Компания «Галактика ИТ» внедрила DIRECTUM в Северо-Восточном федеральном университете

В СВФУ имени М.К. Аммосова завершено внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Автоматизированы процессы делопроизводства и управления совещаниями, а также взаимодействие структурных подразделений. Контроль исполнения принятых решений, резолюций и поручений реализован в виде подсистемы интерактивной отчетности на внутреннем портале СВФУ.

Северо-Восточный федеральный университет имени М.К. Аммосова (СВФУ, г. Якутск) – многоотраслевой вуз, располагающий широкими возможностями для проведения учебной, воспитательной и научно-исследовательской работы, в котором обучается более 20 тысяч студентов.

В ходе развития деятельности такого крупного вуза остро встал вопрос об автоматизации документооборота. После серьезного анализа представленных на рынке СЭД наиболее соответствующей требованиям СВФУ была признана система электронного документооборота и управления взаимодействия DIRECTUM. Проект внедрения стартовал в марте 2012 года.

Работы по проекту были поручены ЗАО «Галактика ИТ» (г. Санкт-Петербург) – сертифицированному партнеру DIRECTUM и экспертному центру по работе с вузами в структуре корпорации «Галактика».

В рамках первого этапа была исследована организационная структура СВФУ, разработаны проектные решения и согласовано детальное техническое задание. Была выполнена поставка 200 лицензий системы, исследована организационная структура СВФУ, разработаны проектные решения и согласовано детальное техническое задание по следующим направлениям:

●    Управление входящей/исходящей корреспонденцией и организационно-распорядительными документами;

●    Контроль исполнительской дисциплины;

●    Управление совещаниями;

●    Управление служебной перепиской;

●    Управление обращениями граждан;

●    Управление договорами;

●    Подготовка статистической отчетности;

●    Обработка обращений к хранилищу отчетов;

●    Управление заявками на материально-техническое обеспечение.

В конце 2012 года в рамках следующего этапа было проведено масштабное обучение сотрудников СВФУ с целью подготовки к работе в системе DIRECTUM. Всего учебные курсы прошли более 100 руководителей и сотрудников вуза.

Весной 2013 года были проведены все необходимые подготовительные работы – установка и настройка системы, синхронизация справочников оргструктуры и работников с финансово-учетной системой вуза, система развернута в 76-ти структурных подразделениях. Уже в июне 2013 г. приказом ректора СВФУ система DIRECTUM введена в опытно-промышленную эксплуатацию, а через месяц – в промышленную.

В итоге внедрения системы электронного документооборота автоматизированы процессы делопроизводства и управления совещаниями, взаимодействие структурных подразделений. Интересной особенностью проекта является то, что контроль исполнения принятых решений, резолюций и поручений реализован в виде подсистемы интерактивной отчетности на внутреннем портале СВФУ.

С нового учебного года  система DIRECTUM успешно эксплуатируется в университете. Планируется дальнейшее развитие и расширение функциональности системы на другие специализированные процессы вуза.