Артем Пермяков, руководитель группы перспективного развития
Полностью электронное взаимодействие — это отличительный признак цифрового предприятия и его основа. Если говорить про классическую автоматизацию, то она есть практически во всех современных компаниях: электронное взаимодействие офисных сотрудников — это уже пройденный этап. Нужно идти дальше!
Развитие ЕСМ-системы заключается как в расширении ее функциональности, так и в охвате новых групп пользователей, которые до этого не были вовлечены в цифровое взаимодействие. Так мы подключаем к работе в системе не только сотрудников ИТР, но и тех, кто не имеет постоянного доступа к персональному компьютеру: экспедиторы, водители, менеджеры залов, сотрудники в «полях», рабочие в цехах. Тех, кто так или иначе должен иметь доступ к корпоративному контенту, как минимум для ознакомления, но не может получить его с помощью стационарных компьютеров.
При этом в большинстве такие сотрудники могут работать через мобильные устройства.
Они могут использовать приложения корпоративных информационных систем, например, DIRECTUM Solo, DIRECTUM Jazz — приложение для работы с DIRECTUM.
Или использовать мессенджеры для взаимодействия с ЕСМ-системой. Почему важно говорить о чат-ботах и мобильности? 45% населения — младше 35 лет, 62 млн. человек — пользователи смартфонов, на которых установлены мессенджеры. Так называемое поколение Y, которое выросло вместе с мобильным телефоном, не отрываясь от него, уже становится полноценными работниками.
Так мы придем к тому, что документ станет электронным на всех этапах своего жизненного цикла: при согласовании, при подписании, при ознакомлении с ним.
Все сотрудники от директора до рабочего могут использовать мессенджеры, как средство доступа к корпоративной информации. Для каждого найдется свой кейс. Ниже разберем примеры работы с мессенджером неавтоматизированных сотрудников. Рассмотрим мессенджеры для работы, в первую очередь, с не конфиденциальной информацией, информацией общего доступа, которую можно с минимум рисков выносить на мобильные устройства.
А сейчас немного коснемся вопроса реализации, как мы видим это в DIRECTUM, и безопасности.
Наше решение — использование ботов в Telegram. В Telegram уже есть готовые технологии и платформа для создания ботов. Есть наборы методов, так называемые бот-API, которые позволяют быстро и просто автоматизировать множество функций.
Важно затронуть вопросы информационной безопасности. Мы выделили принципы обеспечения безопасность взаимодействия с DIRECTUM через боты:
Стоит остановиться еще на одном важном моменте. При стандартном внедрении корпоративной системы всегда есть большой блок обучения перед опытной эксплуатацией. Это залог успешного внедрения. Но пользователю все равно тяжело включиться в работу, всегда возникают вопросы: «как мне нажать ту или иную кнопку, как выполнить те или иные действия?»
С мессенджером все гораздо проще. Это привычный пользователю интерфейс — он легко и удобно начинает работать с системой. Бот становится неким визардом, который позволяет пошагово уточнять параметры заявки и не требует обучения. Это тоже положительный фактор массового использования мессенджеров.
Первое направление — это «исходящие» кейсы, когда процесс взаимодействия инициируется с мобильного приложения или клиентского устройства. Сообщение о больничном\форс-мажорах: вы можете отправить через бот сообщение «я заболел, иду в больницу, больничный будет позже». Он передает информацию не только руководителю, но и в отдел кадров. Или запрос документов (инструкций, чертежей, личных документов).
Подробнее остановимся на кейсе по созданию заявок в Telegram. Рассмотрим пример запроса справки 2-НДФЛ, которая бывает часто нужна сотруднику при получении кредитов, налогово-имущественного вычета и в других случаях.
Итак, начинаем общение с чат-ботом. Нажимаем кнопку «Сервисы». В следующем сообщении нам предлагается выбрать какой именно сервис мы хотим получить: запрос товарно-материальных ценностей, ремонт, пропуск, отгул, больничный, справку 2-НДФЛ.
Пользователь нажимает 2-НДФЛ. Далее бот спрашивает за какой период нужна справка. Выбираем «предыдущий год». Затем появляется сообщение с вопросом нужна ли копия трудовой книжки вместе со справкой. Отвечаем, что нет. Готово! Бот сформировал запрос.
В ЕСМ-системе ответственному бухгалтеру пришло задание на формирование справки 2-НДФЛ Иванову Ивану Ивановичу. После того, как бухгалтер подготовит справку, он выполнит задание и сотруднику придет сообщение, что можно забрать справку в кабинете № 705.
Здесь значительно сокращается время на получение корпоративной внутренней услуги, исключается лишнее взаимодействие с внутренними службами.
Все это — ускорение взаимодействия. Поколению Y гораздо проще и удобнее писать, чем звонить. Поэтому для многих использование мессенджера будет еще и снятием психологических барьеров.
Второе направление — «входящие» кейсы, когда инициатором выступает ЕСМ-система. Правильнее сказать когда процесс, запущенный в ECM, доходит до неавтоматизированного пользователя.
В системе DIRECTUM был обработан документ. По нему вынесена резолюция. Он прошел несколько этапов создания поручений. И, в конце концов, дошел до неавтоматизированного работника, который может как ознакомиться с документом, так и его выполнить — нажать «исполнено» или запросить продление срока.
Рассмотрим этот кейс на примере ознакомления с приказами по основной деятельности: приказ был подписан, зарегистрирован, начинается рассылка. Автоматизированные пользователи получают его в системе. Не автоматизированным приходит сообщения в боте:
Сотрудник получает документ — с ним нужно ознакомиться. Если по какой-то причине он проигнорировал сообщение, через день бот вежливо напомнит, что с документом все-таки надо ознакомиться. Если сотрудник опять забывает сделать это, бот его предупреждает: «Я пожалуюсь вашему руководителю на такое безответственное поведение». И если сотрудник все-таки не ознакомился с документом, то бот передает информацию руководителю.
Когда мы говорим о неконфиденциальных документах и о том, что риск отправки этого документа наружу невелик, мы его отправляем — это удобно для пользователя. В Telegram уже есть встроенный просмотрщик PDF. Пользователь его открывает, смотрит, читает.
Если документ конфиденциален и есть риск его утечки, можно размещать в сообщении только ссылку на внутренний портал. Документ зарегистрирован, размещен на внутреннем портале. В мессенджер приходит сообщение и ссылка, но ссылку сотрудник сможет открыть только находясь во внутренней сети предприятия. Возможны разные варианты реализации.
В вышеописанном примере мы можем провести аналогию с подписанием листа ознакомления с документом. В целом, можно отметить тренд либерализации работы с простыми электронными подписями и электронными документами. У нас есть методика введения внутренних регламентов работы с простой ЭП, которая соответствует законодательству.
Конечно, могут оставаться ограничения, риски информационной безопасности, и тогда может вступать другой инструмент доступа неавтоматизированных сотрудников — это терминалы, инфо-киоски. Пользователю, например, приходит sms-сообщение: «На Ваше имя поступил документ какой-то, необходимо ознакомиться». Он идет к такому терминалу, авторизуется там и открывает документ. Так же может использовать двухфакторную аутентификацию, чтобы снизить риск того, что под этим пользователем будет работать его коллега.
Видится, что мобильные устройства, как доступ к корпоративным системам, будут развиваться. Все больше пользователей будет работать именно с мобильных, и все меньше — с персональных компьютеров.
Развитие будет идти в направлении повышения интеллектуальности, когда бот будет общаться с пользователями на естественном языке, будет использовать различные интеллектуальные механизмы подготовки ответов и так далее.
Источник: ECM-Journal