Цифровизация договорной работы и импортонезависимость с Directum RX в Систэм Электрик

Directum

Александр, расскажите, пожалуйста, несколько слов о компании Systeme Electric, о том, чем она занимается.

Александр

Добрый день, спасибо большое за вопрос. На самом деле все больше знают систему электрик как Schneider Electric, мы были частью большой глобальной группы. И после всем известных событий локальному менеджменту было передано управление на территории России и республики Беларусь. Менеджмент взял в управление шесть компаний, тем самым продолжив наследие глобального Schneider на территории России и Республики Беларусь.

Мы производим розетки, электромоноблоки, другое электротехническое оборудование. Каждая вторая розетка, произведенная в России, выпущена на нашем заводе.

Directum

Отлично, спасибо большое. Скажите, пожалуйста, какими были предпосылки проекта внедрения специализированной информационной системы для управления процессами и документами? Правильно ли понимаю, что во главе угла фактически стояло импортозамещение.

Александр

Да, действительно так. Санкции очень сильно повлияли вообще на всю структуру компаний и, в частности, на IT решения. Мы пользовались глобальным ПО, но после того, как наша глобальная группа [Schneider Electric] приняла решение об отделении бизнеса в России и Республике Беларусь, была поставлена задача по переходу на импортозамещенное программное обеспечение.

Собственно говоря, это и стало предпосылкой для поиска на российском рынке достойного кандидата.

Directum

Расскажите, пожалуйста, по каким критериям вы выбирали систему, помимо очевидного требования к импортонезависимости?

Александр

На самом деле этим нельзя пренебрегать. Этот критерий встал во главу, и наше российское ПО, в том числе Directum RX поддерживает Postgree [SQL] и может работать на линуксовых серверах. Это было одним из [важнейших] критериев, я не буду врать. А другие критерии — это хорошая коробка, которая может быстро быть доработана под нас.

Это в том числе инструменты low-code и no-code. Это сильное сообщество. Мы увидели, что у Directum более 3000 клиентов, и в том числе некоторые наши коллеги в других компаниях работали с Directum и положительно отзывались [о системе Directum RX].

Безусловно, одним из критериев было то, что компания Directum постоянно идет в ногу со временем, юридически поддерживает все тренды, которые на рынке нашем в электронном документообороте есть. Такие тренды, как ЦП физического лица, такие, как машиночитаемая доверенность. Вот, наверное, такие критерии были основой выбора.

Directum

Спасибо большое за ваш ответ. Скажите, пожалуйста, какие задачи были для вас приоритетными на проекте? И, раз уж мы коснулись этой темы, расскажите о том, какие из них удалось закрыть из коробки, а для каких, может быть, потребовались доработки и насколько легко их было реализовать в системе Directum RX.

Александр

На самом деле задача была достаточно просто сформулирована и звучала следующим образом. Мы должны были заместить за четыре месяца глобальную систему в договорных процессах и перенести архивные данные [в новую систему]. Так вот первая часть — заместить договорные процессы и все матрицы согласования, а у нас они зависят от многих критериев. Это удалось реализовать штатными техническими средствами Directum RX.

По поводу архивных данных. Для нас компания Avis Expert, которая вместе с нами помогала внедрить систему Directum RX, разработала специальный механизм по миграции не только тел документов, но также всей информации о них и, более того, листов согласования, что важно было для аудита и других задач.

Directum

Раз вы упомянули нашего партнера, компанию Avis Expert. Не могли бы вы рассказать о том, как вам удалось выстроить взаимодействие на проекте, поскольку работало фактически две команды. Команда Systeme Electric и команда Avis Expert. Насколько эффективным было взаимодействие?

Александр

Для нас формат удаленного взаимодействия на этот момент уже был достаточно понятен. После ковидных времен это не было чем-то особенным. Avis располагается в Питере, мы располагаемся в Москве. Мы договорились о том, что будет удаленный формат взаимодействия, хотя коллеги приехали на опытную промышленную эксплуатацию к нам в офис и очень сильно помогли на этапе Hypercare [этап внедрения, который длится до полного перехода ИТ-решения в штатный режим работы]. Я могу отметить следующее ключевые моменты.

Первый — это несменяемость команды. У нас были другие проекты по импортозамещению. И там были кейсы, когда сменялся руководитель проекта, либо сама команда, потом возникала проблема в передаче знаний, в потере каких-то требований. Здесь команда как со стороны Avis, так и со стороны Systeme Electric была одна. И мы вместе работали на протяжении всего проекта.

Второй момент. Мы хорошо подготовились, прежде чем вступать в проект. Команда со стороны Систэм Электрик прошла специализированные курсы, в том числе я прошел курсы администратора, и это позволило нам общаться на одном языке, потому что в глобальной системе, которая была до этого используются совершенно другие термины, совершенно другая логика.

