Группа заводов «Металлкомплект» перевела документооборот в DIRECTUM

Завершено внедрение системы электронного документооборота в группе заводов «Металлкомплект». По итогам проекта в DIRECTUM работает более 200 пользователей.

Группа заводов «Металлкомплект» – крупный металлотрейдер и один из ведущих российских производителей профнастила, кровельных и фасадных материалов из оцинкованного и окрашенного металлопроката. Компания  успешно работает на рынке металлов более 20 лет, имеет представительства в Ижевске, Екатеринбурге, Хабаровске, Новосибирске, Кирове, Перми и Уфе.

Для того чтобы организовать оперативный обмен информацией и сократить издержки на пересылку документов между филиалами, компания решила перевести свою документацию в электронный вид.

По результатам анализа рынка была выбрана ECM-система DIRECTUM. Главными задачами проекта внедрения стал контроль над исполнением поручений и упорядочивание договорных процессов. Для реализации поставленных задач был использован функционал Базовых модулей DIRECTUM, а также бизнес-решений «Классическое делопроизводство», «Управление совещаниями и заседаниями» и «Управление договорами». С помощью коннектора из набора средств DIRECTUM Integration Toolset была организована синхронизация данных DIRECTUM и 1С.

По итогам проекта в группе заводов «Металлкомплект» автоматизирована работа по следующим процессам:

●    регистрация входящих писем;

●    регистрация входящих бухгалтерских документов;

●    согласование приказов и рекомендаций;

●    контроль исполнения поручений;

●    согласование документов СМК;

●    контроль исполнения обязательств по договорам;

●    согласование договорных документов;

●    подготовка и проведение совещаний, контроль исполнения решений совещаний.

В ходе опытно-промышленной эксплуатации к работе в системе DIRECTUM были подключены филиалы, расположенные в Хабаровске, Кирове, Уфе и Перми. Для пользователей этих филиалов было проведено удаленное обучение посредством MS Lync.

«Внедрение СЭД DIRECTUM позволило сократить трудозатраты и, как следствие, получен эффективный инструмент для контроля хода выполнения процессов и задач, – комментирует Александр Шафранский, начальник службы обеспечения качества группы заводов «Металлкомплект». – В рамках автоматизации процессов исключена несогласованность в работе подразделений, минимизированы временные задержки в доведении управленческих решений до сотрудников, исключены несвоевременность или искажение передаваемой информации».

Итогом внедрения DIRECTUM стала установленная, настроенная и функционирующая корпоративная СЭД, в которой совместно работают все отделы компании, это более 200 сотрудников. В настоящее время сопровождение и развитие СЭД продолжает авторизованный партнер DIRECTUM – компания «Онлайн».

«Благодаря системе DIRECTUM, – продолжает Александр, – налажен информационный обмен между сотрудниками служб и заводов, находящихся в других городах. В результате внедрения ПО гарантировано соблюдаются процессы согласования документов и их учет, что позволяет предприятию быть уверенным в стабильности протекания этих процессов. В целом повышена эффективность работы всей компании. Мы довольны результатом сотрудничества с компанией DIRECTUM».