Что такое электронный документ?
Работать с электронными документами удобно и выгодно. Но использовать их повсеместно пока не получается из-за недоработок законодательства, к тому же у некоторых людей все еще есть опасения по поводу надежности и легитимности такого формата. Разберемся, в чем суть электронного документа, когда можно отказаться от бумаги и как обеспечить юридическую значимость договоров, счетов-фактур и т.д.
Электронный документ — это документированная информация, хранящаяся на цифровом носителе и передающаяся по телекоммуникационным каналам связи. Человек воспринимает ее с помощью специального ПО и электронных вычислительных машин.
Согласно статье 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронный документ равнозначен бумажному и обладает такой же юридической силой после заверения электронной подписью (ЭП).
Виды электронных документов
По способу оформления они делятся на два типа:
- изначально созданные в электронном виде и заверенные ЭП;
- созданные на бумаге, заверенные графической подписью и печатью, впоследствии отсканированные.
Первые называют электронными документами, а вторые — электронными образами документов или скан-копиями. Они очень похожи, но есть несколько важных отличий.
| Электронный документ | Образ | |
|---|---|---|
| Способ создания | Оформляется сразу в электронном виде. | Сначала оформляется на бумаге, затем сканируется и записывается на цифровой носитель. |
| Способ заверения | Электронной подписью. | Бумажный экземпляр — графической собственноручной подписью и печатью. Скан-копия — электронной подписью. |
| Подписанты | Лицо, уполномоченное заверять документы соответствующего типа. | Лицо, уполномоченное заверять образы. Подписант может не иметь полномочий для оформления бумажных документов аналогичного типа. |
| Юридическая сила | Обладает юридической силой и равнозначен бумажному аналогу, если был создан и подписан в соответствии с требованиями законодательства. | Не заменяет оригинал, даже после заверения электронной подписью. |
К электронным документам предъявляются те же требования, что и к бумажным. Они касаются оформления, перечня реквизитов, выбора подписантов, длительности хранения и многого другого. Есть также особые условия обеспечения легитимности именно цифровых документов:
- оформление в единственном экземпляре без предварительного документирования на бумаге;
- использование формата, установленного надзорным органом или организацией;
- подписание электронной подписью лица, указанного в качестве подписанта.
Судом устанавливаются требования к принимаемым документам. Они передаются как отдельные файлы, к которым присоединяются метаданные (электронные подписи, реквизиты), которые тоже содержатся в отдельных файлах. Все конвертируется в единый формат, установленный судом.
Форматы электронных документов
Формат — это структура содержательной части. Он определяет расположение полей, перечень подписантов. Документы делятся на два типа: формализованные (структурированные) и неформализованные (неструктурированные). Формат первых строго определен ФНС и Росстандартом:
- электронные документы — XML;
- образы — JPG, TIFF, PDF, PNG.
Если правильно все заполнять и заверять, информация распознается автоматически при поступлении в надзорный орган. Это уменьшает время рассмотрения обращений.
Неформализованные документы не подлежат массовой обработке, участники ЭДО сами определяют структуру содержательной части. При этом учитываются только требования 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Особые требования предъявляются к формату электронных документов долговременного хранения. Они должны быть доступны для ознакомления и представления в суде десятки лет. Для этого перед отправкой в архив их конвертируют в формат PDF-A. Такие файлы содержат все необходимое для воспроизведения и не обращаются к сторонним базам данных. Документы удастся прочесть, даже если сильно изменятся технологии.
С какими документами можно работать в электронном виде?
Цифровизация охватывает все больше сфер деятельности. Компании активно переходят на ЭДО с государственными органами, контрагентами и сотрудниками. Много документов уже можно оформлять в цифре.
Договоры, контракты, соглашения
Согласно ГК РФ 434, заключить договор, обменяться протоколами разногласий или оформить дополнительное соглашение с контрагентом можно с помощью ЭДО. Главное условие — доказать, что документ исходит от указанного в нем физического или юридического лица. Для этого при заверении используется усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись. Она идентифицирует личность владельца (подписанта) и помогает убедиться, что после подписания реквизиты не менялись.
Кадровые документы
Дополнительные условия касаются кадровой документации. Эксперимент Минтруда показал, что ЭДО с сотрудниками удобен, компании с энтузиазмом переходят на него. С ноября 2021 года, после внесения поправок и дополнений в трудовое законодательство можно обмениваться многими видами электронных документов не только с дистанционными, но и со всеми остальными работниками. В цифру переведены трудовые договоры, заявления на увольнение, графики отпусков, приказы о переводе сотрудников.
Но до сих пор должны оформляться на бумаге журналы по инструктажам, акты о несчастных случаях на производстве и приказы об увольнении.
Первичные учетные документы
В 402-ФЗ прописаны требования к первичным учетным документам. Они могут быть как электронными, так и бумажными. Оформляются после совершения факта хозяйственной жизни. Даже если оригинал документа в электронном виде, возможно, его придется представить в государственные органы именно на бумаге. Для этого цифровой оригинал распечатывают и заверяют графической подписью и печатью, из-за чего не получается полностью перейти на ЭДО при оформлении первичной учетной документации, и иногда ее приходится дублировать на бумаге.
Отчетность
Вся бухгалтерская и налоговая отчетность может оформляться на цифровом носителе. Она заверяется КЭП и передается в ФНС с помощью оператора ЭДО или через сайт ФНС.
Обращения в гос. органы и суды
Некоторые ведомства реализовали подачу обращений через систему ЭДО. Это доступно как физическим, так и юридическим лицам. Можно воспользоваться услугами оператора ЭДО или личным кабинетом гос. органа. С каждым годом становится все меньше ведомств, принимающих исключительно бумажные документы, появляются удобные личные кабинеты для физических и юридических лиц.
Суды уже принимают любые материалы, переданные по телекоммуникационным каналам связи. Это может быть как оригинал, так и образ. Первый обязательно заверяется КЭП, а второй — любой электронной подписью.
Что потребуется для организации электронного документооборота?
ЭДО бывает внутренним и внешним. Первый тип — это обмен документами внутри компании. Для его организации потребуется система электронного документооборота (СЭД). Она упрощает работу с документами и используется в качестве оперативного хранилища информации.
Для обмена юридически значимыми документами с контрагентами придется воспользоваться услугами оператора ЭДО. Это сторонняя организация, выступающая в роли посредника между участниками ЭДО. Она обеспечивает шифрование данных, контролирует отправку и доставку электронных документов, следит за соблюдением требований законодательства, проверяет информацию обо всех подключенных к системе юридических лицах, хранит сведения о действиях с документами, выступает в роли независимой стороны в спорных ситуациях.
Электронные документы — это удобно. Они быстрее оформляются, мгновенно передаются контрагентам или направляются в государственные учреждения, обеспечение их сохранности в течение длительного времени (в отличие от бумажных экземпляров) требует меньших затрат. Поэтому сейчас компании переводят бизнес-процессы в цифровой вид.
«С каждым годом становится все меньше белых пятен в нормативной базе по ЭДО, законы постепенно адаптируются к новой цифровой реальности. Уже признана юридическая значимость многих видов электронных документов. Возможно, вскоре можно будет полностью перевести работу некоторых сотрудников в цифру и забыть о бумажных договорах и актах.»
