Ценность искусственного интеллекта для бизнеса
Directum RX Intelligence в IDS Borjomi Russia & Belarus

Directum

Когда и почему в компании задумались о переводе бизнес-процессов в цифру?

Елена

Наш путь цифровой трансформации, делопроизводства и договорной начался в конце 2019 года, когда у нас возникла острая необходимость в управлении данными процессами. Поэтому мы задумались над тем, как централизировать эти процессы, автоматизировать, оптимизировать, повысить прозрачность этих процессов и управление рисками. Проанализировав и протестировав предложения на рынке, мы выбрали предложение Directum RX, которое сегодня является нашим благонадежным партнерам.

В части договорной работы у нас ежегодно проходит более 14 тысяч договоров о согласовании и рассмотрении. Мы активно внедряем процессы автоматизации по согласованию договорной части нашей.

И плюсом у нас вся база знаний, которая сегодня существует в компании, полностью цифровизована, потому что все процессы уже стали происходить в Directum. Ранее рассмотрение документов происходило через электронную почту.

Документы сегодня это четко регламентированные стандарты, которые у нас подвязаны с электронной системой документооборота Directum. Плюсом у нас активно развивается делопроизводство, допустим, в части юридического отдела. У нас вся входящая документация, которая поступает в юридический отдел, помимо регистрации в компании, она еще и регистрируется в юридическом отделе, который, соответственно, выстраивает некие задачи по поступившему документу.

Максим

Система Directum RX появилась в нашей компании в конце 2019 года. До этого была определенная вакханалия с точки зрения документооборота, это переполненные лотки, это листы согласования, которые надо было подписывать у каждого менеджера, вовлеченного в согласование контрактов. Ну, это был серьезный труд специалистов по документообороту, которые администрировали вот эту бумажную волокиту.

И с приходом Directum действительно произошла максимальная оптимизация в процессе согласования контрактов, согласование локальных политик, которые также сохранятся в Directum, также проходит все этапы согласования в Directum. Не требуется персонального участия, физического участия менеджера, все это делается прекрасно и удаленно. Ну и действительно сроки согласования контрактов, Лена подтвердит, они реально сократились.

Если на согласование сложного договора поставки уходило, ну, наверное, месяц-полтора, то есть здесь существенным образом, я бы сказал, бы кратно сократились эти сроки за счет внедрения системы.

Directum

Поделитесь вашими личными впечатлениями от использования системы

Елена

Раньше системой Directum RX не пользовалась. Для меня как пользователя это было новшество, и необходимо было обучиться этой системе в кратчайшие сроки. Для меня стал помощником справочник, в котором существует предложение Directum. То есть ты можешь зайти на сайт, познакомиться, самостоятельно изучить. Плюс там коллеги мне помогали в некоторых моментах. Сегодня я один из активных пользователей Директума.

Та часть, которая у нас существует, она не стоит на месте. Мы идем в ногу со временем, и то, что как бы предлагает Directum каждый раз новенькие такие фишечки, мы их стараемся вместе с ним шагать.

Directum

Не так давно к работе с договорами в IDS Borjomi Russia & Belarus подключили ИИ-сервисы в составе Directum RX Intelligence. Почему понадобился интеллектуальный помощник?

Елена

В первую очередь это, наверное, тот ценный ресурс, который у человека один — это время. Ранее у нас процесс был выстроен так, что документы приходили к нам в отделы, они встречались с тем, что было согласовано в системе, и далее уже сотрудник, он визировал, что этот документ соответствует той согласованной форме, которая находится в системе.

Мы как раз задались целью узнать, есть ли на рынке какая-то программа, которая как раз помогает верифицировать эти документы, и Directum RX нам предложил такое решение, которое как раз нас устроило. Мы проявили замеры, сколько сегодня сотрудник ставит время на обработку верификации этого документа, и это составляет не более одной минуты.

Таким образом, 14 тысяч договоров в год проходят через одного сотрудника, то есть это не огромное количество людей в штате, он соответственно верифицирует весь поток этих документов. Поэтому искусственный интеллект сегодня как раз нам является таким помощником, который вот подсвечивает эти зоны, когда сотрудник может выявить и усилить контроль и прозрачность этого процесса, и выявить вот эти вот расхождения.

Directum

Были ли какие-то сложности при внедрении ИИ?

