Мы перевели в ЭДО 80% документов из всех, передаваемых в ОЦО
Клиент Directum, компания АЛРОСА, победила в конкурсе и премии Центра компетенций ОЦО «Лучший ЭДО в России и СНГ 2023» в номинации «Лучший ЭДО в бухгалтерии». Анастасия Рыбакова, начальник отдела автоматизации бизнес-процессов, АЛРОСА, рассказала CFO Russia о задачах проекта и принципах согласования внутренних документов, а также поделилась результатами проекта на сегодняшний день.
«Мы перевели в ЭДО 80% документов из всех, передаваемых в ОЦО».
Какие задачи вы ставили перед собой при внедрении проекта? Все ли из них удалось реализовать?
Наша глобальная цель — это внедрение последовательного процесса от автоматизации через цифровизацию к трансформации. Начать решили с внутреннего электронного документооборота по операциям, в которых максимальный документооборот. Внешний ЭДО уже развит в Группе АЛРОСА и частично сопровождается автопроводками.
Для внедрения внутреннего ЭДО запустили проект, в рамках которого решали несколько задач. Во-первых, разрабатывали методологию ЭДО, иными словами, некий свод правил, который позволяет очень быстро оценивать возможность и целесообразность перевода документов в ЭДО. Во-вторых, создали единую платформу для всей Группы АЛРОСА на базе Directum RX (российской интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами с набором готовых решений). В-третьих, создали единую базу полномочий, которая включает доверенности для подписания внешних документов, а также разработали инструмент автоматического создания маршрутов и прав на подписание внутренних и внешних документов.
Можете вкратце рассказать, сколько процентов или документов охвачено ЭДО? И какие документы конкретно вы переводили в ЭДО?
Мы проанализировали свой документооборот и увидели, что большое количество документов бизнес создает и передает в ОЦО по операциям, связанным с движением материалов (прием на склад, перемещение, списание в производство), а также по основным средствам (ввод в эксплуатацию, ликвидация, перемещение). Из всего объема документов, которые производство отправляет в ОЦО, для перевода в ЭДО мы взяли 20 видов документов по 17 бизнес-процессам, которые являются максимальным объемом (80% из всех, передаваемых в ОЦО). Это документы по операциям, связанным с движением материалов, основных средств и внутрихозяйственным операциям между структурными подразделениями.
По каким принципам вы выстраивали процесс согласования внутренних документов?
Как я уже говорила, мы разработали свою методологию на основании определенного пула документов. Итак, мы взяли 80% объема от внутреннего документооборота, проанализировали эти документы и определили для себя ряд принципов. В первую очередь выровняли формы документов для всей Группы АЛРОСА, зафиксировали в учетных политиках компаний. Далее проанализировали документы на достаточность «подписантов» и убрали из форм те, которые нам не нужны для подтверждения юридической значимости документа. Определили роли участников ЭДО, жестко зашив их в маршруты.
Таким образом мы выстроили матрицу, в которой четко прописано, какой ролью и электронной подписью подписывают тот или иной документ. На этапе разработки Методологии ЭДО решили использовать модель, сочетающую при подписании простую электронную подпись (ПЭП) и/или квалифицированную электронную подпись (КЭП). Каждый документ мы проанализировали на достаточность той или иной подписи с точки зрения юридических, налоговых и бухгалтерских рисков. В безрисковом подписании используем только ПЭП. А там, где есть налоговые риски либо требования законодательства, итоговой подписью выбрали КЭП.
Какими результатами вашего проекта вы можете поделиться на сегодняшний день?
Мы существенно сократили трудозатраты бизнеса. Сейчас наши сотрудники, формируя проводку по поступлению материала на склад, не печатают никакие документы, не выстраивают логистику, не бегают подписывать документ к руководителю. За них это делает система. Таким образом, для них это стал процесс с нулевыми трудозатратами. Все, что необходимо сделать, — нажать одну кнопку.
Полностью ушли затраты на стороне ОЦО. Электронный документ формируется автоматически по данным системы. И по факту, никаких рисков неправильности формирования первичного документа нет. Соответственно, отпадает необходимость проверки в ОЦО документа на правильность формирования, а также сканирования, размещения в архиве и привязки в проводке. Возьмем, к примеру, процесс прихода материала на склад. Раньше необходимо было сформировать документ, распечатать, подписать «мокрой» подписью у материально ответственного лица и руководителя, передать в ОЦО, и только после этого подтверждалась операция в складском учете. Теперь же это происходит одномоментно. И по факту время на отражение хозяйственной операции у нас сократилось более чем в 300 раз (с 1000 мин до 3 мин в среднем).
Кроме того, благодаря единой базе доверенности и автоматическому формированию матрицы полномочий мы интегрировались сразу со всеми кадровыми системами, которые позволяют вычислять полномочия того или иного лица и его возможность подписания документа. Т.е. система сама подставляет определенных «подписантов», исходя из атрибутов операции, и проверяет, может ли сотрудник подписать именно этот документ. Благодаря этому процесс стал прозрачным, полностью автоматизируемым и контролируемым.
Почему участие в Конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2023» важно для вашей компании?
Для меня и моей функции, которая занимается внедрением электронного документооборота, участие в Конкурсе — это возможность популяризовать ЭДО. В целом для нашей организации это еще одно подтверждение, что АЛРОСА — цифровая компания.
Источник: Центр компетенций ОЦО
