Юридически значимый документооборот холдинга – способы организации, практика проектов

Анна Белюта, аналитик-консультант, компания Akelon

Чтобы разобраться в сути вопроса, немного теории. Холдинг — это группа коммерческих организаций, среди которых есть одна главная (управляющая, материнская) компания и несколько дочерних, находящихся в подчинении. Все специфические функции обычно выделены в отдельные юридические лица, территориально удалены от головной организации и друг от друга. Бизнес-процессы у них могут существенно отличаться.

В процессах нужно дополнительно учитывать корпоративный документооборот между предприятиями холдинга и внешний — с контрагентами. Когда все документы передаются в бумажном виде на огромные расстояния — это дорого и долго. В такой ситуации переход на обмен документами в электронном виде выглядит очень перспективным и выгодным. В электронный вид возможно перевести все виды документооборота: внутренний, между компаниями и с внешними контрагентами.

Но в реальности не все так просто. Далеко не все организации готовы переходить на обмен документами в электронном виде. Законодательство не требует обязательного перехода на электронные документы. Выходит, что с некоторыми контрагентами придется работать по старинке, используя бумажные документы. Те же, кто готов к переходу на ЭДО, могут работать с разными операторами ЭДО. Здесь вырисовывается еще один глобальный вопрос — роуминг между операторами. Согласитесь, в итоге мы получаем больше вопросов, чем ответов.

Поделимся своим опытом и прольем свет на следующие моменты перехода на ЭДО:

1. Какие существуют подходы к обработке бумажного и электронного потока документов, их плюсы и минусы.
2. Какие существуют подходы к созданию единого электронного архива документов, их плюсы и минусы.
3. Зачем нужен общий центр обработки документов?
4. Где место системе электронного документооборота (СЭД) в этом процессе?
5. Единая СЭД и разграничение прав доступа.

Подходы к обработке бумажного и электронного потоков документов

На первый взгляд кажется, что переход на электронный документооборот это процесс, при котором пользователи перестают распечатывать документы и работают с ними в электронном виде. Конечно, частично это правда. Законодательством предусмотрено, что акты выполненных работ, счета-фактуры и другие, так называемые формализованные первичные финансовые документы действительно могут больше не распечатываться. Они создаются в учетной системе, согласуются и подписываются электронной подписью в СЭД, после чего отправляются контрагенту на подпись через оператора ЭДО. Но остаются еще неформализованные документы — например, договоры, счета на оплату, акты сверок, транспортные накладные, товарно-транспортные накладные и т.д. Работа с ними может быть переведена в электронный вид, а может быть оставлена по-прежнему на бумаге.

Поэтому при переходе на ЭДО перед компаниями стоит задача организовать работу с двумя потоками документов: бумажным и электронным.

Электронные документы обрабатываются в электронном виде, поэтому они автоматически попадают в электронный архив документов.

При работе с «бумагой» существует два диаметрально противоположных подхода: в зависимости от того, как идет согласование в бумажном или электронном виде, и в какой момент документы попадают в электронный архив. Разберем на примере работы в СЭД DIRECTUM.

1. Входящие документы:

a. Документы поступают в единый электронный архив после обработки. То есть при поступлении бумажные версии обрабатываются ответственным сотрудником в бумажном виде: согласуются, подписываются и размещаются в архиве. Перед размещением бумажных оригиналов в архиве их сканируют и загружают в СЭД скан-образ.

b. Документы поступают в архив еще до их обработки. Бумажные документы при поступлении в организацию сразу сканируются и их скан-образы загружаются в систему. Ответственные сотрудники работают уже со скан-образами документов, за исключением этапа подписания, т.к. физическую подпись необходимо поставить на бумажном оригинале. Подписанные с двух сторон бумажные документы повторно сканируются и новые скан-образы загружаются в систему.

2. Исходящие документы:

a. Бумажные документы распечатывают непосредственно из учетной системы. В этом случае работа по согласованию/подписанию документов ведется в бумажном виде. После подписания документов с двух сторон, их сканируют и загружают в СЭД.

b. Возможен вариант, когда документы распечатываются из учетной системы со штрихкодом и параллельно выгружаются в СЭД. В этом случае необходимо одновременно вести работы с бумажными и электронными документами. После подписания бумажных оригиналов контрагентом, документы сканируют и автоматически создается новая версия в системе.

c. Бумажные документы распечатывают из СЭД. В этом случае документы выгружаются из учетной системы со штрихкодом в СЭД, где проходит их согласование. После чего их распечатывают, подписывают и отправляют на подписание контрагенту. Получив подпись от контрагента, документы сканируют и в системе автоматически создается новая версия.

