Эффективность «взлетает»:
Directum RX в авиационной группе «Тулпар»
2
компании
3
месяца на проект
на 20%
быстрее обмен письмами и обработка входящих документов
на 30%
ускорилось согласование приказов и договоров
на 30%
выше вовлеченность менеджеров в согласование
О компании
Авиационная группа «Тулпар» — группа компаний в сфере коммерческой и деловой авиации. В ее составе 7 предприятий, выполняющих полный комплекс услуг, — от летной эксплуатации и технического обслуживания воздушных судов до изготовления пассажирских и VIP-интерьеров для самолетов и вертолетов отечественного и иностранного производства. В инфраструктуру компании входят ангарные комплексы в международных аэропортах «Казань», «Бегишево», собственные производственные базы и промышленная площадка.
Цели и задачи
В компании хотели создать единую систему управления документами. Цифровизация бизнес-процессов на базе импортонезависимого ПО должна была сократить объем бумажного документооборота в организации, а электронный обмен с контрагентами — ускорить договорную работу. Для этого выбрали платформу Directum RX.
В рамках проекта требовалось:
- автоматизировать работу с входящими, исходящими, внутренними и договорными документами на воздушные перевозки, сократить трудоемкость и сроки создания типовых документов благодаря шаблонам;
- ускорить процессы авиакомпании за счет автоматического подбора регламентов согласования в зависимости от вида документа;
- встроить устранение замечаний в процессы согласования. Добавить возможность отслеживания статусов, заданий и автоматизированных напоминаний;
- повысить контроль исполнения поручений, исполнительской дисциплины за счет использования задач и заданий, графических средств контроля, автоматизированных отчетов;
- организовать работу руководителей в мобильном приложении Directum Solo;
- настроить обмен документами через сервисы ЭДО (СБИС) непосредственно из Directum RX.
Решение
За три месяца команда проекта перевела в электронный вид бизнес-процессы Авиакомпании «Тулпар» и Управляющей компании «Тулпар Аэро Групп» на Directum RX. В организациях внедрили «Делопроизводство», «Договоры», «ЭДО с контрагентами», а также разработали специальные модули, виды документов и регламентов с учетом отраслевой специфики. Например, интеграция с маршрутами и типами воздушных судов позволяет «Тулпар» более точно планировать и контролировать выполнение полетов.
Команда внедрения спроектировала автоматический подбор регламентов движения, мониторинга состояния документов и заданий: система сама направляет файлы на согласование ответственным лицам и контролирует сроки. Это сокращает время на обработку, ускоряет согласование, подписание и исполнение договоров на воздушные перевозки. Шаблоны и уже имеющиеся в системе материалы ускоряют создание типовых документов. Диаграммы и автоматические отчеты повышают уровень контроля за поручениями и исполнительскую дисциплину.
Сертифицированные преподаватели обучили пользователей и администратора системы работе с Directum RX.
Мобильное приложение Directum Solo для руководителей компании помогает согласовывать документы и контролировать исполнение поручений даже за пределами офиса.
Результаты проекта
- ~на 20% ускорился обмен корреспонденцией и эффективность обработки входящих документов;
- ~на 30% сократилось время на согласование приказов и договорную работу;
- ~на 30% возросла вовлеченность менеджеров высшего и среднего звена в процессы согласования благодаря мобильному приложению;
- в системе учитываются маршруты и типы воздушных судов, что позволило точнее планировать и контролировать перевозки;
- в программе отслеживаются сроки выполнения обязательств по договорам — повысилась эффективность работы с контрагентами;
- сократилось время на рутинные операции.
Исполнитель
Компания «МайТэк» (MT Group) — партнер компании Directum c 2010 года. C 2014 года — Генеральный партнер, центр сертифицированного обучения и сертифицированный партнер-разработчик. Также МайТэк — авторизированный партнер Astra Linux.
