Directum RX в «ВР-Ресурс»: выстраивание бизнес-процессов с нуля

Завершился 2-месячный проект внедрения Directum RX в «ВР-Ресурс». В компании организованы единые принципы оформления и согласования документов, автоматизирована оплата счетов и договорная деятельность. Процедуры по закупке ведутся в соответствии с требованиями корпорации «Ростех».

ВР-Ресурс — единый центр обслуживания холдинга «Вертолеты России», мирового лидера вертолетной отрасли. Компания оказывает комплекс услуг по управлению непрофильными бизнес-процессами организаций-партнёров, в том числе техническое обслуживание и эксплуатация нежилых зданий различного назначения; транспортное обслуживание мероприятий и организаций в целом; комплекс услуг по эксплуатации вертолетной техники. На предприятии работают более 700 человек в 3 локациях Московской области.

Изначально схема документооборота была простой с минимальным количеством документов на подписание. Отсутствовали инструкции по делопроизводству и единый порядок работы с документами в целом. Хотя компания должна была их оформлять в соответствии со стандартами холдинга.  

За полтора года количество сотрудников увеличилось с 30 до 600 человек. Из-за увеличения штата, объема поставленных задач, отсутствия регламентированной схемы документооборота и контроля исполнительской дисциплины возникали проблемы взаимодействия как внутренние, так и внешние с заказчиками. Документы вовремя не передавались в другие отделы или терялись, что приводило к росту дебиторской задолженности. Счета задваивались, соответственно, увеличивалась кредиторская задолженность.

Основной задачей внедрения Directum RX стала организация эффективной структуры управления и бизнес-процессов. Предстояло автоматизировать делопроизводство, повысить исполнительскую дисциплину и обеспечить надежное хранение документов.

СЭД запустили в работу без опытно-промышленной эксплуатации. Стандартная поставка содержит готовые регламенты по работе с входящими и исходящими документами, доверенностями, служебными записками, приказами, договорами и счетами на оплату. На их основе в компании были описаны собственные бизнес-процессы. На последовательную настройку справочников и процессов ушло меньше месяца. Не имея специального образования, руководитель проекта и специалист отдела документооборота меньше чем за неделю разобрались в решении. Помогли видеоролики, справка и консультации специалистов вендора.

Организация оплаты счетов, оформления договоров и внутренних документов

В первую очередь, была автоматизирована работа с входящими счетами на оплату. Была предусмотрена выдача денежных средств в под отчет сотрудникам как вид входящего счета на оплату. Специалисты «ВР-Ресурс» вместе с консультантами компании Directum прописали регламенты согласования, разработали пользовательские инструкции с указанием обязательных дополнительных полей.

В рамках внутреннего документационного потока был реализован вид документа «Реестр первоочередных платежей» со своим регламентом согласования и утверждения.

Теперь сотрудники финансового блока и казначейства, дирекции закупок тратят меньше времени на процедуры, связанные с оплатой счетов. Стало легче отслеживать соблюдение бюджета, контролировать исполнение услуг, отслеживать превышение лимита по закупкам согласно Единому Положению о закупке государственной корпорации «Ростех» (ЕПОЗ ГК «РОСТЕХ»). Удалось минимизировать кредиторскую задолженность за счет своевременного получения первичной бухгалтерской документации по платежам согласно задания в системе.

Схема согласования оплаты счетов в компании

Следующим этапом внедрения Directum RX стала автоматизация договорной деятельности и внутренних документов. В электронный формат перевели доверенности, приказы и деловую переписку. Параллельно в систему загружали шаблоны документов и прописывали регламенты согласования. 

В «ВР-Ресурс» большой объем служебных записок, поэтому процессы подписания, согласования и контроля были также организованы в СЭД. Для 7 видов служебных записок разработаны шаблоны, для каждого из которых прописаны регламенты согласования.

Регламент согласования служебных записок

Чтобы сотрудники быстрее освоили возможности Directum RX, руководитель проекта и специалист по делопроизводству «ВР-Ресурс» организовали обучение. Для новых специалистов разработали обучающие инструкции.

У всех пользователей установлено мобильное приложение Directum Jazz, а у топ-менеджмента – Directum Solo. Теперь руководство компании оперативно рассматривает документы и принимает решение даже на выездных встречах или командировках.

Организация закупочной деятельности

В конце 2017 года компания ввела в действие новое Положение о закупке путем присоединения к Единому Положению о закупке государственной корпорации «Ростех», согласно которому организации должны соблюдать единые правила осуществления закупочной деятельности. Благодаря гибким инструментам Directum RX мероприятия по закупке были организованы в соответствии с Положением.

Закупочная деятельность осуществляется через служебные записки. В ней участвуют 7 подразделений: инициаторы закупок в отделах и их линейные руководители, финансово-экономический отдел, аппарат генерального директора, закупочная комиссия и другие. В процессе закупки формируются листы согласования, шаблонные документы имеют уникальный штрихкод.

Подготовка к конкурсной процедуре начинается с оформления и согласования документов. После их утверждения дирекция по закупкам размещает документацию на электронной торговой площадке. Участники закупки получают уведомление о начале процедуры. После проведения закупки отделом экономической безопасности проверяется информация о победителе, готовится экспертное заключение. Далее дирекцией закупок формируется протокол о результатах проведения, который согласуется членами закупочной комиссии и утверждается председателем закупочной комиссии. На последнем этапе осуществляется заключение договора и контроль его исполнения. Хранящиеся в системе документы соответствуют предъявляемым к закупкам требованиям и обеспечивают соблюдение конфиденциальной информации.

Итоги проекта

На сегодняшний день в Directum RX автоматизированы делопроизводство, в том числе кадровая, организационно-распорядительная деятельность, входящие счета на оплату, договорная и закупочная деятельность и реестры первоочередных платежей. Документы оформляются в соответствии со стандартами холдинга. Решения по ним принимаются оперативно, на каждом этапе можно проконтролировать их исполнение. Минимизирована потеря и задвоение документов.

С внедрением системы повысилась производительность труда и достигнута экономия рабочего времени. Уменьшился срок согласования документов. Например, с момента создания служебной записки до ее исполнения проходит 2 дня, а процесс рассмотрения договора составляет максимум 7 дней.

Первые лица компании управляют процессами через мобильное решение Directum Solo. Топ-менеджеры оценили скорость принятия решений по документам, удобство делегирования полномочий и их отслеживание.

На этом проект не заканчивается. В ближайшее время планируется начать обмен электронными документами с заказчиками через сервис Synerdocs.