HR-специалист становится агентом цифровизации

В 2022 году интерес к цифровизации HR-процессов не просто не угасает, а нарастает устойчивыми темпами. О главных трендах отрасли CNews рассказал Артем Пермяков, директор по перспективному развитию компании Directum.

CNews: Насколько остро в российских компаниях сейчас стоит вопрос цифровизации HR-процессов? Отличаются ли приоритеты в этой области в 2022 году в сравнении с 2020, 2021 годами? Не оставили ли некоторые организации HR-автоматизацию до лучших времен, пересмотрев бюджеты?

Артем Пермяков: Интерес к теме цифровизации HR не спадает, несмотря на сложные экономические условия. Компании понимают, что люди — это главный актив, а оптимизация кадровых процессов способна облегчить и оптимизировать их труд.

На прошедшей в конце ноября крупной конференции Directum Enterprise Forum в работе HR-секции приняло участие наибольшее количество гостей, а 40% запросов в компанию Directum от потенциальных клиентов сегодня так или иначе связано с HR-процессами, — спрос налицо.

Что касается приоритетов, на общем фоне можно выделить две основные задачи. Для компаний, которые раньше пользовались зарубежными системами, в первую очередь, SAP, на первом плане — потребность в их замене и подбор достойных отечественных аналогов.

Второй тренд — смещение интереса от базового КЭДО к цифровизации кадровых бизнес-процессов. Если раньше клиенты стремились просто перевести бумагу в электронный вид, то теперь их потребности шире, они хотят получать от внедрения программных продуктов полностью автоматизированный цикл работ «под ключ». К примеру, если речь идет об отпусках, мало просто перевести приказы в цифру: все этапы от планирования до ознакомления с готовым документом должны происходить в системе, трудоемкие ручные операции исключаются.

Кроме того, у крупных заказчиков появляется потребность в модификации процессов под себя — большинство облачных сервисов КЭДО не закрывают такие задачи, а значит, приходится искать альтернативы.

CNews: Каким компаниям автоматизация HR-процессов сейчас требуется больше и почему?

Артем Пермяков: Цифровизация наиболее актуальна для крупных и территориально-распределенных компаний, а также тех организаций, где имеет место большая текучка кадров.

Когда подразделения разбросаны по всей стране, неавтоматизированный процесс будет означать торможение, простои и лишние затраты. Большое число сотрудников и частые замены в штате увеличивают количество кадровых документов, которые нужно создавать и обрабатывать. Цифровое взаимодействие решает эти проблемы.

Важно, что при таких сложностях руководство компаний обращает внимание именно на процессы, а не просто перевод документов в цифру. Причина в том, что при разветвленном штате и активной текучке число рутинных операций и объем документов увеличиваются, и чтобы справиться с наплывом, требуется всё большее количество HR-специалистов. Чем более автоматизированным будет процесс, тем ниже накладные расходы на его организацию.

CNews: Какие «боли» закрывает автоматизация в HR Zero? Как можно раскрыть это понятие?

Артем Пермяков: HR Zero — это подход к цифровизации, который является следующим шагом после перевода документов в цифру и оптимизации процессов.

Концепция предполагает два основных этапа.

Первое, что нужно сделать, — отказаться от ненужных документов. На примере управления отпусками это может быть приказ о предоставлении отпуска, ведь если человек уходит отдыхать по графику и подписал уведомление об этом, то приказ уже не нужен. В текущей практике его использует бухгалтерия как основание для начисления отпускных. Но почему таким основанием не может быть график и заверенное уведомление? Если разобраться, без приказа вполне можно обойтись.

 

На прошедшей в конце ноября крупной конференции Directum Enterprise Forum в работе HR-секции приняло участие наибольшее количество гостей, а 40% запросов в компанию Directum от потенциальных клиентов сегодня так или иначе связано с HR-процессами, — спрос налицо.

Артем Пермяков,R&D-директор компании Directum

Второй этап — исключение рутины в работе HR-специалистов. Иными словами, все процессы, которые можно перевести в цифру, нужно переводить. К примеру, если сотрудник хочет изменить даты отдыха, то все этапы переноса — проверка, отправка на согласование и подписание — должны происходить в системе без участия кадрового специалиста. Он здесь нужен разве что как наблюдатель или согласующий, но точно не для того, чтобы запускать эти процессы вручную.

