Akelon внедряет DIRECTUM в Группе Е4

Группа Е4 – вертикально-интегрированная инжиниринговая компания с холдинговой структурой управления. Общее количество сотрудников – 20 000 высокопрофессиональных специалистов, среди которых более 100 кандидатов и докторов наук. Предприятия холдинга расположены в 27 регионах, во всех федеральных округах РФ и за рубежом. Группа предлагает современные инжиниринговые решения для энергетики, горно-металлургической, химической, нефтегазовой, других отраслей промышленности, ЖКХ и инфраструктурного строительства.

Бизнес Группы E4 достиг того уровня зрелости, при котором традиционный бумажный документооборот со всеми его недостатками уже не вписывается в общую концепцию развития организации. Поэтому руководство Группы приняло решение о внедрении ECM-системы для автоматизации документооборота и основных направлений взаимодействия.

Для поиска наиболее подходящей системы руководством Группы Е4 в 2009 году был объявлен тендер, который проводился в два этапа. На первом этапе тендера рассматривались платформы и решения, представленные на отечественном ECM-рынке. При выборе повышенное внимание уделялось масштабируемости и надежности системы при работе с большим количеством одновременно подключенных пользователей. Также анализировались возможности интеграции с ERP-системой 1C: Предприятие и MS Outlook. В итоге была выбрана система DIRECTUM, как наиболее подходящая по всем требованиям. Важную роль в принятии окончательного решения сыграло наличие успешных внедрений DIRECTUM в других крупных компаниях энергетической и нефтегазовой сферы.

На втором этапе тендера выбирался исполнитель проекта. В результате право на выполнение работ по внедрению получила компания Akelon, Сертифицированный партнер компании DIRECTUM.

Проект внедрения стартовал весной 2010 года. Перед проектной группой, в которую вошли сотрудники Akelon и ИТ-специалисты, руководители подразделений и эксперты-предметники Группы Е4, были поставлены следующие задачи:

• создание электронного архива;
• автоматизация договорного управления;
• автоматизация делопроизводства и контроля за исполнением поручений;
• организация управления совещаниями;
• внедрение механизма управления показателями эффективности.

Для решения данных задач решено использовать функционал Базовых модулей DIRECTUM, а также модулей "Канцелярия", "Управление совещаниями", "Управление договорами" и "Управление показателями эффективности".

В ходе проекта в электронный вид перейдет работа со служебными записками, повестками и протоколами внутренних совещаний. Будет полностью автоматизирован процесс согласования писем и организационно-распорядительной документации, в котором участвует большое количество ответственных сотрудников Группы. При автоматизации работы секретарей в системе будет учитываться децентрализованная модель регистрации корреспонденции. Данная модель позволяет регистрировать входящие/исходящие документы в тех подразделениях, в которые они поступают. Также для быстрой идентификации бумажных документов будет использоваться решение DIRECTUM RapID.

В рамках проекта специалисты компании Akelon выполнят интеграцию с системой 1С: Предприятие. Также наряду с внедрением DIRECTUM в Группе Е4 будет усовершенствована система менеджмента качества. Таким образом, модернизация бизнеса Группы Е4 будет проходить одновременно и в области повышения качества работы, и в области оптимизации взаимодействия.

Завершение проекта запланировано на сентябрь 2010 года. К моменту перевода в промышленную эксплуатацию в системе будут работать 300 пользователей – сотрудники московских подразделений компании и топ-менеджмент. Удаленные сотрудники, находящиеся в командировках и на объектах, получат возможность работать в DIRECTUM через веб-доступ. В дальнейшем, в рамках развития проекта, количество автоматизированных процессов и пользователей системы будет увеличено.

Информация о компании Akelon
Akelon (www.akelon.com) – компания, предоставляющая комплексные услуги в сфере консалтинга и внедрения бизнес-приложений, начиная от управленческого консалтинга и заканчивая автоматизацией конкретных бизнес-процессов. Основными направлениями деятельности компании являются: