ведения дел в организации – то существует отличия малого бизнеса от крупного (в т.ч. и государственных учреждений). Это и величина структуры управления, и накопленный опыт работы с бумажными документами, и особенности принятия решений, и стоимость владения информацией. Крупный бизнес требует отдельного, более взвешенного подхода.

Тем не менее, основными драйверами мобильности являются конкретные люди. И на их решения влияют как персональные особенности (возраст, личное окружение, реклама), так и бизнес-среда (культура принятия и поддержки нововведений, обострение конкуренции). А величина бизнеса, коммерческая или государственная структура – менее важно. Как правило, более активны лица, принимающие решения. С них и начинают продвижение мобильных решений. Они владеют бюджетами и максимально влияют на продвижение бизнес-автоматизации. Очень часто мобильное приложение к ECM-системе является для них и первым рабочим местом, поэтому они его рассматривают и как основное.

Также важно учитывать ожидания молодого поколения среди рядовых сотрудников. Для них мобильность – это норма времени, способ общения со сверстниками, получения информации. И они оценивают «продвинутость» организации, в которой работают, и лояльность к ней с позиции того, как учитываются их личные предпочтения. Не стоит забывать, что через 5-10 лет, возможно, именно они станут лицами, принимающими решения, и от удобства и эффективности их текущей работы будет зависеть дальнейшее развитие бизнес-инфраструктуры предприятия.

4. Отличается ли мировой опыт использования мобильности в области управления корпоративным контентом и документами от российского?

Отличия есть. Они касаются и более развитой технической инфраструктуры, и самого отношения бизнеса к мобильности (mobile ready/first). Да и сами сотрудники более продвинуты и открыты новым методам работы.

Мы же только сейчас подошли к принятию электронного взаимодействия, как «must have» подхода ведения дел. Мобильность для нас – это очередной шаг в освоении технологий, возможность посмотреть на раскрытие возможностей бизнеса и способностей сотрудников в новом ракурсе.

Одним из тормозящих факторов здесь является непонятная экономическая окупаемость и перспектива вложений в мобильность. Требуется сначала серьезно пересмотреть свое отношение к текущему процессу делопроизводства (особенно в крупных компаниях), делегированию ответственности, построению иной системы безопасности при работе с информацией, учесть развитие законодательства чтобы рассматривать мобильность как полноправный элемент работы компании. Повлиял на заморозку развития таких инновационных проектов и кризис.

Но есть и положительный момент – ряд представителей профессионального сообщества считают, что мы стремительно сокращаем разницу в освоении технологий и отстаем от запада не более, чем на 3 года.

5. Как реализуется мобильность в управлении данными? Веб-интерфейс/ мобильное приложение с упрощенным функционалом или же полноценное рабочее место с другим подходом к предоставлению доступа к контенту? От чего зависит выбор модели?

Существует несколько подходов к организации мобильной работы. И даже само определение мобильности в среде заказчиков рассматривается по-разному – от мобильности сотрудников при работе с информацией (терминальный и веб-клиент) до использования приложений под мобильные устройства. И мы сегодня предоставляем такой широкий набор вариантов мобильной работы. А последние наши наработки – это мобильные клиенты с возможностью офлайновой работы. Этот вариант в полной мере реализует подход BYOD (Device) и даже BYOA (Application), позволяет сотруднику создать собственное максимально персонализированное мобильное бизнес-окружение, в том числе без привязки к интернету.

Конечно приложения для мобильных устройств имеют свои ограничения по реализуемым кейсам работы и используемой функциональности. Но она не мешает пользователям в их реальной работе, а наоборот – дополняет настольные клиенты и расширяет бизнес-пространство (синхронизирует информацию на различных устройствах и приложениях в условиях работы в офисе, с мобильным интернетом (в пути, у клиента) и офлайн (в самолете)).

6. Каковы ограничения в функциональности мобильных СЭД/ECM-систем? Каковы типичные проблемы мобильного доступа к корпоративным системам управления данными? Как их преодолевают?

Ограничения очевидны, и связаны они с интерфейсами, безопасностью данных и устройств, каналами связи. И если каждое из них в отдельности не представляет особой видимой проблемы (экраны и разрешения устройств растут, безопасность обеспечивается установкой специализированного ПО и настройкой, каналы связи стремительно усиливаются и дешевеют), то совокупные риски временных или локальных сбоев, неудобств, а также повышенные личные запросы к мобильному окружению – создают фон неуютности и непредсказуемости. Например, пользователь не знает наверняка, удобно ли ему будет выполнять привычные бизнес-функции, сколько времени он потратит на редактирование записи с мобильной клавиатуры, будет ли доступ к данным ECM-системы и на какой скорости.

