DIRECTUM набирает обороты в «Бриджстоун СНГ»

Компания DIRECTUM продолжает автоматизировать процессы на предприятиях автомобильной отрасли. Среди них – российская компания «Бриджстоун СНГ», которая оптимизировала процессы согласования договоров и новых поставщиков.

«Бриджстоун СНГ» – дочерняя компания мирового лидера по производству шин Bridgestone. Продукция предприятия получила признание таких автогигантов, как Mercedes, BMW, Ferrari. Представительство в Москве появилось в 1998 году, а в 2016 году в Ульяновске открылся собственный завод.

До внедрения DIRECTUM документооборот в компании был частично автоматизирован с помощью электронной почты. Функциональные возможности Microsoft Outlook, с одной стороны, способствовали решению ряда задач, а с другой – создавали новые. Например, при согласовании участники могли утвердить устаревшую версию документа. Было сложно контролировать сроки окончания договорных обязательств с контрагентами и отслеживать возврат оригиналов. Из-за большого количества сопроводительной документации возникали трудности при согласовании нового контрагента.

Чтобы повысить эффективность работы и сделать договорные процессы более прозрачными и контролируемыми, руководство «Бриджстоун СНГ» приняло решение о переходе на электронный документооборот.

Критерии выбора системы и задачи проекта

В рабочую группу проекта вошли специалисты финансового, юридического и ИТ-отделов. При выборе ECM-системы они ориентировались на функциональность решения, удобство работы и репутацию вендора. Новой системе предстояло обеспечить:

• прозрачность рабочих процессов с возможностью контроля на любом этапе согласования;
• сохранность договорных документов и минимальные сроки их согласования;
• удобство хранения и поиска требуемой информации;
• гибкие настройки пользовательских прав при работе с контентом;
• удобство локального администрирования процессов согласования;
• возможность интеграции с корпоративным каталогом пользователей.

Выбор был сделан в пользу DIRECTUM. Продемонстрированные возможности соответствовали требованиям компании. Кроме того, часть контрагентов «Бриджстоун СНГ» также работают с этой системой и выгодно зарекомендовали ее. Свою роль сыграла и цена – требуемые затраты на внедрение и поддержку были ниже, чем у других рассматриваемых решений.

С помощью DIRECTUM планировалось автоматизировать два ключевых бизнес-процесса: согласование новых контрагентов и согласование договорных документов.

Этапы внедрения системы

Проект внедрения был поделен на 2 этапа. В марте 2016 стартовал первый этап: были развернуты базовые модули для управления документами и процессами, а также бизнес-решение «DIRECTUM: Управление договорами». Специалисты внедрения разработали типовые маршруты согласования. Теперь документ поочередно приходит к каждому участнику процесса, все они рассматривают одну и ту же версию.  На этом этапе проекта к работе в DIRECTUM подключили 30 сотрудников. В течение первых месяцев они тестировали систему в рабочем режиме и давали обратную связь в виде пожеланий и замечаний. Результаты первой итерации показали, что система готова к полномасштабному внедрению.

В апреле 2017 года специалисты DIRECTUM перешли к опытно-промышленной эксплуатации. На этом этапе также был автоматизирован процесс согласования нового контрагента по типовому маршруту.  Прежде чем отправлять на согласование договор с поставщиком, контрагент должен пройти проверку внутренним департаментом компании. Для создания и согласования договорных документов вне офиса для пользователей был организован веб-доступ.

Результаты проекта

Автоматизация документооборота сделала согласование прозрачным и контролируемым, значительно сократив время подготовки договоров. Организован структурированный электронный архив, теперь все документы можно быстро найти. Сотрудники «Бриджстоун СНГ» оценили удобство работы вне офиса – через веб-клиент.

Сегодня в DIRECTUM работают 120 пользователей, в том числе 15 топ-менеджеров. ECM-система поддерживает не только русский язык, но и английский, так как большая часть руководителей использует его в качестве основного.

С 2017 года система активно используется в московском офисе. Руководство «Бриджстоун СНГ» планирует автоматизировать новые процессы, например, управление командировками. Также в планах – тиражировать систему на удаленные подразделения, в т.ч. завод в Ульяновске.