Ценность искусственного интеллекта для бизнеса
Directum RX Intelligence в IDS Borjomi Russia & Belarus

Когда и почему в компании задумались о переводе бизнес-процессов в цифру?

Елена

Наш путь цифровой трансформации делопроизводства и договорной работы начался в конце 2019 года, когда возникла острая необходимость в управлении данными процессами. Поэтому мы задумались над тем, как цифровизировать эти процессы, оптимизировать, повысить их прозрачность и внедрить управление рисками. Проанализировав и протестировав предложения на рынке, мы выбрали систему Directum RX.

В части договорной работы у нас ежегодно проходит более 14 тысяч документов на согласование и рассмотрение. Мы активно внедряем процессы автоматизации этих задач.

К тому же вся база знаний, которая сегодня существует в компании, полностью цифровизирована, потому что все процессы уже стали происходить в Directum RX. Ранее рассмотрение документов происходило через электронную почту.

Документы сегодня — это четко регламентированные стандарты, которые у нас подвязаны с системой Directum RX. Плюсом — у нас активно развивается делопроизводство, например, в юридическом отделе. Вся входящая документация, помимо регистрации в компании, учитывается и в юридическом отделе, который, соответственно, выстраивает задачи по поступившему документу.

Максим

Система Directum RX появилась в нашей компании в конце 2019 года. До этого была некая вакханалия с точки зрения документооборота: переполненные лотки принтера, листы согласования, которые надо было подписывать у каждого менеджера, вовлеченного в согласование контрактов. Это был серьезный труд специалистов по документообороту, которые администрировали всю бумажную волокиту.

С внедрением Directum RX действительно произошла максимальная оптимизация в процессе согласования контрактов, локальных политик, которые также сохраняются в системе. Сейчас не требуется физического участия менеджера, согласование проходит удаленно. И действительно сроки согласования контрактов сократились.

Если на согласование сложного договора поставки уходило около месяца, то теперь этот срок кратно сократился за счет внедрения системы.

Поделитесь вашими личными впечатлениями от использования системы.

Елена

Раньше Directum RX не пользовалась. Мне необходимо было обучиться работе в системе в кратчайшие сроки. Я пользовалась справочником и заходила на сайт, где можно познакомиться и самостоятельно изучить функциональность. Плюс коллеги мне помогали в некоторых моментах. Сейчас я один из активных пользователей Directum RX.

Ту часть системы, которая у нас существует, мы постоянно развиваем, внедряем новые фишки, которые предлагает вендор. Шагаем в ногу со временем.

Не так давно к работе с договорами в IDS Borjomi Russia & Belarus подключили ИИ-сервисы в составе Directum RX Intelligence. Почему понадобился интеллектуальный помощник?

Елена

Самый ценный и невосполнимый ресурс человека — это время. Ранее процесс был выстроен так: документы приходили в отдел, ответственному сотруднику надо было отсканировать их, внести в систему, сверить с оригиналом. Нам был необходим инструмент, который бы верифицировал документы и высвобождал время работников. Продукт компании Directum нас полностью устроил.

Уже после внедрения мы замерили, сколько теперь сотрудник тратит времени на обработку документа. Оказалось, что эта работа занимает не более одной минуты.

Через одного сотрудника проходит 14 тысяч договоров в год, и он, соответственно, верифицирует весь поток этих документов. Это огромная работа. Поэтому искусственный интеллект нам был очень нужен, чтобы подсвечивать зоны расхождения в документах и усиливать контроль именно в этих точках.

Были ли какие-то сложности при внедрении ИИ?

Елена

Сложности были — это наши внутренние сотрудники. Мы прошли 5 ступеней принятия, потому что любое внедрение инноваций — это всегда неприятие на первоначальном этапе. Сейчас мы делаем всё возможное для популяризации ПО среди наших сотрудников, чтобы они активнее пользовались системой.

У нас были моменты, когда мы перенастраивали процессы, обучали сотрудников, показывали пользу, преимущества Directum RX. Теперь система выходит за пределы нашего отдела для того чтобы сотрудники увидели плюсы. Например, чтобы сравнить исходную версию письма и вариант, который вернул контрагент, нужно минимальное количество времени. С ручной верификацией это, конечно, несравнимо.

Растет ли доверие к интеллектуальным сервисам со стороны пользователей?

Елена

Да, в первую очередь доверие возникло у нашего юридического департамента. Сотрудники видят, как нейросеть обучается и облегчает работу. То есть, чем больше мы пропускаем документов через Directun RX, тем совершеннее становятся ИИ-сервисы. В итоге система становится более точной, в дальнейшем пользователи получают документ с меньшим количеством подсвечиваний.

