АО «РОСПАН ИНТЕРНЕШНЛ»: локальные нормативные документы в ECM-системе

Продолжается развитие Directum в дочерних обществах ПАО «НК «Роснефть». Для АО «РОСПАН ИНТЕРНЕШНЛ» разработано специальное решение по управлению локальными нормативными документами. Теперь все сотрудники получили быстрый доступ к актуальным версиям документов в привычной структуре.

Задачи развития системы

АО «РОСПАН ИНТЕРНЕШНЛ» — один из ключевых газовых активов ПАО «НК «Роснефть» в ЯНАО. Сотрудники работают с документами в Directum уже с 2012 года. Возможности ECM-системы помогают обрабатывать и контролировать договорную и проектную документацию, входящую и исходящую корреспонденцию, приказы, распоряжения, служебные записки и протоколы совещаний.

Важным направлением развития автоматизации, которое требует и ПАО «НК Роснефть», стало соблюдение норм и правил по большому количеству локальных нормативных документов (ЛНД) с требованиями охраны окружающей среды, техники безопасности, основной деятельности и т.д. Доступ к актуальным документам должны были получить все сотрудники. Поэтому 1 июля 2016 года в АО «РОСПАН ИНТЕРНЕШНЛ» стартовал очередной проект.

Новое решение

Перед командой была поставлена задача автоматизировать работу с локально нормативной документацией как Общества, так и компании ПАО «НК Роснефть». Систему Directum было необходимо подстроить под жесткие, уже существующие в головной компании регламенты.

После исследования процессов и правил, было выполнено проектирование и разработка специального инструмента. Построенное на базе Directum решение поддерживает полный цикл работы с ЛНД от планирования создания до ввода в действие. И позволяет снизить количество ручных операций, увеличить скорость обработки документов и минимизировать риски «человеческого фактора».

Тесная связь с модулем «Канцелярия» Directum позволяет контролировать исполнение поручений, связанных с нормативными документами, на каждом этапе:

Для удобной работы специалистов весь фонд локальной нормативной документации АО «РОСПАН ИНТЕРНЕШНЛ» был перенесен в систему Directum еще до запуска решения. Была сохранена ранее организованная структура папок с документами.

Результаты внедрения

В Directum автоматически формируется фонд ЛНД, где документы распределяются в зависимости от стадии жизненного цикла: утвержденные, находящиеся в разработке и т.д.

Автоматизированы процессы, которые раньше приходилось выполнять вручную:

• формирование плана-графика по работе с ЛНД;
• создание отчетов по требованию головной компании в различных разрезах;
• формирование связей документов, например, приказа о вводе или отмене с самим документом;
• вынесение информации о документе в водяных знаках и колонтитулах (стадия, факт печати и т.д.).

Также автоматически формируются важные уведомления:

• о приближении сроков исполнения заданий по ЛНД;
• задания на разработку/актуализацию ЛНД;
• о вводе в действие, изменении или отмене ЛНД.

Все дискуссии сотрудников ведутся в едином информационном пространстве Directum, любой работник видит актуальную версию документа, специалисты отдела по работе с ЛНД ведут реестры ЛНД Общества и ПАО «НК Роснефть», автоматически создаются письма в головную компанию по установленным шаблонам.