АО «Главкосмос» переходит с бумажного документооборота на Directum

Дочернее предприятие государственной корпорации по космической деятельности «Роскосмос» завершило автоматизацию процессов внутреннего документооборота и канцелярии. Компания TANAIS, сертифицированный партнер Directum, внедряла решения итерациями, чтобы заказчик мог быстрее оценить результаты.

АО «Главкосмос» более 30 лет продвигает достижения российской космонавтики на мировые рынки и координирует сложные международные проекты. Сегодня АО «Главкосмос» успешно ведет внешнеэкономическую деятельность в области ракетно-космической техники, участвует в организации и проведении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.

Космическая отрасль активно развивается, и АО «Главкосмос» успешно реализует международные контракты. Организация проектов – это всегда большой объем документации, а сопутствующие процессы документооборота должны быть максимально быстрыми. Чтобы повысить прозрачность хода работ и по возможности отказаться от бумажных экземпляров, руководство компании приняло решение о внедрении системы Directum.

Инициатором внедрения электронного документооборота выступил генеральный директор АО «Главкосмос». При выборе решения оценивались функциональные возможности, интерфейс, стоимость и подход к внедрению.

Компания TANAIS предложила итерационную технологию внедрения. Так заказчик быстрее видит результаты проекта и полностью контролирует бюджет. На каждой итерации собирались требования к внедряемому решению. Пользователи начали работать с уже настроенной и адаптированной системой. На первой стадии в электронный вид была переведена работа с входящими и исходящими письмами, поручениями руководства. На второй стадии автоматизирована работа с приказами, распоряжениями и служебными записками.

Руководители и ключевые сотрудники АО «Главкосмос» активно используют мобильные приложения Directum Jazz и Directum Solo. Благодаря удаленному доступу к информации и задачам, они могут оперативно подключаться к решению важных вопросов.

Сегодня 95% сотрудников, это порядка 100 человек, используют систему электронного документооборота в своей повседневной деятельности. Данные о пользователях передаются в Directum из службы каталогов Active Directory. Все электронные документы хранятся в едином файловом хранилище, сотрудники могут обращаться к ним в любое время в соответствии с правами доступа.

С внедрением системы процессы стали более контролируемыми. Некоторые виды документов теперь создаются исключительно в электронном виде, например, служебные записки, которые составляют немалую часть общего документооборота компании. 

В планах АО «Главкосмос» автоматизация договорной и закупочной деятельности с использованием УКЭП, интеграция с системой электронного документооборота «Роскосмоса».