Бухгалтерский архив: как хранить документы без штрафов
Обычно большую часть архива в компании занимает бухгалтерская документация. Если при проверке или требовании ФНС оригинал финансового документа отсутствует или нарушено его содержимое, то руководству компании или главному бухгалтеру грозят штрафные санкции. Поэтому важно знать, как эффективно для бизнеса вести бухгалтерский архив.
Особенности хранения документов в бухгалтерии
Архивирование в компании не должно противоречить нормам законодательства и внутренним нормативным актам. Сегодня организации сами определяют, в каком виде им хранить оригиналы — в бумажном или электронном. Но большинство учетных документов всё же можно оформлять и сохранять в цифре.
Независимо от вида документа, важно сохранить его для подтверждения легитимности финансовых операций. Ценность архива бухгалтерских документов для предприятия заключается в том, что он связан с сутью бизнеса — движением денежных средств. Обязательному хранению подлежат:
- договоры по финансовым операциям;
- первичные, кассовые и банковские документы;
- книги учета доходов и расходов;
- налоговые декларации;
- учетная политика организации;
- данные об инвентаризации;
- бухгалтерская отчетность;
- расчеты по страховым взносам и заработной плате;
- другие документы, связанные с хозяйственной и финансовой деятельностью.
По закону срок хранения первичных документов — до 5 лет с момента проводки или последнего использования бухгалтером. Документы, подтверждающие сведения о доходах физических лиц, хранят 50–75 лет, а годовую бухгалтерскую отчетность — бессрочно. Срок хранения отсчитывается с 1 января следующего года.
Некоторые организации продолжают держать учетные документы в архиве после истечения срока, чтобы избежать случайного уничтожения ценной информации. Хранение бухгалтерских документов меньше положенного времени влечет серьезные штрафы.
Последствия неправильной организации хранения учетных документов
Если компания не представит запрашиваемые документы в ФНС или занизит сумму налогов, то ответственное лицо понесет наказание:
| Нарушение | Санкции |
|---|---|
| Неправильное архивное хранение первичных документов и недостача их в отчетности (КоАП РФ ст. 15 п. 11) | Штраф 10 тыс. рублей. Административный штраф должностных лиц (директор или главный бухгалтер) от 5 тыс. до 10 тыс. рублей |
| Отсутствие отчетной документации для начисления и оплаты необходимых налогов и сборов (ст. 120 НК РФ) и выявление снижения базы и суммы налогов | Штраф 20% от неоплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей |
| Непредставленный в срок документ по требованию проверяющих органов (п. 1 ст. 126 НК РФ) | Штраф 200 рублей за каждый непредъявленный документ |
| Непредставленный документ или подача неверной информации для встречной проверки (п. 2 ст. 126 НК РФ) | Штраф 10 тыс. рублей |
| Отсутствие учетного документа, подтверждающего расходы (ст. 122 НК РФ) | Снятие расхода и штраф 20% от суммы доначисленного налога |
Организация бухгалтерского архива
Сохранить достоверную информацию в документе на протяжении всего его жизненного цикла можно при соблюдении правил архивирования:
| Читаемость | При передаче учетных документов на архивное хранение важно учитывать формат и возможность чтения, интерпретации и отображения информации с течением времени. Средства для воспроизведения должны оставаться в компании до уничтожения документа. |
| Структурность | Важнейшее требование к архиву бухгалтерской отчетности — оперативный поиск данных по запросу проверяющих органов. Быстро найти документ в хранилище можно с помощью описи, маркировки или других идентификационных признаков. |
| Связанность | Все документы по сделке должны быть связаны между собой и содержать актуальные ссылки. Если организация хранения учетных документов выполнена правильно, сотрудник сможет быстро найти данные по определенной операции и собрать весь комплект документов. |
| Защищенность | Всю ответственность за потерю, повреждение, утечку и изменение информации несет владелец документа. |
В чем различия хранения бумажных и электронных документов?
