«Казанькомпрессормаш» о внедрении DIRECTUM и перспективах ее развития

ОАО «Казанькомпрессормаш» внедряет систему электронного документооборота DIRECTUM. Завершить проект планируется к концу ноября этого года. Подробнее о выборе системе, возлагаемых на нее задачах и перспективах развития в интервью газете «ТМ» рассказал начальник юридической службы — ответственный руководитель за проект внедрения электронного документооборота Роман Аркадьевич Сычев

Роман Аркадьевич, расскажите, пожалуйста, что послужило отправной точкой для принятия решения о внедрении системы электронного документооборота на нашем предприятии?

Роман Аркадьевич: В современных условиях системы электронного документооборота становятся все более популярны, так как автоматизация и оптимизация бизнес-процессов может дать значительный эффект для управления предприятием, повышения эффективности его деятельности.

На нашем предприятии осуществляется очень большой поток договорных событий (заключение договоров, дополнительных соглашений, протоколов разногласий и т.д.) — в год около трех тысяч, соответственно в день получается около 11 документов. При этом у нас очень жесткие сроки по реализации проектов. А большинство этих договоров — поставки комплектующих.

Когда мы провели статистику по срокам заключения договоров, стало видно, что процесс заключения договора очень долгий — составляет около 56 дней. Из этой цифры можем вычесть половину на почтовые пробеги, но все равно цифра остается неимоверно большой. Я считаю, что решение проблем с бумажной волокитой, позволит во многом решить проблемы с задержкой поставки комплектующих на завод. Ведь чем быстрее будет заключен договор, тем быстрее различные комплектующие будут изготовлены и поставлены на наш завод, и тем быстрее, уже наше предприятие изготовит и отгрузит свою продукцию для заказчика. Сегодня в нашем быстром мире, чтобы быть конкурентоспособными, мы должны давать минимальные сроки исполнения проектов, а для этого нужно экономить время на абсолютно каждом этапе, в том числе и на сроках оформления договоров.

Все это в целом и обусловило стремление оптимизировать систему документооборота и сделать ее эффективной и передовой.

Из каких этапов состоит внедрение системы электронного документооборота?

Роман Аркадьевич: Официальной датой начала внедрения электронного документооборота в ОАО «Казанькомпрессормаш» является 18 июня — это день заключения договора с компанией ООО «МайТэк» (г. Казань), которая специализируется на оптимизации и автоматизации внутренних бизнес-процессов на базе ECM-системы DIRECTUM.

В сентябре мы прошли первый этап — это подготовка устава проекта внедрения электронного документооборота в ОАО «Казанькокомпрессормаш» и начало проекта. Также завершился второй этап — исследования договорных процессов, утверждения схемы процесса управления договорной деятельностью на предприятии. Сейчас идет третий этап внедрения — когда программисты пишут программу под потребности в автоматизации документооборота на нашем предприятии, после чего мы будем внедрять ее в работу всех служб, чтобы получить максимальную обратную связь перед началом, так скажем, промышленной эксплуатации.

Параллельно проводится обучение всем нюансам программы ключевых пользователей — тех коллег, которые в дальнейшем станут центрами компетенций и будут передавать полученные навыки использования другим на своих местах. Обучение проходит в учебном центре компании, которая поставляет нам это решение. Я сам тоже прохожу обучение, и могу сказать, что эта система интуитивно понятна, и при этом содержит большой функционал и потенциал на расширение электронного документооборота в другие «бумажные» процессы завода.

Полностью завершить внедрение СЭД планируем к концу ноября этого года. Будет единая база, единый процесс — ОАО «Казанькомпрессормаш» и АО «НИИтурбокомпрессор им. В.Б. Шнеппа».

Какие документы будут переводиться в СЭД в первую очередь?

Роман Аркадьевич: В первую очередь мы подключим два блока — это договорные процессы и процессы канцелярии: прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции. В дальнейшем, по мере наработки навыка, можно будет перевести и другие процессы — приказы, служебные записки, должностные инструкции и т.д., уменьшив объем бумажных документов на предприятии до 90 процентов.

Какая будет мотивация у работников пользоваться СЭД?

Роман Аркадьевич: Во-первых, это значительная экономия времени на перемещения для согласования документов. Кроме того, система позволит все собрать воедино и представить наглядно всю информацию по процессу: каждый сотрудник сможет увидеть свои договоры и поставленные перед ним задачи в работе, а также ознакомиться c сопровождающей информацией по договорам (вложенные документы).

Руководители служб и подразделений получат возможность контролировать исполнительскую дисциплину и загрузку своих работников, можно будет посмотреть, поставленные перед работниками задачи, поставить им общие задачи, собрать статистику по количеству и времени выполнения задач, вывести инфографику.

Вот эта вот синергия позволит, как я считаю, увеличить еще и качество управления. Соответственно, дать неплохой дополнительный эффект.

Что бы Вы пожелали работникам предприятия?

Роман Аркадьевич: Во-первых, я хочу пожелать нам всем удачи при работе в этой системе. Убежден, эта система значительно сократит сроки заключения договоров, что позволит, в конечном итоге, в более сжатые сроки отгружать нашу продукцию заказчикам, создаст дополнительное конкурентное преимущество заводу.

Я очень рад, что руководство предприятия поддерживает внедрение системы электронного документооборота, делает все, чтобы у нас были самые продвинутые технологии и, в том числе, в менеджменте, в управлении.