Электронный обмен первичными документами в сети магазинов «Подружка»
более 280
магазинов косметики в сети
свыше 3000
ПУД в неделю
до 3 часов
ежедневной экономии времени на обработке счетов
90%
полнота извлечения данных с помощью ИИ
Розничная сеть «Подружка» (ООО «Табер Трейд») — это более 280 мультибрендовых магазинов косметики и парфюмерии в Москве, Санкт-Петербурге, Ярославле, Нижнем Новгороде и Рязани.
Цели и задачи проекта
В компании «Табер Трейд» распределенная структура — множество отделений по всей стране. Специфика работы торговой сети подразумевает взаимодействие с сотнями поставщиков товаров. Масштабы документооборота впечатляющие, и минимизировать издержки помогли переход на электронное взаимодействие с контрагентами через сервисы обмена и внедрение искусственного интеллекта в бухгалтерии.
Электронный обмен первичной документацией
Так как контрагенты работают с разными операторами ЭДО, в «Табер Трейд» подключились сразу к нескольким сервисам обмена. Учитывая высокий трафик документооборота по каждому направлению и особенности обработки первичной учетной документации, потребовался серьезный пересмотр всего процесса.
«На момент поиска вендора наша компания уже вела электронный документооборот с некоторыми товарными поставщиками. Но поскольку оператор ЭДО обязан хранить только квитанции и протоколы, а не сам цифровой документ, то первостепенной задачей для нас стала организация электронного архива.
Также было важно цифровизировать процесс проверки документов, гарантировать легкий доступ к ним из учетной системы, обеспечить поддержку мультиоператорности».
Предпосылки оптимизации работы с первичными учетными документами (ПУД):
- необходимость работы с несколькими сервисами обмена;
- отсутствие единого электронного финансового архива документов;
- трудоемкость обработки поступивших документов;
- потребность в удобном инструменте согласования;
- нацеленность на централизацию бизнес-систем компании.
Этап 1. Нетоварные первичные учетные документы
Задачи:
- Минимизировать ручную обработку нетоварных ПУД, поступающих из сервисов обмена.
- Организовать электронный финансовый архив документов.
У нетоварных сделок, связанных с арендой помещений, рекламой, хозяйственными закупками есть важная особенность — условия каждой операции индивидуальны. Именно поэтому работа с такими документами подразумевает дополнительные согласования и проверки.
Как это работает
- Первичные учетные документы поступают из сервиса обмена прямо в систему Directum.
Там они автоматически связываются с договором по сделке и образуют единый комплект. Пользователь легко может найти всю необходимую информацию, если у него есть права доступа. - Система автоматически определяет ответственного за обработку — как правило, это сотрудник «Табер Трейд», который заключал сделку (ответственный за договор) или за кем закреплена организация-контрагент.
Ответственному за обработку приходит задача на рассмотрение входящего ПУД — ему нужно только проверить соответствие содержания документа условиям сделки. - После согласования ПУД ответственным задача направляется бухгалтеру.
Как только документ согласован в системе, он автоматически подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) ответственного и заносится в 1С для отражения в учете. Ответ отправляется контрагенту через сервис обмена.
Подписание документов КЭП гарантирует их неизменность и юридическую значимость.
Этап 2. Товарные первичные учетные документы
Задачи:
- Перевести полностью в электронный вид работу с товарными ПУД, которые сопровождают процесс заказа-приемки товара.
- Организовать хранение полученных файлов в едином финансовом архиве.
Документы по товарным сделкам, связанные с непосредственной деятельностью — приобретением продукции для последующей продажи, как правило, однотипны и их количество велико. Процессы проверки и обработки таких ПУД давно четко выстроены.
- Заказ на поставку отправляется через EDI-систему. Поставщик комплектует его и отправляет, а «Табер Трейд» получает уведомление об отгрузке с полным перечнем информации по товару (размер, вес, наименование, количество и т.д.).
- После приемки товара сотрудник «Табер Трейд» направляет поставщику уведомление о приемке с информацией по фактически принятому товару, это помогает сформировать корректный счет-фактуру.
На основе этого уведомления в учетной системе создается проект проводки. - После получения уведомления о приемке товара поставщик создает универсальный передаточный документ (УПД), который отправляется в «Табер Трейд» через сервис обмена.