Очевидные бонусы методологии HR Zero — избавление от однотипных задач и снижение нагрузки на HR-службу. Правда, для получения этой выгоды придется пересмотреть устоявшиеся способы ведения дел, избавиться от мышления в духе «как бы чего не вышло» и перестать перестраховываться за счет большого количества бесполезных документов.

CNews: Что при таком подходе остается делать HR-специалистам? Как меняются их задачи? Как автоматизация влияет на численность персонала?

Артем Пермяков: HR-специалист становится агентом цифровизации, помогает сотрудникам включиться в обновленные кадровые процессы и получать все преимущества такого способа общения с работодателем, а также консультирует при возникновении вопросов.

Важно, что автоматизация процессов позволяет не расширять штат таких работников даже при увеличении числа сотрудников организации и большой текучке. Рутины становится в разы меньше, а значит тот же состав специалистов сможет брать на себя больше задач.

Наконец, любая цифровизация не сможет охватить 100% кейсов — к некоторым нестандартным задачам всё равно придется подключаться человеку. К примеру, сотрудник проболел почти весь свой отпуск. В системе, конечно, можно настроить правило, чтобы неиспользованные дни отпуска автоматически переносились на следующие за ними рабочие. В то же время, если такого специалиста некем заменить, может возникнуть простой. Без подключения HR-менеджера и руководителя вопрос не разрешить.

CNews: Какие основные тренды отрасли можно перечислить?

Артем Пермяков: Мы наблюдаем интерес к теме онлайн-трудоустройства — она востребована, работодатели хотят принимать сотрудников полностью удаленно. Им также важно, чтобы весь цикл работ по трудоустройству происходил в одной системе, а значит, нужна интеграция с рекрутинговыми решениями, инструменты согласования заявок на подбор кандидатов, самих кандидатов, офферов и так далее.

 

Любая цифровизация не сможет охватить 100% кейсов — к некоторым нестандартным задачам всё равно придется подключаться человеку.

Артем Пермяков,R&D-директор компании Directum

Пока у руководителей нет полного понимания того, как методологически выстроить онлайн-прием — подписать соглашение участников электронного взаимодействия и соглашение об обработке персональных данных, проверить личность кандидата, выдать ему электронную подпись, заверить сам трудовой договор. Поэтому информация от опытных вендоров, имеющих реальный опыт и инструменты для онлайн-трудоустройства, вызывает максимальный интерес.

Второй тренд — электронное подписание документов с помощью Госключа. Несмотря на то, что сейчас есть некоторые неудобства при его использовании (в первую очередь, необходимость обращаться к отдельному приложению на смартфоне, чтобы заверить документ), госсервис имеет шансы стать универсальным инструментом подписания. В системе Directum HR Pro документы можно заверять Госключом — это подтверждено на практике.

Правда, важно понимать, что инструмент закрывает только узкую задачу подписания, а значит, не может заменить полноценную систему цифровизации кадровых бизнес-процессов. Госключ — бесплатный сервис, и в этом его главная ценность. Но большинство вендоров не отделяют стоимость УНЭП, выдаваемых в системе, от общей цены ПО, что нивелирует это преимущество — отказаться от системы цифровизации HR-процессов всё равно не получится.

Долгосрочное хранение — тоже актуальная тема, но это скорее must have, стабильный тренд, на который всегда нужно обращать внимание.

CNews: Какие сервисы Directum в последнее время наиболее востребованы у компаний и почему? Какой экономический эффект они дают?

Артем Пермяков: Сохраняется интерес к классическому КЭДО — переводу документов в электронный вид. Как правило, с такими запросами приходят компании с высоким уровнем текущей автоматизации кадровых процессов, для которых настройка подписания — это необходимый финальный шаг. Те клиенты, которые до сих пор работали по старинке, обычно ориентированы сразу на выстраивание процессов.

С периодом начала планирования отпусков совпал всплеск интереса к соответствующему решению Directum. В октябре-ноябре мы получили большое количество запросов на быстрое внедрение таких возможностей из коробки — заказчики хотели успеть запланировать отпуск 2023 в цифре.

Также мы наблюдаем устойчивый спрос на наше решение для онлайн-приема, что гармонично вписывается в общую волну интереса к удаленному трудоустройству.

Что касается экономического эффекта, то внедрение КЭДО сокращает расходы на организацию документооборота в 3-5 раз и ускоряет его в 8 раз. Цифровизация бизнес-процессов по сравнению с внедрением только КЭДО эффективнее еще в 4 раза. И даже только выстраивание в цифре управления отпусками снижает затраты на процесс до 10 раз. Выгоды очевидны.