Команда Directum RX оптимизирует закупочную деятельность в «Сетра Лубрикантс»

Специалисты Directum продолжают развивать ECM-систему в компании эксклюзивного импортера смазочных материалов Castrol в России. На первом этапе проекта были автоматизированы делопроизводство, договорные процессы и финансовый архив. Сегодня завершается уже второй этап – возможности Directum RX позволили оптимизировать закупочную деятельность организации.

ООО «Сетра Лубрикантc» представляет всемирно известный бренд BP Castrol в России. Основное производство сосредоточено на заводах в Германии, Бельгии, Италии и Австрии. Линейка продукции включает в себя материалы практически для всех видов автомобилей, мотоциклов, сельскохозяйственных машин, общепромышленного оборудования, морской инженерии.

С 2017 года компания работает в Directum RX. Полностью в электронном виде ведется делопроизводство, работа с договорами и первичными учетными документами. Пользователи, в том числе и высшее руководство, быстро освоили возможности системы. Уже по итогам опытной эксплуатации были намечены планы по дальнейшему развитию.

«Сетра Лубрикантс» постоянно улучшает и развивает свои процессы, в том числе за счет автоматизации. Новый этап проекта оптимизации коснулся закупочной деятельности. Необходимо было обеспечить максимальную прозрачность таких процессов, как:

• занесение плановых лимитов по расходам на год (Purchase requisition);
• согласование приобретения товара (услуги) у конкретного поставщика (Purchase order);
• контроль лимитов по заявкам на закупку (Purchase order);
• контроль годовых лимитов по расходам в разрезе поставщиков.

Для решения поставленных задач был разработан индивидуальный модуль «Закупки», который учитывает специфику компании.

Проектная команда разработала новые типы документов:

• плановый бюджет расходов на год по какому-либо проекту или направлению деятельности (purchase requisition).  Из суммы по бюджетам на год и подотчетных денежных средств складывается общий финансовый план компании.

  В карточке документа с бюджетом можно посмотреть доступный остаток и все заявки на закупки, которые к нему относятся.

• заявка на закупку в пределах ранее согласованного бюджета на год (purchase order). По итогам согласования заявки создается договор или счет.

  При согласовании заявки автоматически проверяется общая сумма фактических платежей поставщику за календарный год. Информация об утвержденных лимитах таких платежей хранится в карточке организации. Она содержит информацию как о текущем лимите, так и об истории его изменений по этому контрагенту.

Сегодня сотрудники ООО «Сетра Лубрикантс» имеют возможность планировать закупки и заранее согласовывать сумму приобретений. Обеспечена полная прозрачность процессов, стало проще следить за соответствием бюджету: суммы фактических расходов считаются в Directum RX. Также система автоматически проверяет, есть ли у сотрудника права на согласование соответствующей суммы по документу.