DirectumRX в Groupe SEB: самостоятельный подход к внедрению

На базе системы полностью автоматизирован договорной процесс. Проект внедрения на 180 пользователей занял два месяца, а опытная эксплуатация прошла без участия специалистов DirectumRX.

Groupe SEB – французская международная компания со 150-тилетней историей. Лидер на рынке малой бытовой техники и посуды. Владеет двадцатью успешными брендами, пять из которых широко представлены на российском рынке: Tefal, Moulinex,Rowenta, Krups, Lagostina.

Компания по праву может считаться лидером в сфере инноваций: ежегодно она получает более 1000 патентов и выпускает на рынок более 200 новых продуктов.

В 2016 году в Groupe SEB остро встал вопрос о замене действующей системы электронного документооборота: ее функциональности было уже недостаточно, внутри компании она никак не развивалась, а стоимость обновления была равна стоимости целого проекта. При выборе новой СЭД основными критериями стали:

• возможность внедрения в сжатые сроки;
• широкий базовый функционал;
• легкость и удобство работы как для пользователя, так и для администратора;
• перспективы дальнейшего развития.

Функциональность «из коробки» и действительно интуитивно понятный пользовательский интерфейс DirectumRX позволили заказчику быстро определиться с выбором. А поскольку компания интернациональная, дополнительным плюсом стала поддержка работы на английском языке.

Прежде всего компании было необходимо организовать эффективное управление договорами в SEB Восток (Россия, Казахстан) и SEB Украина. Главной задачей стояла автоматизация процесса согласования – в зависимости от вида договора и бюджетодержателя должен выбираться определенный типовой маршрут. Это требование удалось закрыть уже в базовой функциональности DirectumRX с минимальными настройками.

Дополнительные настройки

В связи со спецификой работы компании потребовалось настроить дополнительное условие согласования: если по договору отсрочка платежа возможна меньше, чем на 45 дней, то его необходимо согласовать с финансовым директором. Теперь в карточках договора и доп.соглашения есть обязательное поле «Дней отсрочки», а в настройках маршрута появилось условие «Дней отсрочки платежа».

Кроме того, была реализован механизм вставки логотипа компании в договорные документы в виде водяного знака: после окончательного согласования договора и перед распечаткой на подпись в документ подставляется водяной знак «SEB». Так подписант понимает, что перед ним окончательный вариант документа с изменениями, согласованными со всеми ответственными лицами.

Сокращенное внедрение

Специалисты Groupe SEB были уверены в собственных силах и взяли на себя основные работы по проекту. Внедрение шло по сокращенному варианту,который включал в себя два этапа:

1. Исследование и GAP-анализ.
2. Модификации, консультации по настройке и поддержка тестовой эксплуатации.

Настройка системы проводилась с консультациями специалистов со стороны DirectumRX: был организован онлайн чат с рабочей группой заказчика и проектной командой DirectumRX. Это помогло оперативно реагировать на вопросы и контролировать настройку системы. А с помощью удаленного подключения к серверам через RDP (протокол удалённого рабочего стола) и Team Viewer проводился аудит настройки и давались рекомендации. Опытная эксплуатация прошла уже без участия специалистов DirectumRX.

Всего проект занял 2 месяца, успешно осуществить такой вариант внедрения помогли:

• активное вовлечение сотрудников заказчика;
• готовность вносить некоторые правки в уже существующие бизнес-процессы;
• максимальное использование базового функционала;
• обсуждение трудоемкости отдельно по каждым видам работ.

Сейчас компания работает с русской и английской версией DirectumRX. В системе взаимодействуют порядка 180 пользователей. В планах – развитие внешнего документооборота с контрагентами, а также внедрение мобильного приложения.