Два года успешного использования DIRECTUM в инжиниринговом холдинге

Управляющая компания и несколько дочерних организаций группы компаний ИМС – крупнейшего инжинирингового холдинга России – с 2010 года работают в DIRECTUM. Благодаря использованию «матрицы согласующих» всего двумя универсальными типовыми маршрутами автоматизирована работа с 30-ю категориями заявок и 50-ю категориями договоров.

Группа компаний ИМС – многопрофильный инжиниринговый холдинг, специализирующийся на сложных проектах, связанных с добычей, подготовкой и транспортировкой углеводородного сырья. Развиваясь, группа компаний образовала широкую сеть отделений, филиалов и сервисно-метрологических центров. Филиалы в Нижневартовске (Ханты-Мансийский Автономный округ), Лениногорске (Татарстан), Уфе, Тюмени, Твери, Ноябрьске, десятки отдельных сервисных и метрологических центров обеспечили присутствие ИМС в ключевых нефтяных регионах России.

Развитие структуры холдинга и расширение его проектной деятельности обусловили необходимость модернизации механизмов управления и взаимодействия. Поэтому в 2009 году вопрос использования полнофункциональных решений для автоматизации документооборота и бизнес-процессов в ИМС стал одним из приоритетных.

Для построения собственной информационной системы компания выбрала ECM-систему DIRECTUM. Внедрение СЭД началось в декабре 2009 года. Проект осуществляли специалисты компании DIRECTUM совместно с рабочей группой ИМС, в которую вошли практически все руководящие сотрудники холдинга.

Проект стартовал одновременно в трех организациях холдинга. С помощью функционала Базовых модулей DIRECTUM, а также бизнес-решений «Классическое делопроизводство», «Управление договорами» автоматизированы процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, создания и хранения документов по основной деятельности, а также согласования и утверждения договоров.

В каждой компании холдинга функционировала уже сложившаяся бизнес-модель со своей спецификой. Для описания всех процессов взаимодействия требовалось много времени, что сильно увеличивало трудоемкость разработки проектных решений. Чтобы решить эту задачу, применялся метод гибкого проектирования, а для описания бизнес-процессов была разработана специальная «матрица согласующих» – комплекс справочников, в котором содержатся роли и персоны. Благодаря данной матрице выбор участников процесса в DIRECTUM, групп, категорий документов и маршрута их движения определяется автоматически при совпадении нескольких значений параметров (группа договоров, категория договоров, сумма по договору, организация). Таким образом, при использовании всего двух универсальных типовых маршрутов – «Согласование заявок» и «Согласование договорных документов» – была автоматизирована работа с 30-ю различными категориями заявок и 50-ю категориями договорных документов. Также был полностью автоматизирован комплекс работ с организационно-распорядительной документацией.

В ходе проекта ECM-система DIRECTUM была интегрирована с системой кадрового учета «БОСС-Кадровик» и службой Active Directory. Теперь DIRECTUM автоматически получает сведения о подразделениях, работниках и персонах из «БОСС-Кадровик», а данные о пользователях (логины, пароли, почтовые адреса, сертификаты) – из Active Directory. При использовании этого механизма данные в системе DIRECTUM динамически обновляются без вмешательства администратора.

ИМС Индастриз уже более двух лет успешно работает в системе DIRECTUM. Так как все организации холдинга располагаются в одном здании, то сотрудники, включая руководство, работают в одной базе через Desktop-клиент. Общее количество пользователей системы составляет 150 человек. Штатный программист по системе DIRECTUM самостоятельно развивает СЭД, ориентируясь на меняющиеся бизнес-процессы холдинга, что позволяет максимально эффективно управлять информацией, деловыми процессами и делопроизводством.