- Пришедший УПД автоматически загружается в систему. По номеру заказа сверяются данные универсального документа с проектом проводки в учетной системе:
- суммы заказа;
- суммы НДС;
- GLN (международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции). - Если сверка прошла успешно, то система автоматически подписывает документы КЭП утверждающего (в зависимости от контрагента).
- После подписания документа автоматически создается проводка в учетной системе, затем УПД направляется поставщику через сервис обмена.
- Если документ в учетной системе не был найден или выявились расхождения, то в Directum моментально формируется задание бухгалтеру с результатом сверки. После устранения расхождений экземпляр отправляется на повторное согласование или оформляется отказ. Ответ контрагент получает через сервис обмена.
Если проект проводки в учетной системе и УПД были составлены корректно, процесс с момента получения документа в сервисе обмена до отправки подписанного экземпляра контрагенту проходит без участия человека.
Интеллектуальные сервисы в бухгалтерии
Каждый месяц в «Табер Трейд» поступают тысячи счетов на оплату, 90% из них — в бумажном виде. Бухгалтерам приходилось обрабатывать их вручную, включая объемные таблицы с перечнем номенклатуры. Ежедневно такая работа отнимала до 3 часов в день, и ошибки, связанные с человеческим фактором, были неизбежны.
Компания приняла решение — снять рутину с бухгалтеров по обработке входящих счетов с помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario.
Задачи:
- Ускорить работу с документами и минимизировать ошибки с помощью искусственного интеллекта (ИИ).
- Интегрировать ИИ-сервисы с учетной системой 1С для упрощения создания платежных поручений и получения статуса оплаты по отдельным счетам.
Как это работает:
- Счета приходят в компанию в электронном виде через сервисы обмена или на бумаге — по почте или с курьером. Далее цифровые оригиналы и скан-копии поступают на специальный email, а оттуда — в Directum Ario.
- ИИ-сервисы извлекают реквизиты счетов, включая табличную часть. Даже если в PDF нет текстового слоя, информация все равно распознается.
- На основе извлеченных данных в системе заполняется карточка документа и уходит на согласование ответственным по автоматически определенному маршруту.
Интеграция с 1С помогает быстро проводить все операции без переключения между разными системами.
Результаты проекта
Единый финансовый архив, организованный в системе Directum, безопасно хранит информацию с учетом прав доступа, при этом поддерживает работу как с формализованными, так и с неформализованными документами. Кроме того, предусмотрены специальные сценарии подготовки к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов, а документы выгружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов.
За счет цифровизации процесса регистрации и отправки УПД контрагенту существенно сократились издержки на доставку, проверку и подписание документов. Факты отправки, получения и возврата строго контролируются.
«Розничная сеть „Подружка“ принимает свыше 3000 документов в неделю.
Среди плюсов проекта выделю, что удалось оптимизировать транспортные расходы на доставку документов, процедура приемки товаров ускорилась, уменьшилось количество ошибок при работе с ПУД, сократились расходы на ФОТ.
В будущем компания „Табер Трейд“ планирует автоматизировать еще несколько процессов. Среди них — отправка актов ТОРГ-2, согласование входящих счетов и договоров».
Интеграция сервисов обмена и системы Directum сыграла решающую роль в оптимизации внутреннего цикла согласования ПУД. На сегодняшний день «Табер Трейд» выделяет несколько ключевых преимуществ такого подхода:
- обработка товарных и нетоварных ПУД в системе подразумевает строгую маршрутизацию документов — соблюдаются все регламенты и влияние человеческого фактора минимизируется;
- процесс обработки ПУД по товарному документообороту возможен без участия человека, благодаря чему освобождается полезное время сотрудников;
- снижаются финансовые риски по обработке некоторых первичных учетных документов со строго ограниченным временем на подписание;
- все финансовые документы организации хранятся в едином архиве, который облегчает поиск информации и подготовку к проверкам, обеспечивает контроль доступа к данным.
Подключение интеллектуальных сервисов Directum Ario ускорило обработку документов в бухгалтерии и высвободило несколько часов в день для более важных задач. При этом полнота извлечения данных из счетов на оплату составляет 90%, классификация реквизитов — 95%, что на 15-20% превышает плановые показатели.
«ИИ-сервисы избавили сотрудников от согласования документов на бумаге. Теперь эти операции все руководители ЦФО выполняют в системе, в том числе удаленно. Трудозатраты на рутину значительно снизились».
