Как организовать кадровое делопроизводство

Ведение кадрового делопроизводства (КДП) — обязанность любого работодателя. Даже если в компании устроен один сотрудник, придется собирать, вести и хранить документацию, предусмотренную ТК РФ и другими законами. За несоблюдение требований можно получить серьезные штрафы или административную ответственность.

Конечно, КДП нужно не только для того, чтобы избежать санкций при проверках. Грамотная организация кадрового делопроизводства — это:

• документально закрепленные права и обязанности работодателя и сотрудников, которые понадобятся в случае претензий с той или другой стороны;
• важная часть управления персоналом, этому служат четкие должностные инструкции;
• гарантия для работников, что их права соблюдаются: не возникнет проблем с получением пособий, премий, пенсии, положенного по ТК РФ отпуска.

Обязательные кадровые документы

Трудовой договор

Это основной документ кадрового делопроизводства — письменное соглашение между работником и работодателем. Универсальной утвержденной формы трудового договора не существует, но при его составлении обязательно нужно учитывать требования статьи 57 ТК РФ. Полезно иметь шаблоны договоров для разных категорий работников.

Если в трудовой договор необходимо внести изменения, например, о новой должности сотрудника, составляется дополнительное соглашение.

Приказы по личному составу

Приказы издают для каждого кадрового мероприятия: прием, отпуск, увольнение, командировка, поощрение сотрудника.

Трудовая книжка

Сейчас есть два варианта ведения трудовой: в бумажном и электронном виде. С 1 января 2021 года всем, кто впервые устраивается на работу, автоматически заводят электронную трудовую. Остальным можно выбрать: оставить привычную бумажную книжку или отказаться от нее.

Личная карточка

Если вы организуете кадровое делопроизводство в 2024 году для новой компании, то личную карточку сотрудника по форме Т-2 заполнять не нужно. Остальным организациям для отказа от этой формы нужно издать письменный приказ.

Штатное расписание

В этом документе перечислена структура компании, должности (включая вакантные) и оклады. По штатному расписанию удобно отслеживать общее количество работников, открытые вакансии, размер фонда оплаты труда и т. д.

Многие компании ведут и штатную расстановку — по сути, то же расписание, но добавляются данные: Ф. И. О. сотрудника на каждой должности, размер ставки, категория работника.

График отпусков

Должен быть в каждой компании по ст. 123 ТК РФ. Составляется на каждый календарный год, подписывается за две недели до начала года.

Табель учета рабочего времени

Чтобы без ошибок начислять зарплату, работодатель ведет учет фактически отработанных сотрудниками часов. Можно использовать бланки Т-12 или Т-13. Заполненный табель передается в бухгалтерию один или два раза в месяц.

Обязательные ЛНА в кадровом делопроизводстве

Локальные нормативные акты (ЛНА) разрабатывает работодатель, учитывая специфику организации, коллективные договоры, и, конечно, ТК РФ.

В каждой компании должны быть:

• положение о персональных данных;
• порядок оплаты труда;
• порядок хранения государственной, коммерческой тайны;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• ЛНА по охране труда.

В качестве дополнительных локальных актов эксперты рекомендуют разработать должностные инструкции с перечислением обязанностей сотрудника. С их помощью можно, например, обосновать правомерность увольнения или дисциплинарного взыскания. Должностная инструкция также поможет при аттестации на занимаемую должность.

Как организовать КДП с нуля: основные шаги

Шаг 1. Изучить нормативную базу и назначить ответственных за КДП

Кадровое делопроизводство опирается не только на Трудовой кодекс, но и на другие правовые акты, например, общие требования к ведению документации по ГОСТ или постановление правительства РФ о требованиях к трудовым книжкам.

Ответственным за кадровый учет может быть сам руководитель, секретарь, бухгалтер, специалист отдела кадров. В любом случае, нужно разбираться в трудовом законодательстве, знать основы делопроизводства. Когда кандидатуры выбраны, нужно издать соответствующие приказы, назначающие ответственных за:

• ведение трудовых книжек;
• обработку персональных данных;
• воинский учет;
• решение задач в области гражданской обороны.

Шаг 2. Подготовить и утвердить формы документов

Выше мы уже перечислили обязательные документы и ЛНА для ведения кадрового делопроизводства. Некоторые из них можно вести по установленному государством образцу, другие придется разработать самостоятельно, например, шаблон трудового договора, правила внутреннего распорядка и т. д.

Шаг 3. Утвердить штатное расписание

Наряду с трудовыми договорами, это один из первых документов, которые попросит при проверке Государственная инспекция труда. Дело в том, что нельзя принимать работника на должность, которой нет в штатном расписании. Чаще всего для утверждения этого документа используют форму Т-3.

Шаг 4. Завести журналы учета

Кадровая служба обязана вести журналы:

• учета движения трудовых книжек;
• учета бланков трудовой книжки;
• ознакомления с ЛНА.

Журналы по охране труда тоже должны быть, иногда обязанность их заполнения также отдают кадровику. По желанию работодатель может вести журналы регистрации приказов по личному составу, регистрации справок и внутренних документов.

Шаг 5. Создать условия для хранения

Еще одна из задач работодателя — обеспечить хранение кадровых документов. Так, приказы по личному составу необходимо хранить 50 лет, а штатное расписание и вовсе бессрочно.

Если ведете КДП на бумаге, будьте готовы к тому, что придется выделить специальное место для хранения. Текущие документы можно хранить в шкафу под замком или в сейфе. Если кадровое делопроизводство по делу прекращено, его передают в архив — помещение, где соблюдается определенная температура и влажность, есть система пожаротушения.

КДП в электронном виде

Кадровое делопроизводство неотделимо от большого объема бумажной работы? Так было раньше, но с 2021 года работодатели получили право вести КДП в электронном виде. Исключение — приказы об увольнении, журналы по охране труда и акты о несчастных случаях.

Управление кадровым делопроизводством в цифре не только сокращает расходы на бумагу, архивное хранение и логистику. Становятся прозрачнее HR-процессы, проще контролировать кадровую рутину. Например, в один клик можно узнать, все ли сотрудники ознакомились с ЛНА компании, кто до сих пор не отметился в графике отпусков и т. д.

Что потребуется для организации кадрового делопроизводства в цифре

Информационная система. Нужна, чтобы создать электронный документ, подписать его, отправить сотруднику и т. д. В качестве ИС можно использовать бесплатный портал «Работа России», но его функциональность на сегодняшний день ограничена. Второй вариант — готовая информационная система для кадрового документооборота и HR-процессов.

Электронные подписи. Работникам для подписания большинства внутренних документов достаточно простой электронной подписи или неквалифицированной подписи, которые удобно генерировать непосредственно в информационной системе. Тому, кто отвечает за КДП в компании, потребуется квалифицированная подпись — получить ее можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

Согласие сотрудников на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Необходимо подготовить ЛНА с правилами перехода на КЭДО и собрать письменное согласие. Работник имеет право отказаться от взаимодействия в цифре и продолжать получать и подписывать документы на бумаге. (Есть исключение: сотрудников, которые трудоустроились после 31 декабря 2021 года и на этот момент не имели трудового стажа, можно переводить на КЭДО без их согласия.)

Когда переходить на цифровое КДП?

Пока каждый работодатель решает сам, переходить на электронный кадровый документооборот или нет. Но эксперты уверены, что со временем безбумажное делопроизводство станет обязательным для всех. Пока есть возможность перейти на КЭДО поэтапно: выбрать подходящую систему и для начала перевести в цифру часть процессов, например, планирование и оформление отпусков.