DIRECTUM в ПАО «ВАСО»: автоматизация работы с входящими документами

Компания TANAIS, сертифицированный партнер DIRECTUM, успешно завершила первый этап внедрения ECM-системы в ПАО «Воронежское акционерное самолетостроительное общество». Сегодня на предприятии в электронный вид переведена работа с входящей корреспонденцией, строятся планы по дальнейшей автоматизации.

ПАО «ВАСО» – многопрофильное предприятие авиационной отрасли, выпускающее как серийные самолеты ИЛ-96 различных модификаций, Ан-148, так и множество агрегатов и узлов для таких самолетов как Airbus и Sukhoi Superjet. Помимо этого, ВАСО занимается модификацией и обслуживанием самолетов авиакомпаний. С 2006 года предприятие входит в состав ПАО «Объединенная авиастроительная корпорация».

ПАО «ВАСО» - крупная компания со сложной структурой. Бумажный документооборот только усложнял и замедлял внутренние процессы предприятия: на заводе даже существовала должность «ходока» – сотрудника, ответственного за доставку документов в отделы, а также ее перемещение между подразделениями.

Решение о внедрении системы электронного документооборота было принято на высшем уровне –генеральным директором ПАО «ВАСО». Среди множества продуктов была выбрана ECM-система DIRECTUM, а в качестве подрядчика выступила компания TANAIS, сертифицированный партнер вендора.

В рамках первого этапа внедрения была автоматизирована работа с входящей документацией предприятия и в части контроля исполнения поручений генерального директора и дирекции, проведено обучение рядовых пользователей, сотрудников канцелярии, секретарей генерального директора, а также индивидуальное обучение директоров предприятия. Для администраторов системы компания DIRECTUM провела двухнедельные курсы обучения удаленно.

Для всех бизнес-пользователей были написаны инструкции. Ряд сотрудников, перед тем как начать работать, распечатали себе инструкции и работают строго по ним. Компания TANAIS получила большое количество положительных отзывов, поскольку ни к одной системе, которую на предприятии использовали до этого, не было предоставлено понятной инструкции.

В конце декабря 2015 года завершился этап опытной эксплуатации системы, а с января 2016 года осуществляется промышленная эксплуатация. В день регистрируется от 80 до 100 и более входящих писем, по которым выдаются резолюции руководства.

Роман Герцик, Директор по информационным технологиям ПАО «ВАСО» отмечает:

«Внедрение системы DIRECTUM позволило осуществлять полный контроль по поручениям, что положительно повлияло на исполнительскую дисциплину сотрудников. Обеспечено безопасное хранение и быстрый поиск документов. За время сотрудничества проектная команда TANAIS показала себя как профессиональный и ответственный исполнитель работ, сумевший в короткие сроки автоматизировать работу предприятия в части входящей документации и контроля исполнения поручений генерального директора и дирекции.»

На втором этапе внедрения планируется автоматизация процессов обработки организационно-распорядительной документации и исходящей корреспонденции. К работе в системе будут подключены все начальники цехов, отделов и некоторые ответственные исполнители. Помимо этого, в дальнейшем будут автоматизированы процессы договорной работы и организации совещаний.