Дмитрий Пшиченко, директор департамента разработки и внедрения информационных систем ООО «Локомотивные технологии»: «Мы экономим миллионы рублей в год с ECM-системой DIRECTUM»

ООО «Локомотивные технологии» («ЛокоТех») управляет активами, обеспечивающими обслуживание, ремонт, модернизацию и передачу в лизинг локомотивов, производство узлов и деталей для предприятий железнодорожного машиностроения. В периметр группы управляемых активов входят ООО «ТМХ-Сервис», АО «Желдорреммаш», ООО «ТМХС-Лизинг», ООО «Торговый дом ТМХС», ООО «АВП-Технология», ООО «ЛокоТех-Промсервис» и другие. Производственную базу составляют 10 локомотиворемонтных заводов и 92 сервисных депо по всей России. По итогам 2015 года «Локомотивные технологии» заняли 80-е место в рейтинге «200 крупнейших частных компаний России» по версии журнала Forbes.

Группа компаний под управлением ООО «Локомотивные технологии» 2 года успешно работает с ECM-системой DIRECTUM. Чем, на Ваш взгляд, ЕСМ помогает бизнесу?

Стоит признать, что у нас в стране большинство решаемых с помощью ЕСМ-систем задач ограничиваются именно документооборотом. Термин «ЕСМ» до сих пор применяется в основном к задачам автоматизации управления организационно-распорядительными документами. Это можно считать одной из самых ярких и специфических черт российского рынка управления контентом. При этом эффект достигается лишь на нижнем, операционном уровне управления. Мы же рассматриваем ЕСМ-систему несколько шире, в частности, как концепцию, в рамках которой основное внимание уделяется стратегиям и методам работы со всеми видами информации. Такой подход позволяет получить эффекты одновременно на всех уровнях управления – стратегическом (долгосрочном), функциональном (среднесрочном) и операционном (краткосрочном).

Расскажите поподробнее об эффектах на каждом уровне управления. Чего удалось достичь?

Если говорить о нижнем (краткосрочном) уровне управления, мы оптимизировали и централизовали потоки информации между организациями холдинга, обеспечили быстрый доступ к информации для территориально распределенных по всей стране подразделений, упростили и облегчили взаимодействие сотрудников в команде, создали удобное рабочее виртуальное пространство. В результате чего существенно сократилось время на согласование документов, возросло качество оказываемых услуг, повысилась исполнительская дисциплина, а, следовательно, и эффективность работ.

Какие тактические задачи позволила решить система?

В первую очередь это контроль исполнения поручений, повышение прозрачности бизнес-процессов и управляемости бизнеса в целом. Доступность информации обеспечивает легкость принятия решений и планирования и, как следствие, улучшение производственных показателей.

В долгосрочной перспективе, как влияет внедрение ЕСМ на успешность ведения бизнеса?

ЕСМ – это основа для развития бизнеса, она обеспечивает его интегрированность и инновационную активность, позволяет наращивать конкурентные преимущества за счет экономии на издержках, коммерциализировать новые идеи и фокусироваться на повышении эффективности деятельности предприятия в целом.

Вы упомянули об экономии. Окупает ли себя система и сколько в денежном выражении составляет финансовая выгода?

Точно рассчитать влияние системы на прибыльность бизнеса довольно сложно. Однако если сложить эффект от повышения производительности труда работников, существенную экономию времени на согласование документов и сокращение затрат на расходные материалы, то это, по нашим подсчетам, выливается ежегодно в десятки миллионов рублей.

Сейчас, когда большая часть работ уже позади, расскажите, когда впервые и почему возникла необходимость в ЕСМ?

В 2014 году группа компаний «ЛокоТех» получила на полное сервисное обслуживание большую часть локомотивного парка РЖД. Под нашу ответственность перешли обязательства по всем видам текущих ремонтов и технического обслуживания локомотивов, а это свыше 15 000 единиц оборудования. Для эффективного управления потоками информации, поступающей из разных источников и в различных форматах, требовался современный и технологичный инструмент. Тогда мы и задумались о создании единой корпоративной системы управления контентом и электронным взаимодействием.

Как происходил процесс выбора и почему остановились на DIRECTUM?

Сегодня «ЛокоТех» − одна из 400 крупнейших российских компаний. Ежедневно у нас формируется 10-ки тысяч документов – не каждая ECM-система справится с таким объемом. Поэтому основными критериями были высокая масштабируемость и функциональность, а также надежный и безопасный электронный архив. В условиях реальной эксплуатации было протестировано шесть ведущих отечественных и зарубежных ЕСМ-систем. Среди них DIRECTUM полностью отвечала всем заявленным критериям. В ее пользу выступил широкий функционал – порядка 60 готовых модулей, – наличие лояльных клиентов, открытость платформы и интуитивно понятный интерфейс: в ходе проекта планировалось подключить свыше 5000 пользователей с разным уровнем компьютерной грамотности.

По каким критериям Вы выбирали интегратора проекта?

В первую очередь мы выбирали надежного партнера с успешным опытом реализации проектов, аналогичных нашему. О его высокой компетенции, как правило, свидетельствуют положительные референтные отзывы. Во-вторых, ориентировались на компанию, способную гибко подходить к внедрению, анализировать и выявлять «узкие места», оказывать качественные консалтинговые услуги. В-третьих, оценивали адекватность ценового предложения. По результатам выбора, предпочтение было отдано компании «МайТэк», предложившей лучшее сочетание квалификации, цены и качества.

Что было сделано и на какой стадии сейчас находятся работы?

Первым этапом реализован пилотный проект внедрения системы в УК «Локомотивные технологии» и 4 дочерних компаниях в Москве. Начали с автоматизации простых стандартных задач – процессов канцелярии, работы с поручениями, договорными документами, организационно-распорядительной документацией и т.п. На последующих этапах решение тиражировалось на остальные компании холдинга – 10 заводов «Желдорреммаш» и 12 филиалов «ТМХ-Сервис» (92 сервисных локомотивных депо по всей стране). Общий охват составил более 25 технических и бизнес-решений и порядка 5000 пользователей.

На сегодняшний день цель − перейти на полностью безбумажный документооборот. И здесь перед нами стоят серьезные организационные задачи, которые поможет решить DIRECTUM.

Довольны ли Вы результатом проекта?

Сейчас уже можно с уверенностью сказать, что выбор был правильным как в отношении системы, так и в отношении интегратора проекта. Профессионализм и технологичность работы «МайТэк» обеспечили видимые результаты на каждом из этапов. Не так давно мы обобщили основные показатели эффективности и опубликовали аналитическую статью, в которой подробно рассказали о том, как шли работы по внедрению системы DIRECTUM, каких эффектов удалось достичь, и привели некоторые статистические данные, подтверждающие растущую перспективность проекта.