Давайте поговорим о сложностях, плюсах и минусах каждого подхода.

Создание единого электронного архива по итогам обработки документов

У такого подхода создания единого электронного архива мы видим следующие плюсы:

• схема работы пользователей с бумажными документами не меняется;
• скан-образы бумажных документов попадают в архив уже подписанными с двух сторон.

Но, есть и свои минусы:

• в случае, если процесс согласования/подписания документов довольно сложный, то бумажные документы могут потеряться/повредиться в процессе их обработки;
• нет возможности отследить на каком этапе согласования/подписания находятся документы внутри организации.

Создание единого электронного архива перед обработкой документов

У такого подхода создания единого электронного архива есть следующие плюсы:

· перевод бумажных документов в электронный вид в самом начале процесса их согласования/подписания снижает риск потери и порчи бумажных оригиналов.

• за счет перевода бумажных документов в электронный вид в начале процесса есть возможность отследить на каком этапе согласования/подписания находятся документы внутри организации;
• добавляется функционал по работе с электронными документами, которые поступают непосредственно в систему и автоматически считаются документами архива.

У данного подхода есть и свои минусы:

• Меняется схема работы пользователей с бумажными документами: с ними нужно работать в электронном виде, за исключением этапа подписания, так как физическую подпись необходимо поставить на бумажном оригинале. С другой стороны, данный тезис можно назвать плюсом, т.к. при внедрении процесса работы с электронными документами — процессы работы с бумажными и электронными документами будут очень похожи.
• Для того, чтобы в архиве были скан-образы бумажных документов, подписанные с двух сторон, их необходимо сканировать несколько раз.

В одном из своих проектов (внедрения ЭДО в ГК ДКС) мы использовали именно этот подход. Такой выбор был связан с довольно сложными и многоступенчатыми процессами согласования первичных учетных документов внутри компании.

При переходе на ЭДО помимо глобальной цели работы с первичными финансовыми документами в электронном виде необходимо было унифицировать процессы работы с ними, а, следовательно, ускорить их обработку.

Несмотря на то, что территориально компании группы ДКС в основном находятся на небольшом расстоянии друг от друга, передача электронных документов через оператора системы обмена происходит быстрее, чем машина с грузом успевает доехать с одного склада на другой. Таким образом работники компаний заранее знают, что товар отгружен и могут начать проверить корректность оформления документов еще до прихода товара на склад.

Оперативный обмен документами позволяет сократить сроки закрытия бухгалтерской отчетности, а значит вовремя возместить вычет по НДС.

Использование общего центра обработки документов

Для централизованного перевода бумажных документов в электронный вид можно выделить отдельное подразделение — Общий центр обработки документов (ОЦО).

Использование ОЦО позволяет:

• снизить риск потери бумажных документов;
• снять необходимость обеспечения всех сотрудников принтерами штрих кодов и сканерами для перевода документов в электронный вид;
• ускорить обработку документов — сотрудники ОЦО за счет постоянной работы с документами по переводу их в электронный вид будут выполнять ее более оперативно, чем сотрудники на местах.

В ходе проекта в ГК ДКС было выделено отдельное подразделение, которое было названо «Центр обработки документов» (ЦОД).

В обязанности данного подразделения входит:

• сканирование исходящих документов, вернувшихся с подписью контрагента;
• наклейка штрих кода и сканирование входящих документов, запуск скан-образов входящих документов на согласование по маршрутам;
• размещение бумажных оригиналов в архиве.

Выделение отдельного подразделения с небольшим количеством работников было правильным решением с точки зрения руководства холдинга, так как:

• затраты на печать штрихкодов и сканирования документов для 4-5 работников подразделения были меньше, чем если бы они обеспечивали всех пользователей первичных финансовых документов напечатанными экземплярами;
• создан единый центр агрегации бумажных документов, что сокращает риск их потери и увеличивает степень контроля за состоянием документов;
• увеличена скорость обработки документов, за счет более быстрого выполнения однотипных действий выделенных пользователей, чем если бы это делал каждый пользователь.

Зачем здесь СЭД?