Нельзя запустить ПО так, чтобы оно осталось на начальном уровне. Систему необходимо развивать, и в первую очередь это зависит от людей. Самый главный плюс в том, что у наших сотрудников появились идеи по развитию, например, внедрение ИИ-помощника в другие процессы. Это очень важно, так как видна популярность системы и желание других отделов этой «фишечкой» воспользоваться.

Максим

От себя еще хотел дополнить, что мы делаем своеобразную рекламу ИИ-инструмента. Мы заостряем внимание на том, что в системе сидит условный робот, который проверяет, какая версия загружается, с какими исправлениями, это всё отслеживается и, соответственно, эскалируется выше. В итоге сотрудники более ответственно относятся к тому, что они отправляют в Directum RX после подписания договора с контрагентом. Повышается самосознание персонала, меняется менталитет, и они более аккуратно относятся к документам.

Как сейчас выглядит процесс работы с интеллектуальными помощниками?

Елена

Затронем процесс согласования договора, когда он направляется к контрагенту на подписание и возвращается подписанным. Здесь я имею в виду не электронные подписи, а именно печать и живую подпись.

Этот процесс выстроен таким образом, что исполнитель загружает скан-копию договора в систему и далее у него автоматически формируется задача на отправку в юридический отдел. Юристы получают задачу принять документ и сдать в архив, для этого они сначала верифицируют документ. И как раз процесс от сдачи документации до проверки ранее занимал огромное количество времени, потому что это был ручной труд.

Сейчас юрист сравнивает два документа с помощью ИИ-сервисов и направляет исполнителю наглядный отчет, если видит изменения. Различия сразу видны — они подсвечиваются цветом. Причем это могут быть недочеты разной степени: от замены или удаления слова до подмены страниц. Используя искусственный интеллект, юрист становится оператором. Он сам ничего не сверяет. То есть система подсветила все изменения — и сотрудник это увидел, зафиксировал.

Какие результаты внедрения Directum RX Intelligence вы считаете самыми яркими?

Елена

Для меня, наверное, самый яркий результат — это то, что я высвободила время своим сотрудникам для наиболее сложных задач. Они не выполняют техническую работу по сверке документов. Поэтому теперь они могут заниматься и претензионной, и договорной работой, развиваться в других направлениях. Для меня это преимущество.

Максим

От себя добавлю, многие боятся искусственного интеллекта, как некого соперника физическому лицу. Но на самом деле это не так, поскольку, оптимизируется лишь та функциональность, которая есть у человека. Какие-то вещи, которые действительно можно автоматизировать, уходят ИИ-помощнику, а человек остается креативной персоной, выполняющей свою работу на новом уровне.

К каким еще задачам планируется подключить искусственный интеллект?

Максим

У нас идет проект по формированию ОЦО — общего центра обслуживания, который будет предоставлять финансовый сервис внутренним заказчикам. Искусственный интеллект планируем внедрить на несколько этапов документооборота. Документооборот в целом разбивается на 4 основные части.

Инициатор от бизнеса передает во фронт-офис пакет документов с определенной атрибутикой, которая представлена в виде наборного штампа. Сотрудник фронт-офиса делает первичную проверку этих документов и передает их поточным сканированием в систему Directum RX.

Здесь начинается интересный сценарий, когда появляется искусственный интеллект. Он сканирует и понимает все реквизиты и вид документа, а дальше уже может настроить автоматизацию для сотрудника — в какую команду передать этот документ и есть ли возможность отработки механизма по сверке с заказом на закупку. Что имеется в виду: перед подачей документа создается затратный заказ, в котором прописаны определенные атрибуты, и система может сверить, насколько корректна информация в первичном документе и в заказе. Далее проходит сверка: нет ли каких-то противоречий, перед тем как передать комплект документов дальше на постирование.

Здесь интересной областью для развития будет также сравнение полномочий подписантов с той базой доверенностей (если лицо подписывает по доверенности), которая уже есть в Directum RX. Мы рассчитываем, что система сможет понять, кто подписант и какие его временные и суммовые полномочия. Если все хорошо, система проходит определенную проверку и передает документ дальше сотруднику бэк-офиса. В итоге он получает уже фактически готовую проводку для постирования, в том числе за счет возможности интеграции Directum RX с учетной системой, например 1С.

Что бы вы порекомендовали тем, кто только присматривается к умным технологиям?

Елена

Я скажу, что нужно быть открытыми всегда и не бояться новых технологий. Технологии все-таки приходят в нашу жизнь, чтобы сделать ее удобнее, но никак не навредить нам.

Максим

Полностью соглашусь и еще раз повторю, что искусственный интеллект это не подмена человека, а его помощник. С этой идеологией компаниям, которые ищут соответствующий продукт, надо выходить на рынок и брать нужные им решения.

Благодарю вас за ценный опыт использования Directum RX Intelligence. Желаем вам удачи в дальнейших проектах!