Ну и третий, наверное, самый значимый элемент успешного взаимодействия. То, что мы шли строго по технологии, постоянно сверялись, отстаем мы или, наоборот, опережаем. И мы в итоге действительно опередили график. Я очень благодарен команде Avis, что всегда держала руку на пульсе и помогала нам во время проекта.

Directum

Отлично. Вы упомянули, что внедрение заняло всего 4 месяца. Можно сказать, что это молниеносный проект. Расскажите, пожалуйста, как удалось в такой краткий срок реализовать достаточно масштабное начинание, какие этапы можно выделить основные, как в целом проходил проект?

Александр

Этапы здесь достаточно классические, это анализы проектирования, настройка системы, тестовая эксплуатация, обучение пользователей, промышленная эксплуатация, вывод в промышленную эксплуатацию.

Наверное, ключом успеха было то, что мы потратили очень много сил на это. Надо сосредоточиться на одном максимум двух проектах, то есть чтобы и со стороны Avis, и со стороны Систэм Электрик команды включались полностью. Я тут хочу заметить, что с нашей стороны значит был небольшой минус во время внедрения: мы изменяли требования.

Как я ранее заметил, у нас есть матрица согласования, которая зависит от категории договоров, от суммы, от валюты, от того является резидентом наш контрагент или не является. Вот эта матрица видоизменялась в процессе внедрения и это чуть-чуть увеличило проект во времени. То есть одним из важных факторов является то, что, когда компания вступает в проект, они [заказчики] уже четко знали, чего они хотят.

Мы пошли на компромиссы в итоге и успели [завершить проект] в срок. Это к тому, что важно хорошо быть подготовленным. Что у нас и было. И 4 месяца это не что-то сверхъестественное. Особенно, когда у Directum RX есть хорошая коробка, в ней большинство процессов настроено. Мы не делали что-то с нуля, поэтому, я считаю, можно было даже и быстрее сделать.

Directum

Александр, такой вопрос. Я так понимаю, что в вашем случае потребность в замене системы была, продиктована вам. То есть изначально, если бы неизвестные всем события, вы, возможно, не стали бы в конкретный момент времени заниматься оптимизацией договорной работы. Но поскольку это произошло, расскажите, удалось ли оптимизировать по ходу проекта процессы, как они видоизменились и как они выглядят сейчас?

Александр

На самом деле, знаете, такой толчок он нужен был извне, потому что мы находились в некой зоне комфорта, нас все устраивало и дальше куда-то развиваться особо энтузиазма не было. И то, что вот этот толчок случился, позволило многое изменить к лучшему. Первое, у нас система документа оборота — легаси-система [полученная в наследство от головной компании], она была проверена только на двух компаниях из шести.

Когда мы запускали проект, мы на всех шести компаниях разработали процессы и охватили в единую структуру все компании, что позволило увеличить прослеживаемость.

Во-вторых, система Directum четко позволяет выстроить этапность процессов и проследить на каком этапе сколько времени затрачивается. То есть увеличилась прослеживаемость всех действий, а это позволяет быстрее проходить аудит. Есть комплаенс-отделы, которые проверяют соответствие всех процедур внутренним нормам.

Третье — это загрузка сотрудников. Буквально недавно был кейс. Мы с руководителем договорной работы сели и стали смотреть по сотрудникам во встроенном функционале через виджеты. Сколько тот или иной сотрудник берет задач, сколько он их выполняет. Оказалось, что один из сотрудников переполняет норму на 300%, а какой-то, наоборот, недозагружен.

Это позволило перераспределить функциональные обязанности и тем самым увеличить качество работы. Потому что мы все знаем, что когда на сотрудника наваливается огромное количество задач, качество теряется. И, наверное, еще один момент. Это постоянное улучшение со стороны самой системы.

Предыдущая система, чуть раскрою, она была написана нашими глобальными коллегами. Она не учитывала российские реалии, российское законодательство, а тут, значит, удачно совпало с переходом на эцп [электронную подпись] физического лица с МЧД [машиночитаемой доверенностью]. Мы вовремя перешли на Directum, который все это поддерживает.

Directum

Отлично, давайте немножко поговорим про пользовательский опыт, про рядовых сотрудников. Есть ли какие-то фишки в системе, которые сотрудники оценили больше других и как в целом происходил для них переход, быстро ли они освоились в новой системе, какие мероприятия вы провозили для того, чтобы этот транзит был максимально гладким.

Александр

Спасибо большое за вопрос. На самом деле это такая заезженная история с пользователями, потому что есть те, кто быстро адаптируется, осваиваются и принимают все новое, хотят это попробовать первыми. И они, такие ключевые игроки, помогают остальным вовлечься. Мы на них сделали упор, включили в тестовую эксплуатацию, обучили прежде всего. Они прошли курсы от Directum по базовому использованию самой системы.

То есть первые, кто попробовал, это ключевые пользователи. После этого уже в начале промышленной эксплуатации благодаря нашим коллегам из Avis Expert, которые провели несколько сессий как для инициаторов, так и для согласующих, мы решили разделить их в разные группы. 80% [участников] сказали, что все понятно.