Для бумажных — нужно специальное помещение. Создавать и содержать такой архив сложно и дорого, поэтому наиболее прогрессивные организации стремятся от него избавиться. Чтобы сохранить оригиналы на бумаге, важно защитить их от кражи, пожара, затопления и прямых солнечных лучей. Плюс на поиск необходимых данных уходит много времени, что может повлиять на результат налоговой проверки.
Хранение электронных бухгалтерских документов можно организовать в цифровой среде. Сотрудникам не нужно делать рутину: формировать комплекты документов, подшивать их в архив, искать требуемые папки в пыльном помещении. Свободное время бухгалтер может потратить на анализ, консультирование или обучение. А большие затраты на оргтехнику и расходники, содержание архивных помещений и курьерскую доставку уходят в прошлое. Потерять или повредить документ практически невозможно. Количество ошибок при переносе данных сводится к минимуму, особенно если за бухгалтера первичку обрабатывает искусственный интеллект.
Часто компании переходят на обмен электронными документами после соответствующего приглашения контрагента. Государство также продвигает инициативы по удаленному взаимодействию и уже принимает отчеты в цифре. Сегодня система налогового мониторинга открывает доступ ФНС к первичке налогоплательщика через учетную систему или витрину данных. Такой способ обмена возможен при хранении всех бухгалтерских документов в электронном виде.
Где хранить электронные бухгалтерские документы
- на внешних носителях: способ не самый надежный, так как диск или флешку легко повредить, потерять, взломать. Обязательно нужно сохранять программы для просмотра документов и контролировать актуальность формата;
- локально на ПК: архив представляет из себя сетевую папку на компьютере, с которой работают все сотрудники. Обычно управлять таким хранилищем сложно, а настройки доступа не страхуют от случайного изменения или удаления файла;
- в облачном хранилище: работать в таком архиве можно удаленно, но обязательно нужен выход в интернет. Хранение электронных учетных документов выполняется на специальном веб-сервере, доступ к которому защищается паролем. Если документооборот ведется через операторов ЭДО, то чаще всего они сохраняют копии юридически значимых документов в облаке;
- в архиве на базе информационной системы: хранить можно оцифрованные копии бумажных документов и электронные оригиналы, поступившие через операторов ЭДО. Доступ к файлам ограничивается самостоятельно. Электронный бухгалтерский архив помогает автоматизировать контроль сроков хранения документов и их уничтожение.
Современный финансовый архив
На подготовку и выгрузку первичных учетных документов к налоговой проверке уходит много времени, потому что данные хранятся в разных системах или на полке стеллажа. Для этого бухгалтер копирует или запрашивает экземпляры у контрагента.
При организации электронного архива бухгалтерских документов нужно взять на вооружение правила:
- Автоматизированный документооборот. Процесс получения, обработки, согласования, возврата и хранения документов должен быть непрерывным.
- Централизованный архив бумажных и электронных оригиналов. Хранение первичных документов, поступающих из разных источников, ведется одном месте. Такой архив поможет организовать удаленное взаимодействие с налоговой.
- Юридическая значимость. Легитимность документов подтверждается электронной подписью.
- Легкость в использовании. Удобный и понятный интерфейс архива поможет пользователям быстро находить запрашиваемые контролирующими органами учетные данные.
- Безопасность. Чтобы исключить потерю документов и утечку информации, важно разграничить доступ к данным в соответствии с регламентом компании.
Цифровой архив на практике
Кейсы компаний, перешедших на хранение первичных учетных документов в электронном виде, подтверждают сокращение расходов на архивные помещения и выплату штрафов и пени. АО «Теплоэнерго» уже выбрала для себя финансовый архив Directum, что снизило затраты на бумажное хранение документов и помогло подготовиться к вступлению в налоговый мониторинг.
Больше подробностей о возможностях решения «Финансовый архив» и кейсах российских компаний, выбравших централизованное хранение бухгалтерских документов, можно узнать в описании.
