Единая СЭД для всех органов исполнительной власти Астраханской области

Российский госсектор – один из основных потребителей ИТ, связанных с повышением эффективности работы. Пример Астраханской области, правительство и муниципальные образования которой внедрили ECM-систему от DIRECTUM, показывает, как можно достичь положительных результатов в части взаимодействия чиновников разных уровней между собой.

Повышение эффективности работы органов исполнительной власти – основная задача, реализуемая повсеместно в России в рамках программ информатизации госсектора. В ее рамках в ряде субъектов РФ проведены или находятся в стадии реализации проекты по переводу работы чиновников на безбумажные технологии. С 2008 года такие мероприятия начались в Астраханской области, где используется программное решение от отечественного разработчика ECM-продуктов DIRECTUM, внедряемое местными ИТ-компаниями – ГК "Пилот" и "Социальные гарантии". Основной целью, которая преследуется в данном проекте, является автоматизация рабочих процессов структурных подразделений всех органов государственной, исполнительной власти и местного самоуправления в регионе в условиях больших объемов документооборота и многоуровневой структуры самих ведомств.

ECM-система от DIRECTUM должна была начать использоваться в более чем 30 структурных подразделениях – министерствах, агентствах и службах - исполнительной власти в Астраханской области, которые обменивались между собой документацией в объемах до 150 тыс. документов в год. Огромный оборот делопроизводства с преобладанием входящих документов (10 тыс. на 1500 исходящих) требовал решения проблем контроля исполнительской дисциплины сотрудников (в том числе, и сокращения сроков согласования), предоставления инструментов для анализа документов, их дальнейшего хранения и организации доступа к имеющейся архивной информации. В конечном итоге в рамках проекта по автоматизации этих процессов требовалось создать единую систему электронного документооборота для всех органов исполнительной власти Астраханской области.

Структурно исполнительная власть области представляет собой единую систему из 30 министерств, агентств и служб, а также администрацию губернатора.

Шаги к ЭДО

Проект был разделен на несколько этапов. Сначала в процессе внедрения системы электронного документооборота проводился анализ объемов документации, проходящей через администрацию губернатора. Эта ступень завершилась разработкой проектного решения, позволяющего интегрировать информацию из структурных подразделений исполнительной власти области в единую систему и конвертирующего данные из применяемых в администрации губернатора ИТ-систем в СЭД DIRECTUM. Рабочая версия этого решения потребовала разработки также и универсальных маршрутов движения документов согласно специфике проекта. Так, специалистами DIRECTUM были созданы модули "Распорядительные документы", "Экспедиция", а также дополнительные справочники "Проекты постановлений и распоряжений", "Граждане" и "Адресная книга", "Архив". Год спустя были доработаны модули "Контроль и исполнение" и "Обращения граждан". В рамках проекта также требовалась адаптация существующих справочников согласно требованиям правительства и администрации губернатора Астраханской области.

Перед разработчиками и внедренцами стояли задачи создания не только системы полностью безбумажного документооборота в части писем, протоколов и обращений, но и унификация порядка работы делопроизводителей, ведение номенклатуры дел согласно нормам ГСДОУ и поддержка безопасности (разграничение прав доступа).

Внедрение затронуло перевод в СЭД следующих структурных подразделений:

• Приемных: губернатора Астраханской области, вице-губернатора - председателя правительства Астраханской области, заместителей председателя правительства Астраханской области;
• Приемных руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области структурных подразделений администрации губернатора Астраханской области; Управление документационного обеспечения администрации губернатора Астраханской области;
• Управление по работе с обращениями граждан администрации губернатора Астраханской области;
• Контрольно-правовое управление администрации губернатора Астраханской области.

Всего на данном этапе в СЭД было подключено более 150 пользователей, большая часть из которых прошли специальное обучение на стороне ИТ-интегратора. Кроме того в целях повышения качества кадрового потенциала в индивидуальном порядке было проведено обучение всех руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области.

Первый этап перевода чиновников на новую систему начался в сентябре 2008 года и завершился зимой 2008/2009 годов, когда в первые дни января 2009 года была произведена конвертация данных из старых ИТ-систем и перенос всего контента в СЭД DIRECTUM. К началу промышленной эксплуатации продукта в системе было уже 100 учетных записей сотрудников - как руководителей, принимающих на рассмотрение электронную документацию, так и рядовых исполнителей, адресатов распоряжений и резолюций в безбумажном виде.

Второй этап

После того как первый этап был завершен и в системе был организован безбумажный документооборот между ведомствами Астраханской области, начался второй этап информатизации органов власти этого субъекта, связанный с внедрением СЭД DIRECTUM в муниципиальных образованиях региона. Так, в 2012 году администрации Камызякского района, Наримановского района и его поселений, ЗАТО Знаменск, Енотаевского района, Володаровского район, Приволжского района, Красноярского района и Красноярского сельского совета получили возможность работы с безбумажными технологиями.

