Большие перемены с DIRECTUM в Администрации Красноярского района Астраханской области

Красноярский район расположен в восточной части Астраханской области, в дельте реки Волга, и включает 16 муниципальных образований.

По мнению главы муниципального образования «Красноярский район» Н.И.Байтемирова, благополучие района зависит от того, как осуществляются преобразования, в том числе в сельском хозяйстве, в промышленности, в экономической и социально-культурной сферах.

Новые реалии диктуют свои условия работы. В 2008 году администрация Красноярского района приобрела систему DIRECTUM в варианте поставки Lite. Таким образом, была автоматизирована регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а так же контроль исполнения поручений.

В 2013 году руководство приняло решение продолжить развитие системы. В частности, произвести массовое внедрение и автоматизировать документооборот всех отделов.

Поставленные задачи

В рамках развития действующей системы была поставлена задача автоматизации следующих функций:

• построение работы с номенклатурой дел обращений граждан и организаций (создание, ведение, списание);
• создание и ведение реестра обратившихся граждан и организаций;
• фиксация устного общения с обратившимися гражданами;
• рассмотрение обращений и формирование поручений исполнителям (как внутренним, так и внешним);
• автоматическая рассылка напоминаний о приближении срока исполнения поручения;
• подготовка и контроль отправки ответа заявителю;
• поиск обращений и поручений, а также связанных с ними документов;
• подготовка отчетности по работе с обращениями и поручениями в различных разрезах;
• автоматическое формирование запроса отчета о ходе исполнения конкретного поручения;
• накопление истории по взаимодействию;
• подготовка и проведение совещаний;
• контроль исполнения принятых решений.

К работе в системе необходимо было подключить подразделения, не находящиеся в локальной сети, и охватить всех сотрудников администрации работающих с документами, а это более 100 человек.

Современные решения

В качестве исполнителя проекта выступила компания «Пилот». Значительно расширить возможности системы удалось за счет применения таких бизнес-решений, как «Обращения граждан», «Управление совещаниями и заседаниями», «Классическое делопроизводство». Кроме того, посредством сервиса DICS (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services) решена задача эффективного взаимодействия.

Ведение документации преимущественно в электронном виде стало возможно и потому что более 100 сотрудников прошли обучение, а для остальных – разработаны подробные инструкции по работе в системе.

Перед командой ГК «Пилот» стояла задача в кратчайшие сроки запустить новые решения. Версия 4.7 системы DIRECTUM была обновлена до 4.9.1. Специально для Администрации МО «Красноярский район» разработан ряд специализированных отчетов и внесены изменения в стандартные формы:

• модификация интегрированного отчета «Регистрационная карточка» справочника РКК;
• добавление реквизита «Сельсовет» в справочник обращений граждан, данное поле важно для составления аналитики по администрациям сельских советов;
• разработка дополнительных аналитических отчётов сравнивающих результаты разных лет по поступившим обращениям граждан;
• разработка интегрированного отчёта «Обложка для дела» справочника «Обращения граждан и организаций». В администрации принято для каждого обращения создавать отдельное временное дело;
• разработка интегрированных отчётов-уведомлений справочника «Поручения по обращениям»;
• добавление кнопки «Отчёты» в карточку справочника для доступа к интегрированным отчётам (обращения граждан).

Новые возможности

Развитие системы DIRECTUM позволило унифицировать работу с документацией во всех подразделениях. Регистрация документов и работа с поручениями доступна в электронном виде даже тем подразделениям, которые находятся вне локальной сети, а также доступен сервис веб-доступа.

Автоматизирован полный цикл работ отдела по работе с обращениями граждан. Благодаря сервису взаимодействия DICS оптимизирована работа делопроизводителей Администрации Красноярского района и Администрации Губернатора Астраханской области.

В планах дальнейшее интенсивное развитие системы и переход на безбумажное делопроизводство.