Компания Акелон завершила проект внедрения ECM-системы Directum в ОАО «Элинар»

Автоматизированы процессы работы с входящими и исходящими письмами, организационно-распорядительными, договорными документами, а также автоматизирована проектная деятельность компании.

Группа компаний «Элинар» – международный холдинг, объединяющий более 20 современных предприятий в различных сферах бизнеса. Основными направлениями деятельности группы компаний являются девелопмент, сельскохозяйственная и промышленная деятельность. Всего в группе компаний, входящих в холдинг, насчитывается около 2500 работников. Компании работают на территории Российской Федерации, Индии, Китая, Малайзии, Чехии, Бразилии и Бельгии.

Компания рассматривала как российские, так и зарубежные разработчики платформ и решений. По результатам рассмотрения было принято решение остановиться на СЭД Directum. Система на протяжении нескольких лет является признанным лидером в России по количеству успешных внедрений на крупных предприятиях.

В ходе проекта были внедрены и адаптированы под потребности компании следующие бизнес-решения:

• базовые модули;
• классическое делопроизводство;
• управление договорами;
• проекты Акелон.

Классическое делопроизводство

С помощью модуля Делопроизводство была автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, а также процессы согласования организационно-распорядительных документов и служебных записок.

Все типовые маршруты были незначительно доработаны в части проверок на указание комментариев при отправке на доработку, вычисления исполнителей заданий в зависимости от организации исполнителя, предварительной проверки оформления официального документа, если он отправляется за подписью генерального директора холдинга.

Управление проектами

Компания активно занимается проектной деятельностью, поэтому автоматизация проектного управления являлась одной из приоритетных задач. Для автоматизации проектного управления руководством выбрано техническое решение «Акелон Проекты». Возможности технического решения были доработаны исходя из собранных на этапе исследования требований.

Управление договорами

На этапе исследования аналитикам Акелон был предоставлен регламент по согласованию договорных документов. В рамках регламента выделено два варианта согласования: полный и сокращенный. При отправке договорного документа появляется окно запроса варианта согласования. Полный вариант согласования договорного документа подразумевает обязательное согласование с бухгалтером, финансистом и сотрудником юридического отдела.

Сокращенный маршрут согласования подразумевает отправку договорного документа, который не подлежит обязательной юридической, бухгалтерской и финансовой экспертизы и может быть направлен сразу на подписание.

Одной из особенностей работы с договорными документами в компании является то, что момент регистрации договора зависит от его «потока» и наличия подписи контрагента. Если документ исходящий, то он регистрируется после подписания с нашей стороны, до отправки контрагенту. После получения подписанного документа со стороны контрагента, в систему заносится скан-образ. Если документ входящий, подписан нашей стороной, но не подписан контрагентом, то он регистрируется и сканируется после получения подписанного документа со стороны контрагента. Если же документ входящий и подписан контрагентом, то он регистрируется после подписания с нашей стороны и отправляется контрагенту.

Так как данные по подписанным двумя сторонами договорам должны быть переданы в учетную систему 1С, в системе предусмотрено задание для исполнителя договора на передачу информации в 1С. В карточку задания добавлена кнопка «Создать в 1С», при нажатии на которую открывается карточка договора в 1С.

Результаты и перспективы

За время проекта сотрудниками компании Акелон было обучено 120 пользователей в режиме семинаров и 10 пользователей по полному курсу обучения с практикой. Автоматизировано более 10-и предприятий, входящих в холдинг.

По итогам успешного завершения проекта внедрения системы Directum в большинстве компаний холдинга руководством компании «Элинар» было принято решение о продолжении работы с Акелон и запланировано тиражирование системы в организации, не вошедшие в контур проекта, такие как «Астраханское стекловолокно» и «Элинар-Бройлер».

Кроме того, руководство заинтересовано во внедрении решения «Финансовый архив» с целью организации обмена первичными учетными документами, а также создания хранилища первичных документов, подготовительные работы к которому ведутся в настоящий момент.