DirectumRX в «ЕАЕ-Консалт»: от коробочной СЭД к большим планам на будущее

Крупный разработчик и поставщик высокотехнологичных решений и услуг на российском и зарубежных рынках, входящий в топ-50 крупнейших ИТ-организаций России по версии TAdviser, оптимизировал процессы делопроизводства с перспективой охвата новых бизнес-процессов, реализации CRM–возможностей и настройки интеграции с SAP

«ЕАЕ-Консалт» с 2012 г. аккредитован в Реестре российских ИТ-компаний и обладает успешным опытом реализации ИТ-проектов различной сложности. Численность компании 1200 человек. Региональные филиалы расположены в Санкт-Петербурге, Перми, Волгограде, Кстово, Когалыме и Усинске. ООО «ЕАЕ-Консалт» входит в Группу компаний «Энергетика, системная интеграция (ГК «ЭнСи») – объединение профильных сервисных организаций, специализирующихся в различных областях ИТ-обеспечения.

До середины 2017 г. работа с документами в организации велась на основе платформы Lotus Notes. Однако в рамках импортозамещения руководство ГК «ЭнСи» искало другие решения по автоматизации бизнес-процессов. В DirectumRX они увидели доступную, действенную и перспективную для масштабирования систему

Целью автоматизации документооборота стало создание эффективной функциональной ECM-системы, которая обеспечит:

• одновременную работу 400 сотрудников «Группа компаний «ЭнСи» и «ЕАЕ-Консалт»;
• единое структурированное хранение информации;
• возможность автоматизации процессов согласования и исполнения;
• формирование центра компетенций;
• дальнейшее развитие системы.

Команда проекта работала над реализацией основных модулей «Управление документами» и «Делопроизводство». Функциональность коробочного решения и возможности гибкой настройки позволили автоматизировать основные бизнес-процессы организации без выполнения дополнительных модификаций.

Внедрение DirectumRX осуществлялось по сокращенной технологии. Основные работы выполняла проектная команда, состоящая из специалистов DIRECTUM и «ЕАЕ-Консалт». Коллективное взаимодействие также сыграло большую роль на этапе настройки, так как часть работ была делегирована сотрудникам «ЕАЕ-Консалт», которые прошли предварительное обучение для подготовки собственного центра компетенций. Остальные пользователи осваивали возможности системы на онлайн-вебинарах и самостоятельно с помощью подробной справки и встроенных видеороликов. Подобный подход к обучению персонала позволил значительно сократить сроки достижения результата.

У «ЕАЕ-Консалт» большие планы по развитию системы электронного документооборота. Намечается разработка нового модуля «Продажи» на базе DirectumRX, обеспечивающего функциональность CRM-системы, и применение коробочных модулей «Договоры» и «Финархив». Помимо этого, с заказчиком обсуждалась настройка интеграции ключевых справочников DirectumRX с программными продуктами SAP. Планируется увеличение пользователей до 1200 человек.

По результатам внедрения компании DIRECTUM и «ЕАЕ-Консалт» заключили партнерское соглашение, итогом которого может стать новое предложение на рынке электронного документооборота, позволяющее заменить многие известные иностранные системы.