Тем не менее, мне кажется, правильнее говорить о возможностях, нежели об ограничениях мобильности, т.к. последние сейчас резко стираются. При этом важно понимать, что мобильные устройства требуют изначально иного подхода к разработке приложений, нежели настольные. Более персонализированного и ориентированного на личные особенности взаимодействия пользователя с системой, т.к. очень велика цена быстрого морального устаревания отдельных наработок.

Нужно четко понимать какие бизнес-функции должны быть доступны уже сейчас, вплоть до отдельных действий, и для конкретной роли пользователя, получать оперативную обратную связь и приоритизировать функциональность. На чем сделать упор: полнотекстовый поиск или работа с папками, редактирование или предпросмотр документов, старт поручений по сложным регламентам или простые задачи, сканирование в виде образа или распознавание? Это уже выбор потребителя, но с учетом глубокой работы аналитиков разработчика по определению явных и скрытых потребностей конечного пользователя.

При этом часть функциональности настольного клиента может вообще быть опущена за ненадобностью. И наоборот – мобильность станет драйвером появления новых привычек.

7. Каков прямой экономический эффект от внедрения мобильных рабочих мест и нефинансовые показатели? Как рассчитать выгоду?

Мобильность в бизнесе для нас только набирает обороты, поэтому количественные данные предоставить сложно. Заказчики и производители, как правило, опираются на западные источники от AIIM и IDC, тем более, что их рынок более зрелый в плане применения ИТ, и их наработки реализуются и у нас. В целом они признают повышение производительности сотрудников, рост продаж/выручки. Важны и качественные показатели – удовлетворенность клиентов скоростью и полнотой обратной связи, более качественное принятие решений в единицу времени, привлекательность компании как работодателя для молодых специалистов и т.д.

Методики расчета выгоды не отличаются от стандартных – замеры скорости выполнения операций и прохождения процессов, отслеживание трат на сопутствующую инфраструктуру (электричество, бумага), анализ конкретных действий пользователей (например, времени согласования), проявления рисков (несоблюдение регламентов, сроков). При этом мобильные устройства способны предоставлять такую информацию и даже больше, например, геолокацию устройства сотрудника в рабочее время при удаленной работе у клиента.

8. Каковы наиболее перспективные направления развития тренда мобильности: создание автоматизированных рабочих мест руководителей, мобильный ввод?

Наиболее перспективными и востребованными в среде клиентов, считаю, будет функциональность, заложенная в сами мобильные устройства и технологии их окружающие: фото протоколов совещаний с флипчартов и досок, фотосканирование и распознавание документов и визиток, голосовое управление, поиск и редактирование информации, подстройка под геолокацию и предпочтения пользователя (часовые пояса, формирование лент событий, подсказки по действиям), работа с информацией офлайн и прозрачная синхронизация данных.

9. Отличаются ли возможности мобильных приложений систем ключевых игроков рынка ECM/IM? Можно ли выделить какое-либо конкурентное преимущество или каждое решение учитывает потребности конкретных клиентов и сравнение невозможно?

Отличаются. Как я уже отмечал, мобильные приложения значительно персонализированы, в этом и заключается основа их различий. Глубокая работа ведоров/ интеграторов с текущими заказчиками, их ИТ- и бизнес-окружением вносят существенные корректировки в функциональность и интерфейс решений. Именно поэтому мобильные приложения очень сложно сравнивать: у каждого из них есть свои преимущества и они находят своих последователей. Однако функции по базовой работе с документами и бизнес-процессами реализованы примерно на одном уровне.

Мы свои решения, например, строим на принципах массового охвата пользователей, т.к. ECM-система – это центр инфраструктуры электронного взаимодействия всех сотрудников и основа офисных процессов. При этом четко разделяем роли пользователей, особенности бизнес-процессов и предпочтения сотрудников (поэтому и приложения для руководства и рядовых сотрудников делаем разными), позволяем работать со смартфонов, планшетов и ноутбуков. Отдаем предпочтение удобной, быстрой и безопасной работе, даже за пределами привычного офиса и доступа в интернет.

Источник: DOCFLOW