DirectumRX в ГК Гелар: автоматизация основных процессов за 2 месяца

Компания Акелон, генеральный партнер Directum, завершила проект внедрения облачной системы Directum RX в Группе Компаний «Гелар». Автоматизированы договорные процессы, делопроизводство и работа с финансовыми документами.

Строительная компания «Гелар» осуществляет полный цикл строительства офисных, административных, общественных зданий и сооружений, а также многофункциональных, элитных жилых комплексов.

ГК «Гелар» активно развивается, в том числе за счет оптимизации процессов. В связи с этим было принято решение о внедрении системы электронного документооборота, при выборе которой основными критериями стали:

• возможность внедрения в сжатые сроки;
• широкая базовая функциональность;
• легкость и удобство работы для пользователя и администратора;
• возможность развития системы.

Богатая функциональность «из коробки», интуитивно понятный интерфейс Directum RX и опыт специалистов компании «Акелон» позволили быстро определиться с выбором.

Основной целью проекта стала автоматизация всех этапов договорного процесса, делопроизводства и хранения первичной документации. Ранее вся работа велась в бумажном виде, а согласование могло длиться несколько недель.

При внедрении модуля «Делопроизводство» рабочая группа настроила процессы обработки входящих писем, организационно-распорядительной документации и приказов, подготовке и согласованию исходящих писем.

Проблема повторного занесения информации по контрагентам решилась с помощью интеграции системы с 1С. Была произведена загрузка исторических данных по уже существующим контрагентам, а также настроен автоматический обмен данными между системами (о договорах, дополнительных соглашениях, контрагентах, контактных лицах, банках, банковских реквизитах).

Для быстрой подготовки к налоговым проверкам команда проекта внедрила модуль «Финансовый архив». В нем создан реестр первичных финансовых документов с настраиваемыми фильтрами. Реестр позволяет быстро и удобно сделать выборку необходимых документов и экспортировать их для отправки в контролирующие органы.

Так, менее чем за два месяца, совместными усилиями специалистов компаний Акелон и ГК «Гелар» удалось создать эффективную систему, которая обеспечивает:

• автоматизацию процессов по обработке входящих писем, подготовке и согласованию исходящих писем, ОРД и приказов;
• автоматизацию процессов по подготовке и согласованию договорных документов;
• работу с финансовыми документами;
• интеграцию с учетной системой 1С.