Из них, процентов сорок начало пользоваться, и у них вопросов не возникло. Это согласующие, потому что им стоит просто нажать на кнопку. У нас это действительно так, потому что мы используем согласование по почте, к согласующему приходит письмо с двумя кнопками согласовать или отказать, и он нажимает, даже с телефона, эту кнопку, и у него все хорошо.

Возникли некоторые вопросы с инициаторами. Команда Avis, которая к нам приезжала, очень, помогала все оперативно решать. И в последующем мы написали, часто задаваемые вопросы. У нас есть инструкции, записи тренингов. Тем самым мы позволяем пользователям. Главное войти в пользование системы. Более того, система логична, и там понятно, что [кнопка] «Создать» — это создать договор, [кнопка] «Отменить» — отменить договор, нет двойственных трактовок.

Directum

Вы уже упомянули о некоторых результатах достигнутых, но если резюмировать, то какими результатами вы гордитесь больше всего, какие вам кажутся самыми яркими?

Александр

Яркий результат такой, что в три раза сократилось время согласования договора. Все процессы во всех компаниях выровнялись и стали прослеживаемыми. Полностью все наши договорные процессы максимально автоматизированы. Мы используем электронный документооборот повсеместно. И Directum позволяет в ногу со временем это технически реализовывать. И четвертое — это видимость загрузки сотрудников, особенно тех, которые постоянно работают с контрактом.

Directum

Я считаю, что это прекрасные результаты. Надеюсь, что вы со мной согласны. И, конечно же, хотелось бы еще спросить вас о планах дальнейшей цифровой трансформации. Кроме того, вы несколько раз упомянули машиночитаемую доверенность в ходе нашей беседы. Сейчас это достаточно интересная история, которая развивается прямо на наших глазах. Хотелось бы спросить, какой у вас опыт работы с МЧД? Насколько плотно вы сотрудничаете с этим инструментом уже сейчас? И как в дальнейшем планируете интегрировать его в свою работу?

Александр

На самом деле, тут многое завязано нашего партнера СКБ Контур, потому что мы пользуемся их сервисами, упрощённым выпуском цифровой подписи КЦР, упрощённым выпуском машиночитаемой доверенности, Контур Доверенность. И недавно прошла новость, что Directum поддерживает через API связь с сервисом Контур Доверенность. Сейчас собираемся переходить, обновляться до более новой версии Directum RX, которая поддерживает эту интеграцию.

Все наши пользователи, их порядка 130 штук, имеют в выпущенные машиночитаемые доверенности. На данный момент мы их вносим вручную в Directum, дублируя из Контур Доверенности. После обновления этот процесс автоматизируется.

Поэтому наши пользователи, они сначала, конечно, удивились, почему ФНС ввело такое новое правило, но тем не менее мы им показали, что ничего сложного здесь нет, что эта схема, она даже более безопасна, чем была до этого, и сейчас никаких вопросов нет.

Directum

Хотелось бы уточнить. Вы уже определились на текущий момент с какими-то сферами, на которые распространится цифровизация? Поскольку Directum предлагает целую экосистему решений. Может быть, что-то для себя вы уже присмотрели?

Александр

На самом деле, да, мы даже не только присмотрели, но уже и закупили. Есть модуль делопроизводства, который регулирует внутренний документооборот. Изначально компания была французской, там не было никаких приказов, исходящих, входящих писем. Но сейчас мы стали локальной компанией, и мы уже, как я сказал, закупили этот модуль, и пользователи потихонечку осваивают, мы настраиваем процессы внутренних положений, приказов и так далее.

Опять же, про внутренний документ оборот, мы выбрали Directum в качестве провайдера КЭДО, кадровый электронный документооборот. Сейчас мы в процессе внедрения, коллеги из Avis тоже нам помогают. У нас есть некоторая особенность в проекте, мы не напрямую связываем Directum RX с 1С или с другими системами, а через специальное решение «шина данных». В больших компаниях знают, что это такое, через нее проходит вся информация, агрегируется, очищается и передается дальше.

Также мы оценили, что Directum RX поддерживает онлайн редактирование документов с помощью онлайн офиса, и пошли дальше, мы попросили, и Directum пошел нам навстречу, он обновил это решение. И сейчас мы используем шаблоны, то есть пользователи заполняют только отдельные поля, а другие поля заполняются автоматически. В общем, мы применили много решений и хотим еще больше.

Третий пункт, помимо внутреннего делопроизводства и КЭДО, это интеллектуальная обработка документов. Мы сейчас поняли, что за этим будущее, и планируем внедрять Ario.

Directum

Отлично. Я вижу, что планов у вас очень много. Я благодарю вас за эту беседу. Надеюсь, что в будущем мы с вами обязательно еще раз встретимся, и вы расскажете уже о результатах внедрения делопроизводства, настройки кадрового, электронного документооборота и других новинок. Спасибо вам большое и удачи в дальнейших проектах по цифровизации.

Александр

Спасибо!