Кеско Риэл Эстейт управляет договорами в DIRECTUM

Компания Avis Expert, генеральный партнер DIRECTUM, завершила проект автоматизации процессов договорной работы на базе ECM-системы в ООО «Кеско Риэл Эстейт». Заказчик отмечает повышение прозрачности согласования договоров и уже строит планы на развитие системы.

ООО «Кеско Риэл Эстейт» осуществляет деятельность, связанную с инвестициями, строительством и управлением недвижимостью корпорации KESKO. Корпорации принадлежат пищевые предприятия, предприятия по производству сельскохозяйственного оборудования, а также торговые сети по продаже автомобилей и товаров для дома.

До внедрения DIRECTUM документооборот компании велся в бумажном виде, для обмена внутри компании использовалась электронная почта, а документы хранились на сетевых дисках. Процессы были непрозрачны, возникали сложности с безопасностью информации.

Для снижения трудозатрат, ускорения обработки документов и перехода на их электронное согласование в компании было решено внедрить ECM-систему DIRECTUM. В рамках проекта было необходимо:

• минимизировать потери документов;
• повысить безопасность корпоративной информации;
• разграничить права доступа к документам;
• оптимизировать и ускорить согласование договоров;
• снизить риски простоев в работе с помощью механизма замещения отсутствующих сотрудников.

В результате внедрения DIRECTUM для сотрудников ООО «Кеско Риэл Эстейт» организован единый доступ к корпоративной информации, а механизм разграничения прав обеспечивает конфиденциальность и сохранность данных. Благодаря структурированному хранению и единой системе классификации, сотрудники тратят меньше времени на поиск нужных документов. Повысилась прозрачность процессов: появилась возможность отслеживать статус документа на всех этапах работы с ним, контролировать сроки согласования.

Благодаря настроенной синхронизации данных из учетной системы 1С в DIRECTUM, в ECM-системе поддерживается актуальность информации о работниках и организационной структуре компании.

На базе решения «DIRECTUM: Управление договорами» автоматизированы процедуры формирования, согласования, регистрации договорных документов, их отправки контрагентам и контроля возврата. Этапы согласования внутри компании зависят от категории, суммы и других параметров договора. За счет встроенных в решение инструментов анализа оперативно отслеживается динамика договорной деятельности компании.

В DIRECTUM работают 75 сотрудников ООО «Кеско Риэл Эстейт». В компании реализован русско- и англоязычный интерфейс системы. Обучение сотрудников работе в DIRECTUM было проведено также на двух языках. Сегодня заказчик рассматривает возможность развития функциональных возможностей системы.