DIRECTUM для банков: как решить поставленные задачи и уложиться в бюджет?

Банковский сектор предъявляет к ECM-системам особые требования — важно соблюдать политику информационной безопасности при работе с персональными данными клиентов, обеспечить взаимодействие фронт- и бэк-офисов. Рассмотрим несколько проектов: как с помощью ECM-системы DIRECTUM были автоматизированы специфичные задачи банка.

Возможности ECM-системы из «коробки»

О банке:

Крупный столичный банк, активно кредитует коммерческие предприятия, малый и средний бизнес и инфраструктурные проекты. Также обслуживает компании в государственной и федеральной собственности.

Задачи проекта:

• ввести единый порядок обработки корреспонденции и внутренних документов;
• обеспечить работу в соответствии с рекомендациями специалистов по информационной безопасности;
• охватить автоматизацией 320 сотрудников.

В 2017 году в банке произошли серьезные инфраструктурные изменения, оптимизации требовали также процессы внутреннего документооборота.

При выборе ECM-системы руководство банка и созданная рабочая группа обращали внимание на функциональность и насколько быстро ее можно развернуть. Кроме того, был важен факт соответствия решения требованиям безопасности ФСТЭК РФ.

Система DIRECTUM подошла по всем критериям. Базовая комплектация в полной мере решила задачи управления документами и бизнес-процессами, а модуль «Канцелярия» позволил автоматизировать делопроизводство:

• «DIRECTUM: Управление документами» — первый базовый модуль системы. Закрывает задачи электронного документооборота от занесения документов до организации долговременного хранения. Также обеспечивает безопасность и конфиденциальность при работе с информацией;
• «DIRECTUM: Управление процессами» — второй базовый модуль системы. Организует удобное взаимодействие сотрудников и гарантирует оперативную передачу информации между участниками бизнес-процессов по маршрутам;
• «DIRECTUM: Канцелярия» — готовый к внедрению модуль на ECM-платформе DIRECTUM. Автоматизировано большинство «ручных» операций в делопроизводстве, в том числе настроена работа с входящими и исходящими письмами, приказами и служебными записками. Использование этого решения позволило свести к минимуму риск потери документов и ускорить процесс их поиска.

Все решения внедрялись без изменений, т.е. возможностей «коробки» оказалось достаточно, чтобы начать полноценную работу в системе. Большой плюс «коробочных» решений — минимальная стоимость и отработанное быстрое внедрение.

Для удобства работы с данными была налажена интеграция с 1C, которая передает в ECM данные о сотрудниках, их должностях и подразделениях. При обновлении информации в учетной системе в DIRECTUM она появляется сразу после синхронизации.

Чтобы ИТ-специалисты банка смогли в дальнейшем самостоятельно развивать и поддерживать систему DIRECTUM, их активно подключали к работам по проекту. На сегодняшний день ИТ-специалисты банка самостоятельно перенесли в систему процессы согласования договоров и нормативных актов.

Интеграция в ECM для удобной работы с обращениями клиентов

О банке:

Небольшой финансовый институт, деятельность которого сосредоточена в границах региона. Основные направления: розничное кредитование, обслуживание и кредитование организаций из сфер строительства и операций с недвижимостью, торговли, транспорта. В числе клиентов банка различные муниципальные организации и предприятия.

Задачи проекта:

• оптимизировать процесс рассмотрения обращений клиентов;
• организовать единое хранилище и порядок регистрации заявлений со всех каналов.

Система DIRECTUM была внедрена в банке в 2017 году. В первую очередь, автоматизировали процессы классической канцелярии.

При развитии главная цель проекта — повысить качество обслуживания клиентов. Работа с их обращениями — отдельное направление, которое требует серьезной подготовки специалистов и удобных ИТ-решений.

На платформе DIRECTUM был разработан модуль по рассмотрению и исполнению обращений клиентов банка. Все заявки, поданные лично, через почту, сайт банка или интернет-сервис, стали регистрироваться в едином справочнике.

При поступлении заявления по почте или лично, его регистрируют и передают на исполнение сотрудники отдела документооборота. Заявления из личных кабинетов сайта или интернет-сервиса регистрируются в DIRECTUM автоматически, а затем отправляются на проверку. Если обращение поступило через операционное управление банка (ОПЕРУ), оно регистрируется и сразу направляется на рассмотрение и исполнение.

Схема поступления и регистрации обращений в банк

Данные о контрагентах поступают в DIRECTUM напрямую из автоматизированной банковской системы (АБС). Обновление информации запускается автоматически по расписанию.

