Единое хранилище документов

Ситуация: административный отдел, бухгалтерия, кадры, производство, логистика и другие направления за многие годы накопили большой объем разрозненной информации и документов. Бумажные экземпляры находятся в разных местах, электронные — создаются в разных системах и приложениях.

Проблемы: возникают трудности с поиском или получением документов для работы, например: не могут найти нужный экземпляр, приходится сканировать оригинал или запрашивать по электронной почте. Сотрудники путаются в правилах ведения документации разных типов. Бывают сложности в ответах на запросы проверяющих органов. Документы не принимают в качестве доказательств при возникновении споров.

Ситуация: компания обменивается с контрагентами электронными документами через нескольких операторов, есть разные информационные системы, в которых создают и хранят исходные экземпляры. Часть документов поступают на бумаге. Договорные, проектные и другие документы формируются в специализированных ИС (CRM, MES, АБС).

Проблемы: Сложно отслеживать поступление оригиналов из разных потоков и контролировать комплектность, фиксировать место нахождения. Возникают проблемы с поиском документов, предоставлением их контролирующим органам. А за несданную вовремя налоговую отчетность компания получит штраф. В используемых ИС возможности настройки прав недостаточны, нет электронных подписей и т. д. В связи с этим есть риски утечки коммерческих сведений.

Ситуация: кроме управленческих документов сотрудники используют множество различной внутренней документальной информации: подборки по проектам, «портфели продаж», концепции мероприятий и т. д. Подразделения вырабатывают свои правила работы с документами. Компания хочет хранить всё единообразно. Требуется, чтобы организация е-архива была недорогой и быстрой, а настройку можно было делать своими силами.

Проблемы: не хватает единой системы хранения и поиска с понятным простым интерфейсом. Нет уверенности в сохранности и конфиденциальности документов. Нет возможности удаленного и мобильного доступа к контенту. Нужны простые способы контроля, кто работает с документом и когда его изменяли. Отслеживание сроков хранения и уничтожение документов будут полезны, но полное архивное делопроизводство на ближайшие 3–4 года не требуется.