Долговременный архив — новое решение для управляемого хранения документов

Новинка позволяет создать единый архив бумажных и электронных документов организации с соблюдением правил архивного делопроизводства. При этом на протяжении всего срока хранения документов поддерживается их юридическая значимость.

Многие крупные компании уже перешли на электронный документооборот, в том числе и с контрагентами. Как и бумажные, электронные документы обладают юридической силой и могут служить доказательством правовых обязательств. Некоторые документы нужно хранить 5, 10, 75 лет, а срок хранения других вообще не ограничен. Однако, объемы электронных документов растут с каждым днем, оперативные хранилища информационных систем заполнены. Поэтому неизбежно у компаний возникают два вопроса:

• Где хранить горы бумажных и терабайты электронных документов?
• Как хранить документы, а также как обеспечить их юридическую значимость, если обычный сертификат ЭП действует, как правило, не больше года?

Решить эти вопросы поможет «Долговременный архив» — комплексный механизм управления бумажным и электронным архивом организации. Решение разработано с соблюдением правил российского архивного делопроизводства. Оно позволяет централизованно хранить документы любого вида в течение срока, установленного законодательством РФ, а также уничтожать их после истечения этого срока без возможности восстановления.

Использование «Долговременного архива» приводит к реальным результатам:

• Снижается нагрузка на оперативные системы. Решение устанавливается как отдельная система, предназначенная специально для архивного хранения. Информационные системы предприятия передают в архив документы, которые вышли из оперативной работы, что позволяет разгрузить оперативные хранилища и повысить их быстродействие. При этом решение работает с любыми классами информационных систем, будь то ERP, CRM или ECM.
• Упрощаются правила хранения документов. Решение позволяет управлять как электронным, так и бумажным хранилищем организации, объединяя их в единый архив, где документы хранятся по установленным правилам. Благодаря этому не нужно организовывать архивное хранение отдельно для каждой информационной системы, которых немало в сложной ИТ-инфраструктуре крупных холдингов.
• Обеспечивается целостность и юридическая значимость электронных документов. Система DIRECTUM поддерживает установку усовершенствованных электронных подписей в современном формате CAdES-A. На подписи такого формата устанавливаются архивные штампы времени, которые способны обеспечить длительное хранение документа с сохранением его юридической силы, даже если сертификат ЭП, которым подписан документ, давно утратил действительность.
• Автоматизируются рутинные операции архивистов и делопроизводителей. Система автоматизирует все процессы работы с документами в архиве — от приема до уничтожения. Автоматически формируются многочисленные отчеты, необходимые для ведения архивной деятельности: сводные описи дел, акты об уничтожении и т.д. Это позволяет ускорить бизнес-процессы и сводит к минимуму вероятность ошибки из-за человеческого фактора.
• Повышается оперативность доступа к архивным документам. Архивные дела и документы могут выдаваться по запросу физическим и юридическим лицам, а также органам государственной власти. Для удобного доступа сторонних посетителей к документам в веб-клиенте организован читальный зал.

Артем Пермяков, руководитель отдела перспективного развития DIRECTUM, комментирует:

Узнайте больше о работе «Долговременного архива» в описании решения.