Лисичанский НПЗ перевел документооборот в систему DIRECTUM

Завершился первый из двух масштабных проектов внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM на крупнейшем нефтеперерабатывающем заводе Украины - Лисичанском НПЗ.

Лисичанский НПЗ (ЗАО "ЛИНИК") — основной перерабатывающий актив ТНК-ВР на Украине. На сегодняшний день общая мощность завода позволяет перерабатывать нефтяное сырье в количестве около 8 млн. тонн в год.

В 2007 году Лисичанский НПЗ первым на Украине начал выпуск дизельного топлива с содержанием серы 50 ppm, что соответствует стандарту Евро-4. Также это единственный на Украине производитель полипропилена. Поставка сырья на завод осуществляется по нефтепроводу Самара—Лисичанск и ж/д транспортом, обеспечивая украинский и экспортный рынок качественными нефтепродуктами.

Успех и прочное положение на рынке были достигнуты Лисичанским НПЗ в том числе благодаря грамотному и оперативному управлению предприятием. Руководство завода придает особое значение технологиям управления и взаимодействия, регулярно проводит оптимизацию бизнес-процессов и сертификацию по основным международным стандартам. Одной из самых важных задач в рамках этих работ является автоматизация документооборота и связанных с ним процессов.

Ранее для автоматизации делопроизводства в Лисичанском НПЗ использовались разрозненные программные решения. В связи с этим сотрудники, ответственные за делопроизводство, часто сталкивались с серьезными трудностями, вызванными регистрацией и обработкой большого объема бумажных документов и чрезмерной формализацией общения между сотрудниками подразделений. Вследствие чего на предприятии назрела необходимость внедрения полнофункционального бизнес-ориентированного ИТ-решения для автоматизации управления информацией, делопроизводством и бизнес-процессами завода.

Руководством завода было принято решение о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. На выбор системы повлияли два фактора: во-первых, высшее руководство Лисичанского НПЗ хорошо знакомо с возможностями данной системы и имело возможность непосредственно поработать в ней, а во-вторых, решения DIRECTUM уже давно и успешно функционируют на крупных нефтеперерабатывающих предприятиях холдинга ТНК-BP. Таким образом, система DIRECTUM являлась не только привычным для высшего руководства завода инструментом управления информацией, но и идеальным средством интеграции предприятия в единое деловое ИТ-пространство ТНК-BP.

Внедрение DIRECTUM в Лисичанском НПЗ предварял GAP-анализ, направленный на поиски "узких" мест в организации взаимодействия и делопроизводства. Опираясь на данные анализа, специалисты компании DIRECTUM совместно со специалистами компании ЛАН-Сервис, украинского бизнес-партнера DIRECTUM, разработали проектные решения в части основных процессов делопроизводства и подготовили инструкции пользователей по работе в системе DIRECTUM. Особенностью исследования и подготовки проекта стало то, что все решения и процессы должны были соответствовать законодательству и стандартам Украины.

Проект стартовал в сентябре 2009 года и завершился в январе 2010 года. Его целью было внедрение полноценного электронного документооборота, охватывающего все ключевые бизнес-процессы завода. Внедрение осуществлялось совместными силами специалистов по внедрению компании DIRECTUM и бизнес-консультантов компании ЛАН-Сервис, а также рабочей группой завода, в состав которой вошли бизнес-консультанты и ИТ-специалисты Лисичанского НПЗ. Слаженная работа российских и украинских специалистов позволила в кратчайшие сроки провести все необходимые модификации системы (шаблоны, отчеты и формы на украинском языке), организовать обучение ведущих пользователей прямо на территории завода и подготовить предприятие к внедрению электронного документооборота.

В ходе проекта были автоматизированы следующие процессы:

• работа с входящими (регистрация, вынесение резолюции, исполнение);
• работа с исходящими (согласование, регистрация);
• работа с приказами по основной деятельности и кадровыми приказами (согласование, регистрация, ознакомление, исполнение);
• работа со служебными записками (согласование, исполнение);
• работа с распоряжениями (согласование, регистрация, ознакомление, исполнение);
• работа с командировками (согласование, оформление, регистрация, согласование приказа на командировку);
• работа с финансовыми меморандумами (согласование);
• работа с запросами на корректировку бюджета (согласование);
• работа с запросами на изменение ИТ-услуг (регистрация, согласование).

Автоматизация охватила все подразделения Лисичанского НПЗ, включая аппарат Генерального директора. К моменту перевода в промышленную эксплуатацию в системе было зарегистрировано 500 пользователей, сегодня количество пользователей неуклонно растет – в ближайшее время их число будет увеличено до 600. Руководители подразделений и высшее руководство предприятия получили в свое распоряжение механизм ЭЦП, с помощью которого они могут визировать и утверждать документы в электронном виде.

Все документы переведены в электронный вид и хранятся в единой базе. Хранение и доступ к документам обеспечиваются с помощью служб хранилищ – DIRECTUM Storage Services. Каждую неделю в системе создается в среднем более 500 документов и инициируется более 700 задач. Практически все документы согласовываются и подписываются только в электронном виде, исключение составляют некоторые документы, которые, согласно законодательству Украины, обязаны иметь бумажный вид и "живую" подпись. При этом оборот бумажных документов также управляется системой DIRECTUM и находится под контролем секретарей.

Таким образом, в результате внедрения DIRECTUM в Лисичанском НПЗ значительно ускорился документооборот предприятия, а также сократился поток документов на бумажных носителях и время коллективной работы над документами. Взаимодействие на предприятии перешло на качественно новый уровень, в полном соответствии с законодательством Украины и бизнес-культурой холдинга ТНК-BP.

В марте текущего года планируется старт нового проекта – внедрения шаблона договорной работы блока "Переработка и Торговля", принятого стандартом в ТНК-BP. В ходе проекта договорная работа Лисичанского НПЗ станет частью единой системы управления договорными отношениями всего холдинга. Это в свою очередь позволит Лисичанскому НПЗ стать не только крупнейшим нефтеперерабатывающим предприятием Украины, но и лидером в отрасли по количеству инноваций в бизнесе.