DIRECTUM в АО «РПКБ»: автоматизация полного цикла договорной деятельности

Компания МайТэк, генеральный партнер DIRECTUM, расширила возможности системы в «Раменском приборостроительном конструкторском бюро». Охвачены процессы сбора данных и согласования заявок, работа с договорами, бухгалтерской и финансовой документацией.

АО «Раменское приборостроительное конструкторское бюро» (РПКБ) является одним из лидеров отечественной авиастроительной отрасли и входит в число 100 лучших предприятий машиностроения России. Компания специализируется на производстве технически сложной аппаратуры для вертолетов и беспилотных летательных аппаратов.

DIRECTUM используется на предприятии с 2013 года. В первую очередь были автоматизированы канцелярия и контроль исполнения поручений. Позднее МайТэк оптимизировала процесс управлениями кадрами.

В 2016 году проект получил развитие. Теперь ECM-система охватывает полный цикл процессов договорной деятельности: подготовительные процедуры и сбор данных, работа с договорными, бухгалтерскими и финансовыми документами.

Компании МайТэк, главному исполнителю работ по проекту, предстояло решить ряд задач:

• обеспечить единое информационное пространство для рассмотрения документов;
• упростить процедуры согласования и сократить их сроки;
• настроить автоматическое связывание договоров с сопутствующей документацией;
• обеспечить контроль исполнения условий по заключенным договорам;
• организовать электронный архив финансовых и договорных документов в разрезе проектов и контрактов;
• обеспечить защищенное хранение финансового архива.

Формирование исходных данных

Сбор информации по ресурсам и материалам, планируемой трудоемкости и сроках выполнения работ – крайне важный процесс. На основе этих данных формируются итоговые условия договора с контрагентами.

На первом этапе согласуются заявки на поставку и заявки по НИР/ОКР. В рамках одной задачи разные подразделения РПКБ одновременно заполняют отчет по номенклатуре. Для этого компания МайТэк разработала механизм по созданию дубликатов документов для каждого отдела. Заполнение отчета происходит параллельно, при этом отделы видят только свои дубликаты.

Завершается согласование заявок первичной оценкой, после чего стартует сбор исходных данных. Руководитель назначает ответственных, данные принимаются в работу и начинается подготовка проекта договора.

Бизнес-процесс «Формирование исходных данных»

Работа с договорными документами

Процессы договорной деятельности в РПКБ до автоматизации были крайне длительными: несколько циклов рассмотрения и возврата на доработку. В результате появлялись многочисленные протоколы с замечаниями в бумажном виде.

Компании МайТэк требовалось решить две ключевые задачи: структурировать работу с договорами и создать электронный архив с привязкой к проектам.

Согласование документа ведется в рамках единой задачи с уже настроенным маршрутом. Реализовать такую возможность удалось за счет матриц согласования, где для каждого вида договора свой набор и порядок рецензентов. Инициатору задачи нужно лишь выбрать маршрут и обозначить, кто из участников подключается разово – на определенном этапе согласования.

Матрицы согласования представляют собой набор настроек, которые может менять администратор системы, не погружаясь в программный код.

Общий вид матрицы согласования

К согласованному договору автоматически привязываются сопутствующие документы: счета, акты, накладные. Договор, в свою очередь, привязан к определенному проекту. При необходимости из системы можно быстро выгрузить полный пакет документов для инспектирующих органов.

Нередко при поступлении договора от контрагента возникают спорные моменты по условиям. Оформляются они традиционно в протокол. Чтобы облегчить задачу по его созданию, специалисты МайТэк разработали конструктор протокола разногласий. Согласующие фиксируют замечания по договору в специальной форме в системе DIRECTUM, этот список ложится в основу протокола.

Дополнительно в РПКБ используется «Менеджер задач», который позволяет заранее создавать поручения по исполнению договора с указанием даты и участников. В установленное время ответственный получает задачу и берет ее в работу.

Работа с бухгалтерской документацией

Чтобы согласование бухгалтерских документов стало единым неразрывным процессом, налажена интеграция ECM-системы с 1С. Порядок движения документа зависит от его вида: входящие заносятся в DIRECTUM и затем отправляются в 1С, исходящие формируются в 1С и перенаправляются на согласование в DIRECTUM.

Бизнес-процесс «Работа с бухгалтерской документацией»

Работа с финансовой документацией

В системе DIRECTUM организован обмен финансовыми документами, который ускоряет процесс их согласования. Документы по проекту связаны между собой, поэтому пользователи могут легко их найти. Ответственные специалисты контролируют процессы финансового сопровождения и управляют оплатами поставщикам по календарю предприятия.

Бизнес-процесс «Работа с финансовой документацией»

Результаты проекта

В системе DIRECTUM реализована неразрывная цепочка процедур, которая связывает все договорные процессы в единый блок работ. В результате:

• в 2 раза сократились сроки согласования документов;
• многократно снижена трудоемкость выполнения рутинных операций;
• оплата счетов производится в течение 1 рабочего дня;
• настроено автоматическое связывание договорных, бухгалтерских и финансовых документов;
• обеспечено оперативное получение информации по проектной деятельности;
• создано единое информационное пространство для сквозного согласования документов.

Итоги проекта в цифрах

В дальнейших планах по развитию системы – организация межкорпоративного документооборота и внедрение DIRECTUM в качестве корпоративного стандарта в филиальных структурах.