Цифровые договоры. Можно ли обойтись без них?

С ростом компании растет и количество контрагентов. С каждым днем заключается все больше договоров. Увеличивается прибыль, но вместе с тем растут и риски, вызванные несвоевременной подготовкой и ошибками в документации.

Почему оптимизация договорной работы не работает?

Некоторые руководители пытаются решить проблему экстенсивным путем: нанять еще одного юриста и разделить обязанности. Но хотя два юриста работают в два раза больше, они не всегда могут избежать ошибок, связанных с человеческим фактором (опечаток или описок). Кроме того, увеличение штата обычно ведет к усложнению взаимодействия и ненадлежащему контролю за сроками и исполнением обязательств. Это напрямую сказывается на финансовых результатах и репутации компании.

Чем поможет цифровизация договоров?

Разберем, какие проблемы в договорной работе встречаются чаще всего и как их решить с помощью цифровизации договоров.

• Большое количество рутинных операций: проверка правильности заполнения договоров, наличия обязательных реквизитов и соответствие принятым в компании шаблонам, сверка разных версий документов, подписанных контрагентами или отправленных по почте. Использование искусственного интеллекта значительно упрощает работу юриста.
• Сложная контрактная политика: необходимость согласования договора специалистами разных отделов зависит от многих факторов. Например, служба безопасности подключается, когда планируется старт работы с новым контрагентом, а финансовый отдел — когда обязательства превышают 1,5 млн. руб. Если договор рамочный, важно уведомить департамент закупок. Удержать эти условия в голове практически невозможно. Но сейчас это и не нужно запоминать, потому что современные системы способны сами выстроить правильный регламент, исходя из критериев, указанных в карточке документа.

   

• Договор не приходит один. Чаще всего договорные документы быстро обрастают дополнительными соглашениями, спецификациями, счетами на оплату и приложениями. Здесь на помощь придет автоматическое заполнение реквизитов в связанных документах и возможность формирования комплекта документа по одной кнопке.

  

• Комплексность договорного процесса. Поскольку договоры — основные документы, которые затрагивают все сферы деятельности компании, нельзя обойтись без инструмента, который обеспечит своевременное согласование, подписание, контроль сроков и условий, рисков, графика платежей. Это возможно решить только при помощи интеграции системы управления цифровыми процессами и документами с учетными системами (SAP, 1C).
• Обмен с контрагентами. Скорость обмена и сохранность документов приобретают ключевое значение. Использование специализированных сервисов обмена помогает выстраивать юридически значимый межкорпоративный документооборот не только договорами, но и счетами и сопутствующими документами.
• Объемная база договоров. Договоры и связанные документы поступают в компанию в электронном и бумажном виде. Поиск документов значительно затрудняется. Здесь поможет формирование единого финансового архива с разграничением прав доступа, готовыми сценариями подготовки к налоговым и аудиторским проверкам, комплектованием документов по сделкам и умным поиском.

  

• Соблюдение сроков хранения. Сроки хранения договоров зависят от категории и закреплены законодательством. Например, трудовые договоры компания обязана хранить 50 лет (а некоторые — 75) и затраты на архивное хранение иногда занимают значительную часть бюджета. Поэтому перевод документов в электронный вид позволит не только освободить место, но и снизить эти издержки. Цифровизация обеспечивает юридически значимое хранение всей необходимой документации за счет долговременного архива.

Цифровые договоры. Комплексное решение.

Комплексные решения позволяют закрыть все задачи компании в области автоматизации договоров с помощью одной системы. Бизнес-решение «Управление договорами», которое включает современное программное обеспечение, интуитивно-понятный интерфейс и основано на лучших практиках реализации проектов в разных отраслях:

• Фармацевтические компании: согласование договорных документов, маркетинговых мероприятий, новых контрагентов, автоматическое вычисление цепочки согласующих и подписантов;
• Девелопмент: управление договорной деятельностью, интеграция с системой бюджетирования, CRM-системой и 1С;
• Автодилеры: согласование договоров, автоматическая маршрутизация документов, мобильное решение для удаленной работы.
• Пищевая промышленность: цифровизация контрактной политики, перевод в электронный вид спецификаций и паспортов готовой продукции.

Узнайте больше о цифровизации полного цикла работы с договорами на вебинаре Directum «Договоры 2021: цифровой ассистент юриста».