Внедрение СЭД DIRECTUM в этих муниципалитетах происходило с 2011 года посредством приобретения продукта у авторизированного партнера DIRECTUM ГК "Пилот". АМО "Камызякский район" приобрела его со скидкой в рамках маркетинговой акции "Сплошные плюс", сэкономив существенные деньги из своего бюджета на ИТ. На сегодняшний день в Камызякской администрации настроена СЭД (помимо базовых модулей установлены бизнес-решения “Управление договорами” и “Классическое делопроизводство”), закончено обучение сотрудников и администратора системы, пройдена аттестация рядовых служащих администрации, руководителя аппарата и начальников отделов. Подходит к завершению второй этап по развитию системы, в рамках которого внедрены дополнительные модули и возможности системы (Веб-доступ, Бизнес-решение "Обращение граждан и организаций", Интернет-приемная). Проведено обновление системы до 4.9 и проводятся тестирование служб взаимодействия DICS между системами АМО "Камызякский район" и администрацией губернатора.

В МО "Наримановский район" лицензии на СЭД были закуплены для администрации района и глав 13 администраций, входящих в муниципальное образование для дальнейшей автоматизации сельсоветов, а за счет сервера веб-доступа организовано взаимодействие с ними. Особенностью этого проекта является применение компонента DICS – DIRECTUM Intersystem Cooperation Services, специализированных сервисов для организации обмена информацией между системами, изначально никак не связанными между собой. Это могут быть СЭД от DIRECTUM, установленные в разных организациях, относящиеся к разным версиям, по-разному разработанные и кастомизированные.

В системах могут использоваться разные справочники, разные типы карточек документов и разные типовые маршруты. При этом обеспечивается соблюдение регламентов движения документов, поддерживается защищенный электронный документооборот с применением ЭЦП. В случае с МО "Наримановский район" это системы самого МО по отношению к СЭД в администрации Астраханской области и исполнительных органов государственной власти.

В итоге уже к концу 2012 года силами ГК "Пилот" и сотрудников администрации МО "Наримановский район" решение перевели в промышленную эксплуатацию -1 октября 2012, спустя 3 месяца после старта проекта в СЭД было зарегистрировано около 80 сотрудников, включая удаленных пользователей – глав сельсоветов муниципальных образований района. Сам глава администрации – Нурлан Кандыков, подключен к СЭД через iPad и веб-браузер, что позволяет ему оперативно реагировать на срочные задачи. В ходе внедрения с помощью базовых модулей системы, а также бизнес-решений "Классическое делопроизводство" и "Управление договорами" была автоматизирована работа главы администрации и его заместителей, делопроизводителей, руководителей подразделений, договорные процессы и начато формирование архива электронных документов. Благодаря внедрению системы повысилась оперативность и надежность обмена информацией с территориально отдаленными подразделениями администрации. В 2013 г. к системе электронного документооборота по средствам веб-доступа будут подключены 16 учебных заведений района.

В рамках развития системы было внедрено бизнес-решение "Обращений граждан и организаций", кроме того постоянно наращивается количество используемых лицензий и подключенных подведомственных учреждений.

В настоящее время в МО "Наримановский район" автоматизированы процессы работы с входящей, исходящей, организационно-распорядительной документацией, обращениями граждан. Проводится масштабирование системы и внедрение нового функционала.

В конце 2012 начале 2013 прошло внедрение СЭД в АМО "Енотаевский район". Были приобретены лицензии, проведено исследование документопотоков и адаптация системы под их особенности, проведено обучение и опытная эксплуатация. Документооборот с нового года организован в электронном виде. Сотрудники по достоинству оценили преимущества использования бизнес-решения "Классическое делопроизводство".

Настоящее время

По данным CNews, на начало 2013 года в СЭД DIRECTUM работают более 770 сотрудников из 30 органов исполнительной власти Астраханской области, 11 госучреждений и 13 муниципальных образований, что составляет более 50% от их общего количества всех специалистов. Таким образом общий уровень автоматизации позволил в 5 раз повысить исполняемость поручений за 4 года.

"Несмотря на ежегодное увеличение количества обрабатываемых документов в Администрации губернатора области мы наблюдаем снижение расходов бумаги с 6 т до 1,5 т", - замечает Павел Смолко, начальник управления документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области. По его словам, при подключении электронного документооборота также сократились расходы на традиционные почтовые отправления – сотрудники в регионе получают электронные документы, напрямую работая в СЭД.

На 2013 год администрация губернатора ставит для себя задачи по подключению к СЭД не менее 85% работников в исполнительных органах, предоставление заинтересованным территориальным органам федеральных органов государственной власти, сельским муниципальным образованиям, государственным учреждениям возможности подключения к СЭД, а также сокращение количества исходящих документов на бумажном носителе за счет подключения дополнительных пользователей СЭД, обеспечение обязательности отдельного рассмотрения по каждому факту несвоевременного исполнения входящей корреспонденции и интеграция районных систем электронного документооборота (по их готовности) с единой СЭД исполнительных органов.

Источник: CNews