Елена

Сложности были, это наши внутренние заказчики. Мы сегодня проходим 5 ступеней принятия, потому что любое. Внедрение инноваций — это всегда некое отторжение, что это такое, зачем это нужно. И сегодня мы делаем программу более популярной для того, чтобы наши внутренние заказчики, мы называем внутренних сотрудников своих, которые могут этой системой также пользоваться.

И поэтому, скажем так, да, у нас были как раз моменты, когда мы перенастраивали процессы, обучали сотрудников, показывали пользу, преимущества данной программы. И сегодня она у нас выходит за пределы нашего отдела для того, чтобы наши сотрудники увидели плюсы, как они могут быстро сравнить элементарно даже документ, если допустим тоже письмо, когда они направляют к контрагенту, с тем, что он ему возвращает, в какой форме, то есть это занимает буквально наименьшее количество времени, когда они могут увидеть и не тратить там в Ворде где-то сравнивать либо еще в какой-то программе, а получить результат здесь сейчас увидеть вот эти вот различия.

Directum

Растет ли доверие к интеллектуальным сервисам со стороны пользователей?

Елена

Сложности были, это наши внутренние заказчики. Мы сегодня проходим 5 ступеней принятия, потому что любое. Внедрение инноваций — это всегда некое отторжение, что это такое, зачем это нужно. И сегодня мы делаем программу более популярной для того, чтобы наши внутренние заказчики, мы называем внутренних сотрудников своих, которые могут этой системой также пользоваться.

И поэтому, скажем так, да, у нас были как раз моменты, когда мы перенастраивали процессы, обучали сотрудников, показывали пользу, преимущества данной программы. И сегодня она у нас выходит за пределы нашего отдела для того, чтобы наши сотрудники увидели плюсы, как они могут быстро сравнить элементарно даже документ, если допустим тоже письмо, когда они направляют к контрагенту, с тем, что он ему возвращает, в какой форме, то есть это занимает буквально наименьшее количество времени, когда они могут увидеть и не тратить в Ворде где-то сравнивать либо еще в какой-то программе, а получить результат здесь сейчас увидеть вот эти вот различия.

Directum

Растет ли доверие к интеллектуальным сервисам со стороны пользователей?

Елена

Да, ну в первую очередь это доверие возникло и у нашего департамента юридического. Почему? Потому что чем больше ты пропускаешь документов через систему, тем больше твоя нейросеть обучается, и тема становится более точной, обучает свои алгоритмы таким образом, что ты в дальнейшем видишь уже документ с наименьшим подсвечиванием, который у нас сегодня существует. То есть программа учится.

Нельзя так запустить программу, чтобы она осталась на одном уровне. Это зависит от людей, которые этот весь процесс направляют. И самый главный плюс, что у наших сотрудников появились идеи [по развитию]: это внедрение данного помощника в другие процессы, что немаловажно, когда ты показал популярность у себя и транслировал это на другие отделы, которые могут данной «фишечкой» воспользоваться.

Максим

От себя еще хотел дополнить, мы делаем своеобразную рекламу этого инструмента, сверка контрактов по автоматической системе среди наших внутренних заказчиков, и у людей меняется и менталитет. Они понимают, что стоит определенный барьер автоматического внутреннего контроля, ведь эта вещь покрывает вопросы в том числе внутреннего контроля, да, и люди более ответственно относятся к тому, что они заливают в систему Directum после подписания договора с контрагентом. Повышается самосознание внутренних заказчиков, и они более аккуратно относятся к документам. Как только мы говорим, что там сидит условный робот, искусственный интеллект, и он, имея ввиду, будет проверять, какую версию ты заливаешь, с какими исправлениями, и все это будет отслеживаться и, соответственно, эскалироваться выше.

Directum

Как сейчас выглядит процесс работы с интеллектуальными помощниками?

Елена

Чуть-чуть затрону процесс. Когда идет процесс согласования документа, договора, когда он направляется к контрагенту на подписание и контрагент возвращает [подписанный документ], я не говорю про электронные подписи, а говорю именно тогда, когда контрагент поставил печать и свою живую подпись.

Выстроен процесс таким образом, что исполнитель загружает данный скан договора в систему и далее у него автоматически формируется задача, чтобы этот документ направить в юридический отдел. У него уходит задача в юридический отдел. Юридический отдел, получив задачу о том, чтобы принять нашего исполнителя в архив, сдачу в архив документа, производит верификацию этого документа. И как раз этот процесс от сдачи документа и до верификации ранее занимал огромное количество времени, потому что сотруднику приходилось это все верифицировать руками.

