О заказчике:
Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации - это крупнейшее учебное заведение в России, 68 филиалов Академии представлены в 53 субъектах Российской Федерации.
По состоянию на 1 января 2012 г. общее число студентов, обучающихся по программам высшего профессионального образования в Академии и ее филиалах, составляет более 207 тыс. человек, в том числе студентов очной формы обучения высшего образования – свыше 35 тыс. человек.
В Академии разработаны уникальные программы подготовки государственных служащих для федеральных органов власти и органов власти субъектов Российской Федерации.
РАНХиГС в настоящее время является одним из лидером по подготовке менеджеров высшего уровня для российских предприятий и организаций. Свыше трети обучающихся по программам MBA (Master of Business Administration) в Российской Федерации - слушатели Академии.
По рейтингу российских университетских бизнес-инкубаторов журнал "Форбс" в 2010 году поставил на 1 место успешно функционирующий в Академии Бизнес-инкубатор InCube.
Выбор решения:
В 2012 году перед руководством вуза встал вопрос о выборе корпоративной информационной системы, которая могла бы стать единой для всех структурных единиц академии. После анализа рынка СЭД и сравнения ряда отечественных и зарубежных систем, специалисты РАНХ остановили выбор на системе электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Поставщиком системы стала компания ЗАО «Галактика ИТ» - экспертный центр корпорации «Галактика» по СЭД. В октябре 2012 г. состоялась первая поставка лицензий системы DIRECTUM для Академии.
Решение:
Установка и внедрение системы проходило силами ИТ-специалистов вуза. Экспертный центр оказывал консультационную и техническую поддержку. Основные задачи, которые решались в ходе внедрения системы, это:
- единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции;
- регистрация местонахождения бумажного документа;
- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
- быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов.
Кроме того, было внедрено решение IDecide Apple IPad, которым активно пользуется руководство Академии. Это решение позволяет руководству академии выполнять рассмотрение документов и выдачу резолюций в любое время и в любом месте, используя планшетные устройства.
Для успешного начала внедрение было проведено обучение специалистов Академии, были обучены как администраторы системы, так и ключевые пользователи. Обучение проходило на базе учебного центра компании «Галактика ИТ» и в вузе.
На данный момент реализованы дополнительные функции по заказу подразделений Академии:
- Разработаны подсистемы «одного окна» управления пользователями и электронными подписями (ЭП) в виде интеграционного решения на базе Microsoft Active Directory, Microsoft Certificate Authority (CA) и системы DIRECTUM;
- Разработаны сценарии автоматического запуска типовых маршрутов по событиям регистрации входящих документов и резолюций (поручений);
- Разработаны подсистемы управления заявками на аудиторный фонд и обслуживание аудиторий в виде интеграционного решения на базе системы Modeus и системы DIRECTUM;
- Модифицированы подсистемы автоматических уведомлений на e-mail;
В 2014 году система DIRECTUM в РАНХиГС обновлена до последней актуальной версии 5.0.
Перспективы:
В настоящее время проект по внедрению системы в РАНХ активно развивается. В перспективе планируется сосредоточиться на разработке унифицированного Альбома приказов в комплексном составе по каждому из видов – Мастер действий автозаполнения Шаблона документа и формирования приказа с автоматической отправкой на согласование и утверждение по Типовому маршруту.
