До недавнего времени даже в самых прогрессивных российских компаниях приказы на отпуск или заявления на увольнение подписывались в бумажном виде. Во время пандемии 2020 году лед тронулся: появился эксперимент Министерства труда по переходу на электронное кадровое делопроизводство (КДП). В 2021 году 377-ФЗ дал зеленый свет всем организациям, которые давно планировали отказаться от бумаги во взаимодействии с сотрудниками.
Ведение КДП в электронном формате — это право, а не обязанность. Компании сами определяют, переводят они документы в цифру или нет. Но и принять такое решение в одностороннем порядке не получится, необходимо получить согласие действующих сотрудников. В свою очередь, работник имеет право отказаться от электронного кадрового документооборота (КЭДО), тогда все взаимодействие с ним останется на бумаге. Исключение составляют специалисты, которые оформили трудовой договор после 31 декабря 2021 года и к этому моменту не имели профессионального стажа, — их о подключении к цифровому обмену документами можно не спрашивать.
Комплексная система, которая объединяет готовые блоки для кадровых бизнес-задач и строится по принципу конструктора.
Организация КДП в электронном виде позволяет:
К сожалению, не все документы можно переводить в цифру. На бумаге остаются, например, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, журналы по охране труда. Правда, последние могут быть исключены из этого списка совсем скоро: на рассмотрении Госдумы находится законопроект, который разрешит работником заверять прохождение инструктажа электронной подписью.
Что же можно оцифровать? Внутренние нормативные акты, всё, что связано с отпусками, учетом рабочего времени, командировкамии даже основополагающий трудовой договор.
Важно, что компаниям, которые уже перешли на цифровое КДП, при оформлении кадровых документов с 1 марта 2023 года нужно руководствоваться нормами приказа Минтруда № 578н, который утвердил единые требования к трудовым документам в цифре. Правовой акт описывает структуру и составляющие части такого документа, к которым относятся основная часть в формате PDF-A/1A, приложения, электронные подписи, машиночитаемая доверенность (при наличии) и XML-описание.
Чтобы создавать, подписывать и обмениваться электронными документами, нужна информационная система (ИС) для КДП. Трудовой кодекс предлагает два варианта: портал «Работа России» или ИС, которая позволяет хранить, подписывать и обмениваться электронными документами. Но пока «Работа России» находится в стадии пилота и имеет ограниченную функциональность, компаниям стоит рассмотреть другие решения, например, внедрить КЭДО на базе той информационной системы, которая уже применяется для электронного документооборота.
На какие критерии обратить внимание при выборе ИС:
Подписывать трудовые документы в цифре можно тремя видами подписей. Простая электронная подпись (ПЭП) имеет минимальную защиту. То, что подпись сформирована, подтверждается только использованием пароля или кода.
В отличие от простой ЭП, при создании усиленной подписи применяется криптографическое преобразование информации. Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) позволяет с помощью комбинации данных не только установить личность того, кто подписал документ, но и зафиксировать внесение изменений уже после подписания. Для получения квалифицированной электронной подписи (УКЭП) применяются только российские алгоритмы, соответствующие ГОСТ.
Простую и неквалифицированные подписи может выпустить работодатель в информационной системе, например, в Directum HR Pro. УКЭП выдаются только в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Для онлайн-подписания документов 377-ФЗ разрешает использовать еще один вид ЭП — Госключ. В мобильном приложении от Минцифры можно сгенерировать как УНЭП, так и УКЭП. Среди плюсов —бесплатные ЭП для сотрудников, удобство доступа через мобильное приложение. Госключ уже интегрирован в некоторые системы КЭДО, в том числе в Directum HR Pro.
Нельзя так просто взять и начать обмениваться с сотрудниками цифровыми документами. Необходимо провести подготовительную работу:
Крупный производитель шоколада и снэков «Мон’дэлис Русь» запланировал перевести в цифровой вид кадровые документы и процессы еще в 2020 году. Такая возможность была у компаний, согласившихся на участие в эксперименте Минтруда. В качестве информационной системы выбрали Directum RX. В результате во время пандемии сотрудников удалось без потерь перевести на удаленную работу, а параллельно снизить трудозатраты сотрудников на выполнение рутинных операций и ускорить многие процессы. Например, для переноса отпуска в системе сотруднику достаточно 3 минут.
Производитель профессиональной косметики для волос ESTEL подключился к КЭДО на базе системы Directum HR Pro. В цифру перевели основные кадровые документы, упростилось их оформление, согласование и подписание. Сотрудники оценили удобство работы в личном кабинете через мобильное приложение Directum Jazz, а кадровики избавились от большинства рутинных задач. Время на подписание документов сократилось в 8 раз, а HR-процессы идут в 6 раз быстрее.
Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.