Сегодня юрист, получив документ, производит маневр, когда сравнивает два документа. И направляет исполнителю отчет, если он видит, что у нас были внесены изменения какие-то в договор. Соответственно, исполнитель, видя вот эти вот недочеты, направляет эту информацию к контрагенту, как раз вот эти зоны они подсвечивают, если он что-то удалил, либо он, соответственно, там какие-то листы подменил, и так далее. То есть все как раз происходит в процессе того, что юрист просто становится оператором. Он ни руками, ни глазами ничего не сверяет, помощник ему все это делает, искусственный интеллект, и далее выдает уже наглядные отчеты. Они могут быть визуализированы по цвету зон. То есть программа подсветила все изменения, и мы это увидели.

Directum

Какие результаты внедрения Directum RX Intelligence вы считаете самыми яркими?

Елена

Для меня, наверное, самый яркий результат о том, что я высвободила время своим сотрудникам для наиболее сложных задач. Они не сидят, не выполняют техническую работу просто сверху документов. Сегодня наши сотрудники тратят на это намного меньше времени. Поэтому они сегодня могут заниматься и претензионной работой, и договорной работой. Могут развиваться в других направлениях, нежели если бы этого помощника у нас не было. Для меня это преимущество.

Максим

От себя добавлю, многие боятся искусственного интеллекта как некого соперника, физическому лицу, работнику. Но это на самом деле не так, поскольку, как Елена правильно говорит, идет оптимизация того функционала, который есть у физического человека за счет того что руки как раз уходит на сторону искусственного интеллекта. Какие-то вещи которые действительно можно автоматизировать уходит туда, а человек это более креативная персона которая будет с нового уровня смотреть на тот функционал, который он выполняет.

Directum

К каким еще задачам планируется подключить искусственный интеллект?

Максим

У нас идет проект по формированию ОЦО — объединенного центра обслуживания, который будет представлять финансовый сервис внутренним заказчикам. Искусственный интеллект должен быть внедрен на несколько этапов документооборота. Документооборот в целом бьется на 4 основные части.

Инициатор от бизнеса передает во фронт-офис пакет документов с определенной атрибутикой, которую он поставляет в виде наборного штампа. Сотрудник фронт-офиса смотрит на эти документы, делает первичный чек этих документов, передает по точным сканированиям систему Directum.

Как раз тут начинается интересный сценарий, где вступает в силу искусственный интеллект, который мало того, что он сканирует и понимает все реквизиты документа, он определяет вид документа и дальше уже может настроить автоматизацию до сотрудника бэк-офиса, выбирая в какую команду передать этот документ. Определяет возможность отработки механизма в сверке с заказом на закупку. Что имеется в виду: перед подачей документа создается затратный заказ, в нем прописаны определенные атрибуты, и система может сверить, насколько корректна информация в первичном документе и в заказе. Делает сверку, нет ли каких-то противоречий, перед тем как передать комплект документов дальше на постирование.

Здесь интересной областью для развития будет так же сверка полномочий подписантов с той базой доверенностей, которая уже есть в Directum, если лицо подписывает по доверенности. Мы рассчитываем, что система сможет понять кто подписант, его временные полномочия, суммовые полномочия. Если все хорошо, система проходит определенный чек [проверку], она передает документ дальше уже сотруднику бэк-офиса, который получает уже фактически готовую проводку для постирования, в том числе за счет возможности интеграции Directum с учетной системой, будь то 1С, например.

Directum

Что бы вы порекомендовали тем, кто только присматривается к умным технологиям?

Елена

Я скажу, что нужно быть открытыми всегда и не бояться новых технологий. Технологии все-таки приходят в нашу жизнь, чтобы сделать её удобнее, но никак не вредить нам.

Максим

Полностью соглашусь и еще раз повторю, что искусственный интеллект это не подмена человека, это помощник человека. С этой идеологией компаниям, которые ищут соответствующий продукт, надо идти, выходить на рынок и брать [нужные им решения].

Directum

Благодарю вас за ценный опыт использования Directum RX Intelligence. Желаем вам удачи в дальнейших проектах!