DIRECTUM внедрен в Тюменской областной научной библиотеке

Компания «Систем-Консалт» успешно завершила проект внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM в ГАУК ТО «Тюменская областная научная библиотека им. Д. И. Менделеева».

ГАУК ТО «Тюменская областная научная библиотека им. Д. И. Менделеева» является крупнейшим региональным культурным, информационным, научно-исследовательским центром по вопросам организации и развития библиотечного дела, а также универсальным государственным книгохранилищем.

Начало автоматизации Тюменской областной научной библиотеки было положено в 1997 году, когда было принято решение автоматизировать библиотечно-библиографические процессы. Создание Тюменского регионального центра-филиала Президентской библиотеки им. Б.Н. Ельцина в 2009 году изменили деятельность библиотеки и стали предпосылкой дальнейшего развития.

В июле 2014 года директор ГАУК ТОНБ Адамович Ольга Борисовна приняла решение о переводе всех основных процессов документооборота в электронный вид.  Таким образом, был сделан следующий  шаг на пути модернизации Тюменской областной научной библиотеки. После сравнительного анализа различных ECM-систем выбор был сделан в пользу DIRECTUM. Определяющую роль в выборе сыграли опыт и высокая квалификация специалистов компании «Систем-Консалт», сертифицированного партнера DIRECTUM.

Проект внедрения стартовал в августе 2014 года. В ходе предпроектного обследования сотрудники «Систем-Консалт» изучили особенности учреждения, проанализировали организационную структуру и учли количество автоматизируемых работников (более 160 штатных сотрудников), в результате чего были сформированы четкие требования к системе электронного документооборота:

●    наличие инструментов контроля исполнения поручений;

●    возможность поиска необходимой информации;

●    ускорение процессов согласования документов внутри ГАУК ТОНБ;

●    ускорение процесса обмена корреспонденцией с ведомствами Правительства Тюменской области и их подведомственными учреждениями.

Все это было учтено на этапе настройки и модификации системы. По результатам выполнения работ автоматизированы все основные процессы документооборота ГАУК ТОНБ:

1.   Работа с входящей корреспонденцией, начиная с получения официальных писем по электронным  каналам связи с помощью DICS и электронной регистрации, заканчивая вынесением резолюции руководителем и контролем исполнения поручений;

2.   Создание, согласование и исполнение поручений по внутренней документации (Служебные записки, Приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности). Создание документов производится из автозаполняемых шаблонов, а согласование – по жесткому типовому маршруту, учитывающему вид служебной записки и сложную организационную структуру;

3.   Работа с исходящей корреспонденцией (формирование из автозаполняемых шаблонов, согласование, регистрация и отправка в подведомственные учреждения Правительства Тюменской области по DICS).

По словам Дарьи Ивановны Митряковой, заместителя директора ТОНБ по административно-организационным вопросам: «С 5 ноября 2014 года система DIRECTUM переведена в промышленную эксплуатацию. Служебные записки от сотрудников теперь принимаются только в электронном виде через СЭД DIRECTUM. Выдача поручений руководством ТОНБ производится так же – исключительно по системе DIRECTUM. При помощи автоматизированных отчетов мы получили возможность контролировать исполнение поручений сотрудниками. Использование DIRECTUM позволит нам повысить эффективность работы отдельных сотрудников и Тюменской областной научной библиотеки в целом».

Все работы по проекту выполнялись в строгом соответствии с планом-графиком внедрения. Все пользователи системы прошли обучение правилам работы в DIRECTUM, ключевые сотрудники прослушали углубленные курсы обучения и успешно аттестовались. Директор ГАУК ТОНБ Адамович Ольга Борисовна лично работает в системе DIRECTUM, в том числе благодаря упрощенному механизму выдачи личных поручений руководителя, который был специально разработан «Систем-Консалт». Группами внедрения от заказчика и от исполнителя, проект безоговорочно признан успешным.

Прохорченко Денис Владиславович, начальник отдела ПТР ГАУК ТОНБ, так комментирует проект внедрения: «Как и было запланировано, после завершения проекта внедрения система DIRECTUM охватила весь руководящий состав, службу делопроизводства, начальников всех подразделений и их заместителей - всего более 60 сотрудников. У нас имеется 110 клиентских лицензий DIRECTUM, в течение ближайшего времени к работе в системе приступят все остальные сотрудники, и пользователями DIRECTUM станут более 160 человек».

Новость партнера