Электронный документооборот в России

Электронный документооборот: специфика по отраслям

Каждая отрасль обладает собственной спецификой, поэтому и проекты имеют свои особенности. Многие вендоры, в том числе DIRECTUM, готовят комплексные предложения по организации ЭДО на предприятии, основываясь на собственном опыте.

Компании нефтегазовой отрасли отличаются масштабами, они уделяют особое внимание нескольким направлениям:

• Документационное обеспечение управления
• Управление проектно-сметной документацией
• Поддержка линейного менеджмента
• Организация взаимодействия удаленных подразделений

Предприятия промышленного комплекса серьезно подходят к теме информационной безопасности. Необходимо обеспечить:

• Безопасное хранение проектной и конструкторской документации
• Управлять портфелями инвестиционных проектов
• Своевременного обрабатывать входящие документы и соблюдать сроки исполнения договорных обязательств

Органы государственной власти проявляют повышенный интерес трем аспектам:

• межведомственное взаимодействие и работа с обращениями
• государственные услуги в электронном виде
• решение ведомственных задач

Для финансовых организаций актуальны задачи:

• взаимодействие фронт- и бэкофисов
• организация архива клиентских досье
• обеспечение единого центра обслуживания
• быстрая обработка входящих запросов и документов

В вопросах продаж первостепенное внимание уделяется направлениям:

• управление взаимодействием с клиентами
• выстраивание системы менеджмента качества
• межкорпоративное взаимодействие

В сфере строительства важно соблюдать сроки и требования, как со стороны государства, так и со стороны инвесторов:

• управление проектной деятельностью
• организация единого архива электронных документов;
• контроль исполнения договорных обязательств

Энергосбытовые и теплоснабжающие компании автоматизируют:

• Внешний документооборот с физическим и юридическими лицами
• Управление первичными учетными документами
• Организация финансового архива

Предприятия агропромышленного комплекса часто имеют распределенную структуру, им важны процессы:

• Взаимодействие между филиалами
• Организация корпоративных мероприятий и совещаний
• Документационный обмен с контрагентам

Требования к системам электронного документооборота

Под влиянием тренда цифровой трансформации современные СЭД/ECM претерпевают значительные изменения. Так, среди ключевых требований заказчиков стоит выделить:

• проработанная функциональность для охвата множества процессов с учетом специфики отрасли и законодательства РФ;
• мощная современная платформа для подключения к электронному документообороту всех подразделений с большим количеством сотрудников;
• интеллектуальные механизмы для исключения рутины в работе пользователей и повышения качества результатов;
• юридическая значимость документов, в том числе при межкорпоративном обмене и при организации долговременного хранения электронных документов.
• удобство работы с решением как с точки зрения пользователей, так и с точки зрения сопровождения;
• различные варианты взаимодействия с СЭД/ECM (омниканальность): десктоп-, веб- и мобильный доступ, чат-боты и другие сервисы для неавтоматизированных сотрудников.

Несколько иные требования к СЭД предъявляет средний и малый бизнес. Проекты автоматизации — давно уже не привилегия «больших», оптимальная организация деятельности нужна всем. Что важно небольшим компаниям:

• наличие универсальных и удобных решений из «коробки»;
• минимальные затраты на развертывание и обслуживание;
• мобильные приложения для оперативного подключения к рабочим вопросам в режиме 24/7
• готовые коннекторы к учетным системам и сервисам обмена, т.к. зачастую контрагенты из числа крупных предприятий настаивают на подключении к межкорпоративному электронному документообороту;
• возможность адаптации под бизнес-задачи — с ростом компании важно, чтобы ИТ-инфраструктура могла меняться без серьезных усилий и вложений.

Отвечая на запросы рынка, DIRECTUM постоянно развивает и расширяет линейку своих продуктов, где представлены: мощная ECM-платформа для предприятий со сложной и разветвленной структурой, интеллектуальные механизмы для обработки документов, сервис ЭДО, а также электронный документооборот DirectumRX — система с продуманной эргономикой и широкими возможностями как для крупных, так и для малых компаний.

1 на основе статистики Минкомсвязи в 2018 году

2 данные опубликованы на Официальном портале Мэра и Правительства Москвы