Этот вопрос особенно актуален для электронных документов, создаваемых в учетной системе. С одной стороны, казалось бы, что мешает непосредственно в учетной системе создать документ, подписать его и отправить контрагенту через оператора ЭДО. С другой стороны, учетная система не всегда позволяет хранить скан-образы бумажных документов, не умеет работать с маршрутами согласования и подписания документов, не обладает удобными инструментами для поиска документов, их массовой выгрузки в различных форматах или выводу документов на печать.

Использование СЭД в связке с учетной системой и оператором электронного документооборота как раз решает эти проблемы:

• создает единый электронный архив, который будет хранить формализованные документы вместе с информацией об их подписании, и скан-образы подписанных бумажных документов;
• настраивает маршруты для согласования и подписания как бумажных, так и электронных документов. Следовательно, предоставляет возможность для отслеживания этапа обработки по каждому документу;
• разграничивает права доступ пользователей к документам в зависимости от юридического лица и подразделения работника;
• позволяет использовать удобные и эффективные инструменты поиска документов;
• дает массово выгружать документы в разных форматах при подготовке к налоговым и аудиторским проверкам.

Единая СЭД и разграничение прав доступа

От множественности юридических лиц в холдинге появляется новая задача — организовать зоны обработки документов. С одной стороны — удобнее работать в единой базе, с другой — необходимо разграничить права доступа к документам каждой организации.

Специфика холдинга в том, что сотрудник может совмещать несколько должностей в разных организациях. Отсюда вопрос: как разграничить доступ к документам в зависимости от организации и занимаемой должности. В случае использования единой СЭД проблема решается использованием нескольких записей работника для одного пользователя системы. Конечно, при таком подходе возникают сложности. Например, при формировании отчета по выполненным задачам — отражать данные по человеку или по его должностям. Но с другой стороны настройка различных отчетов не вызовет сложностей.

По нашему опыту организации, входящие в состав группы компаний, обычно используют единую учетную систему. Поэтому работа в рамках единой СЭД является логичным продолжением унификации процессов. Это позволяет упростить поддержку типовых маршрутов для согласования первичных документов внутри компаний.

Разграничение прав доступа к документам в рамках единой СЭД происходит в рамках балансовой единицы, входящей в группу компаний.

На примере ГК ДКС работники ЦОД обслуживают все компании группы одновременно, поэтому работа в единой СЭД всех компаний упростила настройку сканирования первичных документов, поступающих в организации и дала возможность работникам ЦОДа работать в «одном окне» системы.

Итоги

Подводя итоги, мы приходим к выводу, что юридически значимый документооборот внутри холдинга может принести много положительных моментов. Но при принятии решения о реализации проекта по переходу на ЭДО, надо понимать, что это не панацея от всех проблем с документооборотом организации. Необходимо быть готовым к изменению процессов работы с документами внутри организации.

Конечно же положительных моментов больше, но минусы, с которыми сталкиваются организации при переходе зачастую отталкивают и оттягивают на неопределённое время принятие решения о реализации. В такой ситуации выбор хорошего партнера для внедрения проекта очень важен. В процессе запуска вы наверняка столкнетесь с нестандартными задачами. Очень важно, чтобы партнер был готов совместно со специалистами организации вырабатывать решение и сделал все процессы в компании максимально удобными.

Если на данный момент вы задумались о реализации такого проекта, возьмите на заметку чек-лист ключевых моментов, которые необходимо проработать:

1. Изучить законодательную базу юридически значимого документооборота: какими документами можно обмениваться в электронном виде, как сдавать эти документы для проверок.
2. Выбрать оператора ЭДО. Выбор оператора может зависеть, например, от количества контрагентов организации, которые уже работают с тем или иным оператором.
3. Выделить организации и документы, с которыми будет стартовать проект перехода на ЭДО. Довольно часто компании запускают пилотный проект на ограниченном количестве организаций и ограниченном наборе видов документов. Это дает возможность за небольшое количество времени и трудозатрат запустить ЭДО в компании, чтобы на практике понять, что такое ЭДО и как с ним работать. По итогам пилотного проекта организация может с большим пониманием перестраивать процессы документооборота внутри компании при подключении к ЭДО организаций, не участвовавших в пилоте.
4. Выбрать партнера для реализации данного проекта.

Пункты 1-3 возможно выполнять совместно с партнёром, которого вы выберете для реализации проекта по переходу на ЭДО. В этом случае партнёр сможет пояснить вам тонкости законодательства, поможет выбрать оператора ЭДО и определить круг организаций и видов документов для пилотного проекта.