Прямо в интерфейсе АБС можно открывать документы из ECM-системы:

• досье клиента: по результатам поиска выдаются документы, где упоминается указанный заявитель.
• обращения клиента: по результатам поиска выдаются документы с типом карточки «Обращение клиента», где упоминается указанный заявитель.

Всего в банке реализовано четыре интеграционных решения с DIRECTUM, в том числе интеграция с Business Studio для управления бизнес-процессами.

Интеграционные решения банка

Сегодня в системе DIRECTUM работают 300 сотрудников. Они отмечают, что процессы стали более прозрачными и контролируемыми, вырабатывается новая культура управления документами.

Архив клиентских досье в ECM

О банке:

Крупный универсальный банк, более 400 отделений по всей России. Ориентирован на комплексное обслуживание и кредитование как корпоративных, так и частных клиентов. Кроме того, активно работает в сфере инвестиционных услуг и операций на рынке драгоценных металлов.

Задачи проекта:

• упорядочить работу с клиентскими досье во всех отделениях;
• обеспечить централизованный учет и хранение документов;
• ускорить процессы обработки документов и запросов на их предоставление.

К 2017 году компания накопила большую клиентскую базу, увеличились объемы связанных бумажных документов. Возникла потребность в автоматизации работы с клиентскими досье.

Разрабатывать новое решение предстояло на платформе DIRECTUM, так как эта система уже хорошо зарекомендовала себя. На ее базе уже были автоматизированы процессы канцелярии, договорной деятельности, а также управление совещаниями и работа с доверенностями.

На основе возможностей DIRECTUM было создано решение «Архив клиентских досье», которое включило в себя несколько направлений: управление досье физических и юридических лиц, работу с банковскими документами и архив.

Когда банк перешел на работу с клиентскими досье в электронном виде, в ECM-систему было занесено 5 500 000 записей и создано более 200 000 документов.

Справочники «Досье физических лиц» и «Досье юридических лиц» содержат информацию обо всех документах по конкретным клиентам. Справочник «Документы классического архива» используется для учёта документов, формируемых во фронт-офисах и подлежащих хранению в соответствии с законодательством. Когда сотруднику банка нужна копия или оригинал документа, он просто делает запись в реестре заказов, а сотрудники архива оперативно выдают запрошенные материалы.

Для пересылки документов между подразделениями используется особый короб, в котором объекты группируются по какому-либо признаку. Каждый короб может быть запломбирован, если это предусматривает регламент.

Обработка документов в модуле «Архив клиентских досье» ведется через считывание штрихкодов. Маркируются все комплекты, так их можно легко идентифицировать.

Схема процесса обработки клиентских досье

При создании досье в системе проводится дополнительный анализ комплекта документов. В случае критичных ошибок досье отправляется на исправление.

Сегодня все филиалы и офисы банка были переведены с системы учёта на использование комплексного решения «Архив клиентских досье». Обеспечен централизованный учёт и хранение досье клиентов и банковских документов. Автоматизированы процессы:

• внесения и обогащения досье юридических клиентов;
• предоставления досье по запросам;
• ввода сканированных документов в систему.

Удалось существенно повысить скорость обработки документов, обеспечен контроль движения документов между подразделениями банка и исчез риск их потери.

***

Приведенные примеры проектов были реализованы в 2017 году в АКБ «ПЕРЕСВЕТ» (АО), ПАО «Банк «Екатеринбург» и банк «Открытие». Возможности платформы DIRECTUM позволили банкам автоматизировать и упорядочить работу с большим объемом документов. Интеграция с отраслевыми информационными системами и другим ПО в полной мере решила задачи по управлению документами и другим контентом. Обеспечена максимальная оперативность при обработке и анализе данных.

На базе DIRECTUM реализованы как специфичные для отрасли процессы, так и актуальные для всего коммерческого сектора задачи:

• управление документами и процессами;
• автоматизация классического делопроизводства;
• обработка и анализ информации о клиентах;
• построение эффективной системы управления взаимодействием с клиентами и создание клиентских досье;
• оптимизация работы с договорами и первичными финансовыми документами;
• обработка персональных данных клиентов в соответствии с федеральным законом.

Взаимодействие сотрудников в системе повысило качество операционной деятельности организаций.

Проекты реализовывали: компания DIRECTUM, сертифицированный партнер — ФИНЭКС (г.Екатеринбург), а также генеральный партнер — компания Акелон(г.Москва).