«ЛокоТех» — лауреат премии Global CIO «Проект года 2016» с решением на базе DIRECTUM

Победу в престижном ИТ-конкурсе в номинации «Решение по автоматизации крупной компании» принесло внедрение системы электронного документооборота. Сообщество впечатлили сложность и масштабы проекта: сегодня более 5000 сотрудников компании по всей России работают в системе. Вручение премии состоялось 26 января 2017 года.

Внедрение системы было реализовано в три этапа:

Первая фаза стартовала в марте 2014 года. За 3,5 месяца в управляющей компании и 4 дочерних организациях, расположенных в Москве, был реализован пилотный проект. На внедрении сотрудники «ЛокоТех» работали совместно со специалистами генерального бизнес-партнера DIRECTUM, компании «МайТэк». В результате к системе было подключено 300 пользователей, и создано шаблонное, легко тиражируемое решение по основным процессам:

• работа с поручениями;
• работа с исходящими письмами и рассмотрение входящей документации;
• управление договорными документами, работа со служебными записками, приказами, распоряжениями;
• управление заявками в IT;
• управление доверенностями.

В декабре 2015 года завершилось тиражирование системы на уровень административно-управленческого аппарата. DIRECTUM заменила 1С: Документооборот и DocsVision в двух крупных дочерних компаниях холдинга: АО «Желдорреммаш» и ООО «ТМХ-Сервис». Общее количество пользователей достигло 900 человек, сделаны первые шаги к зарождению безбумажного межкорпоративного документооборота.

С декабря 2015 года по март 2016 года команда проекта провела тиражирование системы до конечного пользователя во всех компаниях холдинга. Количество сотрудников, работающих в DIRECTUM, приблизилось к 5 000.

С марта 2016 года стартовала третья фаза проекта, в рамках которой были автоматизированы:

• запрос неквалифицированной и получение квалифицированной ЭП;
• работа с заявками на получение технической документации;
• согласование должностных инструкций;
• согласование карт ключевых показателей эффективности;
• работа с заявками на коммерческие предложения;
• согласование сметной документации и другие.

В августе 2016 года холдинг полностью переводит в электронный вид весь межкорпоративный обмен документами: служебные записки, протоколы совещаний, рекламации, внутренние договоры, заявления на отпуск и прочие документы.

Подробности внедрения ЕСМ в «ЛокоТех» читайте в конкурсной заявке.

Развитие ЕСМ-системы продолжается. Специалисты автоматизируют управление рекламациями и работу по претензионной деятельности, конкурсные и другие процедуры.