Правительство Тюменской области

Тюменская область является одной из самых развивающихся административных единиц Уральского Федерального округа. Итоги социального и экономического развития Тюменской области (без автономных округов) в последние годы характеризуются сохранением высоких темпов роста в промышленном и сельскохозяйственном производстве, жилищном строительстве, работе грузового автотранспорта и инвестиционной деятельности организаций. Положительные тенденции в реальном секторе экономики оказали позитивное влияние на уровень жизни населения: увеличились реальные денежные доходы населения, устойчиво развивается потребительский рынок.

Поставленные задачи

Одним из ключевых мероприятий по повышению эффективности деятельности органов государственной исполнительной власти Тюменской области, предусмотренных областной целевой программой «Основные направления развития информатизации в Тюменской области (Электронная Тюменская область)», является внедрение единой системы электронного документооборота и делопроизводства.

Система должна объединить все 32 органа исполнительной власти Тюменской области, расположенные в 20-ти зданиях, включая Аппарат Губернатора, в общее документационное пространство с одинаковыми регламентами работы с документами и унифицированной системой контроля их исполнения согласно резолюции первых лиц области. В такой системе цикл работы с документом будет замкнут (от создания или получения до помещения в дело).

Для того чтобы работать с документами преимущественно в электронном виде, необходимо автоматизировать более 1300 сотрудников, обучив большую часть из них, а для остальных — разработать подробные инструкции по работе в системе.

Организация проекта

Ввиду масштабности проекта прежде всего был разработан и утвержден общий проект внедрения единой системы. В общем проекте все органы исполнительной власти были разбиты на 4 очереди внедрения, также были определены общие требования к системе для всех органов власти, прописан механизм межведомственного взаимодействия.

После утверждения общего проекта внедрения для каждого органа власти был разработан и утвержден частный проект внедрения, в котором учитывались специфические требования к системе. 30 октября 2007 года было подписано распоряжение правительства Тюменской области о начале внедрения системы электронного документооборота.

Внедрение в каждом органе власти принималось его руководителем согласно частному проекту внедрения, а единая система — комиссией, согласно общему проекту внедрения. Благодаря такому подходу удалось создать единую систему, учитывающую пожелания всех органов власти.

В декабре 2007 г. система Directum была запущена в аппарате Губернатора, с января 2008 года было охвачено уже 16 департаментов. 11 июля 2008 г. система электронного документооборота была переведена в промышленную эксплуатацию во всех органах исполнительной власти Тюменской области.

Решения

В рамках внедрения специалистами компаний «ФИНЭКС Качество» и «РАСТАМ-ИТ» на базе системы Directum был разработан ряд специализированных решений:

1. Модуль «Обращения граждан», предназначенный для регистрации, контроля исполнения и анализа поступающих письменных обращений граждан в соответствии с требованиями 59-ФЗ, а также для организации и учета личного приема граждан, обращающихся в органы исполнительной власти
2. Модуль «Контроль», предназначенный для работы специалистов отдела контроля Аппарата губернатора области. Модуль позволяет ставить на контроль, отслеживать ход движения и исполнения любых контрольных документов и поручений, включая письма, обращения граждан, федеральные и региональные нормативные акты, поручения Губернатора и Правительства области.
3. Модуль «Правительство», позволяющий организовать подготовку и согласование проектов постановлений и распоряжений Губернатора и правительства области, контролировать прохождение проектов этих документов между различными органами власти. Модуль также позволяет оперативно формировать и рассылать в электронном виде повестку заседаний правительства, организовывать заседания Правительства области без использования бумажных документов, обеспечить выпуск и рассылку утвержденных постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, формировать сборники нормативных документов и вести аналитическую работу по принятым и принимаемым нормативным актам. Кроме того, модуль обеспечивает формирование электронного архива нормативных и нормативно-распорядительных документов Правительства области.
4. Модуль «Интеграция», обеспечивающий обмен электронными документами между различными экземплярами системы, установленными в разных органах исполнительной власти, с использованием существующих каналов связи, а в случае их отсутствия — используя возможности электронной почты или off-line синхронизацию.
5. Интеграция с официальным порталом Тюменской области, позволяющая гражданам подавать свои обращения в органы исполнительной власти области и руководству области через официальный портал. Все обращения портала попадают в систему Directum, а гражданин получает возможность через портал отслеживать статус и исполнение по каждому своему обращению.

Достигнутые результаты

Внедрение системы Directum позволило унифицировать работу с документами во всех подразделениях всех органов власти Тюменской области. Автоматизация общих для органов власти процессов — таких, как запросы информации, согласование проектов постановлений (распоряжений) Правительства области, работа с обращениями граждан, совместная работа согласно резолюции первых лиц области, — позволила создать «прозрачную» систему контроля исполнения документов. Упростилась подготовка статистических отчетов по работе с документами.

Система готова к использованию электронно-цифровой подписи и в перспективе позволит полностью отказаться от документов 3-5 летнего срока хранения, что составляет около 70% от документооборота Правительства области.

В планах на 2009 год подключение к системе Directum органов муниципальной власти Тюмени и области.